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Programme d'investissement pour fermes laitières : Guide du demandeur

Guide du demandeur - Phase 2

1.0 Programme d'investissement pour fermes laitières, phase 2

1.1 Objectif du Guide du demandeur

Le présent document a pour objectif de vous fournir de l'information sur le Programme d'investissement pour fermes laitières (PIFL), phase 2. Le présent Guide du demandeur (« Guide du demandeur ») vous aidera également à présenter une demande d'aide financière dans le cadre de ce programme. Il est important de suivre le processus énoncé dans le guide afin d'éviter le refus d'une demande.

1.2 Description du Programme

Le Programme d'investissement pour fermes laitières est un programme quinquennal (à compter de 2017-2018) de 250 millions de dollars visant à aider les producteurs canadiens autorisés de lait de vache à améliorer la productivité au moyen de mises à niveau de leur équipement.

Le PIFL est l'un des deux nouveaux programmes annoncés le 10 novembre 2016 pour soutenir la productivité du secteur laitier, alors qu'il s'adapte aux répercussions prévues de l'Accord économique et commercial global (AECG) entre le Canada et l'Union européenne.

L'évaluation des projets dans le cadre de la phase 1 du Programme est terminée. La phase 2 du Programme offre une aide financière qui pourra être versée entre le 1er avril 2020 et le 31 mars 2022. Les activités de projet doivent être achevées d'ici le 31 mars 2022. Les demandeurs recevront un remboursement en 2020-2021 et en 2021-2022 au fur et à mesure que les projets seront achevés et sous réserve des fonds disponibles. Les demandeurs seront informés de l'année à laquelle ils devraient s'attendre à être remboursé pour leurs activités admissibles.

Selon la demande, le programme tâchera d'appuyer les investissements dans toutes les provinces – approximativement en proportion de leur part du quota laitier national.

1.3 Durée du Programme

Le PIFL, phase 2, couvre les projets commencés à partir du 1er août 2017. Le programme prend fin le 31 mars 2022.

1.4 Processus du PIFL, phase 2

Description de cette image suit.
Description de l'image ci-dessus.
  1. Lisez le Guide du demandeur du PIFL, phase 2
  2. Vérifiez votre admissibilité
  3. Cernez vos besoins en amélioration de l'équipement admissibles et leurs coûts
  4. Présentez une demande de projet du PIFL en fonction de l'équipement admissible au cours de la première période de demande (cinq semaines)
  5. Le PIFL classera de façon aléatoire toutes les demandes de projet
  6. Vous serez avisé si votre projet s'inscrit dans le financement disponible pour la phase 2
    1. Si votre projet s'inscrit dans le financement disponible pour la phase 2, nous vous demanderons de présenter une demande détaillée
      • Remplissez et présentez votre demande détaillée dans la deuxième période de demande (quatre semaines, aucune exception)
      • Une fois que les demandes détaillées sont reçus et évalués, les demandeurs recevront des ententes de contribution pour les coûts admissibles
      • Une fois que les projets sont terminés, présentez une demande de remboursement avec les pièces justificatives
      • Pour les projets terminés, nous vous demanderons de déclarer vos gains de productivité
    2. Si votre projet ne s'inscrit pas dans le financement immédiatement disponible, votre projet sera placé sur une liste d'attente
      • Si des fonds deviennent disponibles pour votre projet, nous vous en informerons et vous demanderons de compléter une demande détaillée

2.0 Êtes-vous admissible?

Les demandeurs doivent s'assurer qu'ils répondent à tous les critères d'admissibilité avant de présenter une demande.

Dans le cadre du PIFL, phase 2, les demandeurs admissibles doivent être des personnes morales ayant l'habilité à conclure des ententes ayant une force exécutoire au Canada. Les demandeurs admissibles doivent être des producteurs autorisés canadiens de lait de vache. Les demandeurs doivent détenir un permis de production laitière valide indiquant le quota de production et être inscrits auprès d'un office provincial de commercialisation du lait. Pour vérifier l'admissibilité, nous demanderons aux demandeurs :

Les demandeurs qui n'ont pas été approuvés à la phase 1 doivent présenter à nouveau une demande s'ils souhaitent que leur projet soit étudié dans le cadre de la phase 2. Voir la section 1.4 du présent Guide du demandeur au sujet du processus du Programme d'investissement pour fermes laitières.

Tout permis de production laitière détenu par un producteur de lait de vache qui s'est vu attribuer un financement à la phase 1 ne sera pas admissible à une demande dans le cadre de la phase 2.

Si un demandeur détient plus d'un permis, les permis qui n'ont pas fait l'objet d'un financement dans le cadre de la phase 1 peuvent servir à présenter une demande à la phase 2. Un permis de production laitière unique est normalement lié à un emplacement ou à un établissement foncier légal particulier. Si l'on vous a attribué un nouveau numéro de permis de production laitière pour le même emplacement foncier ou établissement laitier légal et que vous avez reçu du financement dans le cadre de la phase 1 du Programme pour cet emplacement ou cet établissement, votre nouveau numéro de permis de production laitière n'est pas admissible.

Un demandeur ne peut présenter qu'une seule demande par permis de production laitière à la phase 2. Si plusieurs formulaires de demande de projet sont reçus pour un permis unique, seule la première demande reçue sera étudiée.

Les demandeurs suivants ne sont pas admissibles :

3.0 Cernez vos besoins en productivité qui sont admissibles et leurs coûts

3.1 Montant du financement maximal/minimal

Les contributions du Programme à la phase 2 sont plafonnées à 100 000 $ pour tous les projets. Le montant du financement minimal qui sera pris en considération pour un projet s'élève à 1 000 $.

3.2 Partage des coûts

Les coûts admissibles approuvés peuvent être remboursés jusqu'à un maximum de 50 %, jusqu'à concurrence de 100 000 $.

Lorsque les fonds provenant d'autres sources gouvernementales sont regroupés pour payer la part minimale (50 %) des coûts admissibles du demandeur, la limite de cumul doit être respectée. La limite de cumul correspond au montant maximal de l'aide financière gouvernementale canadienne (fédérale, provinciale/territoriale et municipale) qu'un demandeur retenu peut recevoir et qui est applicable au total des coûts admissibles d'un projet.

Le montant maximal de l'aide gouvernementale totale ne peut pas dépasser 85 % des coûts admissibles par projet.

3.3 Activités admissibles

Toutes les activités doivent avoir pour but d'améliorer la productivité de la production de lait de vache au Canada et avoir lieu à l'intérieur de l'étable.

Voici des exemples d'activités admissibles :

Remarque : L'achat d'équipement à utiliser et à installer à l'extérieur de l'étable (par exemple, des tracteurs, des chargeurs automoteurs, des silos, du matériel de bureau) n'est pas une activité admissible. L'achat de nouvel équipement est admissible lorsqu'il est installé à l'intérieur d'une étable existante ou nouvelle. De plus, bien que certains demandeurs puissent vouloir réaménager leurs installations afin d'y installer de l'équipement admissible, les agrandissements et les nouveaux bâtiments ne sont pas admissibles. Nous encourageons fortement les demandeurs à lire les sections 3.4 Coûts admissibles et 3.5 Coûts non admissibles du Guide du demandeur concernant les coûts non admissibles avant de présenter leur demande.

3.4 Coûts admissibles

Les coûts admissibles sont les coûts directement liés au projet et qui satisfont à toutes les conditions et restrictions énoncées dans le présent guide, dans la lettre de décision écrite et dans l'entente de contribution, advenant l'approbation du projet.

Les coûts admissibles peuvent être prévus ou réels. Les coûts prévus correspondent à un montant estimatif pour un élément de projet appuyé par un devis d'une entreprise, mais qui n'est pas encore engagéNote de bas de page 1, ou qui est engagé, mais pas encore payé. Un coût réel est le montant engagé et payé, et est étayé par une facture, un reçu et une preuve de paiement.

Pour remplir le formulaire de demande de projet, le demandeur n'a qu'à cocher la nature du projet et à indiquer le total des coûts admissibles prévus.

Seuls les demandeurs dont les projets sont choisis de façon aléatoire afin d'être considérés pour le financement de la phase 2, seront invités à remplir un formulaire de demande détaillé et à fournir les pièces justificatives des coûts prévus et réels inclus dans le formulaire de demande détaillé pour évaluation (voir la section 7.0 du présent Guide du demandeur pour obtenir de plus amples détails).

Les coûts admissibles doivent être présentés dans les tableaux budgétaires du formulaire de demande détaillé, comme les coûts prévus ou réels, et en utilisant les catégories et les types normalisés de coûts du PIFL. Les types et les catégories de coûts du PIFL sont énumérés ci-dessous; toutefois, les demandeurs doivent consulter l'annexe A et B du présent Guide du demandeur pour plus de directives ou d'exigences détaillées à ce sujet.

Les types et les catégories de coûts du PIFL comprennent les suivants :

Les coûts connexes peuvent être présentés sous forme de total et n'ont pas besoin d'être décrits en détail; ils peuvent figurer sur une soumission ou une facture.

Remarque : La contribution du PIFL au total des coûts connexes ou autres ne peut pas dépasser la contribution du Programme aux coûts totaux de l'équipement admissible (c'est-à-dire le Programme ne contribuera pas plus aux coûts connexes qu'aux coûts d'équipement pertinent).

Dans le formulaire de demande de projet ou le formulaire de demande détaillé, les demandeurs doivent saisir les coûts de l'équipement et les coûts connexes séparément, pour veiller à ce que cette limite soit respectée.

Les coûts ne doivent pas comprendre la partie remboursable de la taxe sur les produits et services (TPS) ou de la taxe de vente harmonisée (TVH), les taxes sur la valeur ajoutée, les remises, les remboursements, les valeurs de reprise ou le coût des garanties prolongées.

3.5 Coûts non admissibles

Les coûts de projets non admissibles sont notamment :

3.6 Rétroactivité

Le programme permet aux demandeurs de présenter une demande pour des projets qui ont déjà commencés, ou qui ont même été terminés, sous certaines conditions.

Les demandeurs peuvent présenter une demande pour des activités admissibles qui ont commencées le 1er août 2017 ou après cette date (« activités rétroactives ») et pour des coûts engagés le 1er août 2017 ou après cette date (« coûts rétroactifs »). Si un dépôt a été versé avant le 1er août 2017 ou si un contrat ou un bon de commande a été signé avant le 1er août 2017, l'équipement en question n'est pas admissible.

Bien que le programme permette que de telles activités et de tels coûts rétroactifs soient présentés, le demandeur assume le risque de ne pas être remboursé si :

Ainsi, si le demandeur engage des coûts avant qu'Agriculture et Agroalimentaire Canada et lui-même aient signé une entente de contribution, il le fait à ses risques sans obligation faite à AAC de le rembourser. Nous donnons plus de précisions sur les ententes de contribution à la section 8.2.

De plus, en aucun cas les coûts engagés avant le 1er août 2017 ou après la date de fin du Programme, soit le 31 mars 2022, ne seront admissibles à un remboursement ou considérés comme faisant partie de la contribution du demandeur au projet.

3.7 Types de projet

À la phase 2 du Programme, il y aura un volet commun pour tous les projets (c'est-à-dire il n'y aura pas de distinction entre les petits et les grands projets comme à la phase 1).

Un projet doit permettre d'améliorer l'efficacité et la productivité de la production de lait. Il peut s'agir d'un système unique et intégré (par exemple, des systèmes de traite automatisés, des systèmes d'alimentation, des systèmes de ventilation ou d'éclairage plus efficaces) ou de tout autre investissement dans de l'équipement admissible (par exemple, il peut s'agir d'une variété de pièces d'équipement ou d'éléments de projet non liés). Les coûts admissibles d'un projet d'investissement peuvent être remboursés jusqu'à 50 %, pour un montant maximal de 100 000 $. Tout l'équipement doit être installé ou utilisé dans l'étable laitière.

Exemples : projets d'investissement
Exemple A – Système de traite robotis

Un demandeur souhaite investir dans deux systèmes de traite robotisés dont le prix unitaire est de 190 000 $ et le coût total d'expédition, d'installation, de modernisation de l'étable et de formation s'élève à 230 000 $, pour un investissement total de 610 000 $.

Quantité Coût unitaire Total
Prix d'achat – Système de traite robotisé 2 190 000 $ 380 000 $
Dépenses connexes - 230 000 $ 230 000 $
Investissement total 610 000 $

Bien que 50 % des coûts admissibles dans cet exemple s'élèvent à 305 000 $ (50 % de 610 000 $), le montant du financement maximal pour la demande liée au PIFL correspondrait à la limite de 100 000 $ applicable à tous les projets.

Exemple B – Gestion des troupeaux

Un demandeur souhaite investir dans 200 unités d'équipement de gestion des troupeaux dont le prix unitaire est de 300 $ et le coût total d'expédition, d'installation et de formation s'élève à 1 000 $, pour un investissement total de 61 000 $.

Puisque le projet contribuera à l'amélioration de la productivité, les coûts du projet sont admissibles à un remboursement pouvant aller jusqu'à 50 %.

Quantité Coût unitaire Total
Prix d'achat – Équipement de gestion des troupeaux 200 300 $ 60 000 $
Dépenses connexes - 1 000 $ 1 000 $
Investissement total 61 000 $

Dans cet exemple, le montant du financement maximal pour la demande liée au PIFL serait de 30 500 $ (50 % de 61 000 $).

Exemple C – Composantes multiples

Un demandeur souhaite investir dans diverses pièces d'équipement pour la gestion des troupeaux, l'exploitation de l'étable et l'alimentation (les prix unitaires varient entre 1 500 $ et 35 000 $) dont le prix d'achat total est de 250 000 $ et le coût total d'expédition, d'installation et de formation s'élève à 10 000 $, pour un investissement total de 260 000 $.

Total
Prix d'achat – Total pour tout l'équipement 250 000 $
Dépenses connexes 10 000 $
Investissement total 260 000 $

Bien que 50 % des coûts admissibles dans cet exemple s'élèvent à 130 000 $ (50 % de 260 000 $), ce montant dépasserait le remboursement maximal de 100 000 $. Par conséquent, dans cet exemple, le financement maximal pour la demande liée au PIFL correspondrait à 100 000 $.

Exemple D – Composantes multiples avec un système

Un demandeur cherche à investir dans :

  • un système d'alimentation robotisé dont le prix unitaire est de 140 000 $ et le coût total d'expédition, d'installation, et de formation s'élève à 10 000 $, pour un investissement total de 150 000 $;
  • diverses mises à niveau de l'équipement de traite (les prix unitaires varient entre 2 000 $ et 15 000 $) dont le prix d'achat total est de 120 000 $ et le coût total d'expédition, d'installation et de formation s'élève à 30 000 $, pour un investissement total de 150 000 $.
Total
Prix d'achat – Système d'alimentation robotisé 140 000 $
Prix d'achat – Total pour tout l'équipement 120 000 $
Dépenses connexes 40 000 $
Investissement total 300 000 $

Pour cette demande, il n'y a pas de distinction entre un système et un équipement non lié dans la phase 2 du PIFL. La demande de financement maximale du PIFL serait de 100 000 $, car le plafond de financement par projet a été dépassé (50 % de 300 000 $ = 150 000 $).

Exemple E – Projet comportant d'importants coûts connexes

Un demandeur cherche à investir dans un système de ventilation qui nécessite des modifications majeures à une étable existante pour son installation.

Total
Prix d'achat – Système de ventilation 40 000 $
Dépenses connexes (installation) 100 000 $
Investissement total 140 000 $

Pour cette demande, la demande de financement maximale du PIFL serait de 40 000 $, car les coûts connexes ne peuvent pas dépasser le coût de l'équipement. Les coûts connexes admissibles s'élèvent à 40 000 $; ainsi le total des coûts admissibles est de 80 000 $ × 50 % = limite de contribution de 40 000 $.

4.0 Présentation d'un formulaire de demande de projet

4.1 Qu'entend-on par un formulaire de demande de projet?

Le formulaire de demande de projet fournit des détails de base sur un projet, tels que les renseignements sur le demandeur, le type d'équipement et le coût prévu. Assurez-vous que l'équipement visé par le formulaire de demande de projet figure à l'annexe A du présent guide. Dans le cas contraire, il risque d'être non admissible.

La présentation d'un formulaire de demande de projet ne crée aucune obligation de la part d'Agriculture et Agroalimentaire Canada de financer le projet proposé. Le financement n'est offert que dans le cadre d'une entente de contribution (voir la section 8.2 du présent Guide du demandeur) lorsque le demandeur a été invité à présenter un formulaire de demande détaillé et que l'évaluation de l'admissibilité du projet a été réalisée.

Au cours de la phase 2, les demandeurs doivent obtenir un numéro de projet en présentant un formulaire de demande de projet (voir la section 10 du présent Guide du demandeur pour obtenir de plus amples renseignements sur la présentation d'un formulaire de demande de projet). Aucun document à l'appui n'est requis avec un formulaire de demande de projet.

Les formulaires de demande de projet seront acceptés pour une période établie (voir ci-dessous).

Période de présentation de formulaires de demande de projet de la phase 2

Seules les formulaires de demande de projet présentés entre le 2019-01-07 et le 2019-02-08, 23:59:59, heure de l'Est, seront acceptés. Les demandes présentées avant ou après ces dates ne seront pas acceptées.

Pour la période de présentation de formulaire de demande de projet de la phase 2, les formulaires de demande de projet ne seront acceptés que pour les projets qui se dérouleront pendant les périodes indiquées ci-dessous :

Projet d'investissement
Date de début Les activités doivent commencer entre le 1er août 2017 et le 31 mars 2022.
Date d'achèvement Les activités de projet doivent être achevées d'ici le 31 mars 2022.

Une fois qu'un demandeur a présenté un formulaire de demande de projet et qu'il a été saisi dans la base de données du Programme, il reçoit un accusé de réception d'Agriculture et Agroalimentaire Canada. Si le demandeur fournit une adresse courriel, l'accusé de réception sera envoyé par courriel, et la norme de service cible est de trois jours ouvrables. Autrement, il sera envoyé par la poste ordinaire. Les demandeurs ne devraient pas considérer que leur projet est soumis dans le cadre du Programme avant de recevoir l'accusé de réception.

Conseils pratiques

Aux termes du PIFL, le matériel supplémentaire à l'appui présenté se limite aux documents qui concernent directement et qui appuient la proposition de projet.

Conseils pratiques

Il est important que les estimations des coûts sur le formulaire de demande de projet soient précises, car Agriculture et Agroalimentaire Canada pourrait ne pas être en mesure de tenir compte des augmentations des budgets de projet après la présentation des formulaires de demande de projet.

5.0 Un numéro de projet du PIFL vous sera attribué

Un numéro de projet du PIFL sera attribué à tous les projets reçus pendant la période de présentation de formulaires de demande de projet de la Phase 2.

6.0 Les projets seront classés aléatoirement aux fins de financement

Une fois la période de présentation terminée, tous les formulaires de demande de projet reçus seront classés par Agriculture et Agroalimentaire Canada au moyen d'un processus aléatoire informatisé pour le financement éventuel en fonction du financement disponible du PIFL. Le processus de sélection aléatoire utilisera un algorithme reconnu pour effectuer le classement aléatoire et sera supervisé par une tierce partie indépendante. En ce qui concerne la répartition des fonds du Programme, nous avons pour but de tenir compte des parts provinciales du quota national de production laitière pendant la durée du Programme quinquennal.

7.0 Remplissez et présentez votre formulaire de demande détaillé au cours de la deuxième période de présentation de demandes

Conseils pratiques

Cette section ne s'applique qu'aux demandeurs invités à présenter un formulaire de demande détaillé à la suite du processus de sélection aléatoire.

7.1 Projets se situant dans les limites du financement disponible pour la phase 2

Si votre projet se situe dans les limites du financement disponible pour la phase 2, on vous demandera de présenter un formulaire de demande détaillé à l'intérieur d'une période de quatre semaines (aucune exception ou extension ne sera accordée). Si les formulaires de demande détaillés ne sont pas reçus pendant cette période, les projets seront considérés comme retirés. Un formulaire de demande détaillé accompagné de pièces justificatives supplémentaires (énumérées aux sections 7.4 et 7.5 du présent Guide du demandeur) est requise au titre du Programme pour évaluer entièrement le projet.

La présentation d'un formulaire de demande détaillé ne crée aucune obligation de la part d'Agriculture et Agroalimentaire Canada de financer le projet proposé. Le financement n'est offert que dans le cadre d'une entente de contribution (voir la section 8.2 du présent Guide du demandeur) lorsque l'évaluation de l'admissibilité du projet a été réalisée.

Les demandeurs sont fortement encouragés à transmettre leur dossier de formulaire de demande détaillé par voie électronique, y compris les pièces justificatives. Une liste de contrôle sera fournie aux demandeurs qui soumettent des formulaires de demande détaillés afin de les aider à compléter le formulaire.

7.2 Projets dépassant le financement disponible pour la phase 2

Si votre projet dépasse le financement disponible à la suite du processus de sélection aléatoire, votre projet sera placé sur une liste d'attente. Si des fonds se libèrent pour votre projet, vous en serez avisé et on vous demandera de remplir un formulaire de demande détaillé. Tous les fonds qui se libèrent à la suite de l'évaluation des formulaires de demande détaillés seront réaffectés à d'autres projets en fonction de leur rang établi dans le classement aléatoire pour tous les formulaires de demande de projet. Cette procédure éliminera le fardeau imposé sur les demandeurs. En effet, ils ne seront pas tenus de produire un formulaire de demande détaillé s'il n'y a pas suffisamment de fonds pour leur projet.

7.3 Formulaire de demande détaillé

Le formulaire de demande détaillé renferme les sections suivantes :

Les demandeurs sont fortement encouragés à examiner l'annexe A : Types d'équipement admissibles et l'annexe B Types et catégories de coûts connexes du PIFL avant de produire le budget. Pour que les coûts de projet énoncés dans ce budget soient considérés comme des coûts admissibles, ils doivent s'inscrire dans les catégories normalisées de coûts du PIFL et respecter toutes les conditions et restrictions énoncées dans le présent Guide du demandeur, que les parties approuvent ou non le budget du projet. Il est entendu que ces coûts admissibles doivent être raisonnables, témoigner de la juste valeur du marché et être directement liés au projet.

Conseils pratiques

Une fois soumis, des changements au projet ne peuvent pas être apportés au formulaire de demande de projet et/ou le formulaire de demande détaillé. Le type d'équipement doit demeurer le même (c'est-à-dire la marque peut changer, mais pas la nature de l'équipement) et les coûts estimatifs totaux doivent demeurer les mêmes.

7.4 Pièces justificatives pour les coûts admissibles dans le cadre du formulaire de demande détaillé

Un formulaire de demande détaillé ne doit être présenté qu'à la demande d'Agriculture et Agroalimentaire Canada, une fois qu'un projet a été sélectionné de façon aléatoire dans le bassin de demandes et que le demandeur a été avisé. Les demandeurs doivent fournir des pièces justificatives (par exemple, soumissions, reçus, ou preuves de paiement) pour justifier tous les coûts prévus ou réels compris dans le formulaire de demande détaillé.Note de bas de page 2 Pour les coûts réels, les demandeurs doivent aussi fournir une preuve de paiement.Note de bas de page 3 Des directives supplémentaires sur les pièces justificatives pour les catégories et les types normalisés de coûts du PIFL dans le cadre du Programme se trouvent à l'annexe A et B.

Tous les documents doivent être lisibles. Les documents peuvent être transmis en format papier ou électronique. Les photos ou les images numérisées et lisibles de documents papier qui sont présentées en format électronique sont acceptables. Il incombe au demandeur de s'assurer que les documents sont adéquatement numérisés, qu'ils sont lisibles et complets. Les documents illisibles et/ou incomplets peuvent entraîner le rejet d'un formulaire de demande détaillé.

Les demandeurs doivent conserver les originaux, en cas de vérification. Pour plus de détails, voir la section 8.2 Entente de contribution du présent Guide du demandeur.

Pour chaque coût prévuNote de bas de page 4 (coût pas encore engagé ou engagé, mais pas encore payé) énuméré dans les tableaux budgétaires du formulaire de demande détaillé, le demandeur doit fournir :

Pour chaque coût réelNote de bas de page 5 (coût engagé et payé) énuméré dans le budget, le demandeur doit fournir :

  1. Des copies des reçus ou des factures. Remarque :
    • Les dates figurant sur le reçu ou la facture doivent prouver que le coût a été engagé entre les dates admissibles de début et de fin de projet (voir la section 4.1 pour les dates admissibles actuelles de projet).
    • Le reçu ou la facture doit préciser le montant total de l'achat.
    • Le reçu ou la facture doit inclure une description exacte des biens ou services rendus.
    • Le reçu ou la facture pour les coûts d'équipement doit préciser le prix d'achat unitaire.
    • Une note doit être rédigée sur le reçu ou la facture si un financement est demandé uniquement pour une partie du montant indiqué.
    • Le nom de l'émetteur de la facture ou du fournisseur doit être indiqué.
    • Les factures doivent inclure un numéro de facture et être adressées au nom du demandeur.
  2. Des copies de preuve de paiement, comme :
    • Combinaison du relevé bancaire et d'une copie du recto du chèque.
    • Chèque annulé (copie du recto et du verso du chèque).
    • Relevé de carte de crédit indiquant que le fournisseur (selon la facture) a été payé.
    • Avis de transfert du dépôt électronique présentant en détail le facturier/fournisseur et le montant payé.

Sur toutes les copies, les demandeurs doivent biffer (noircir) les renseignements sur le compte et les détails des transactions non connexes (par exemple, sur les reçus et les relevés bancaires ou de carte de crédit).

Les demandeurs prévoyant payer comptant ou effectuer des opérations au comptant pour payer les coûts admissibles doivent s'assurer qu'ils ont suffisamment de documents et de preuves de paiement (comme les reçus imprimés ou les accusés de réception de paiement signés par l'émetteur de la facture ou le fournisseur).

Les demandeurs doivent s'assurer que leurs listes d'équipement sont recoupées avec leurs pièces justificatives (soumissions ou reçus) afin de permettre une évaluation plus rapide de leurs projets. La vérification de concordance en énumérant le numéro du devis ou du reçu est indiquée dans le formulaire de demande détaillé et la demande de remboursement.

7.5 Des exigences supplémentaires pour les projets sélectionnés afin de présenter un formulaire de demande détaillé

Les demandeurs doivent soumettre l'information suivante à l'appui du formulaire de demande détaillé remplie :

S'il y a lieu, les demandeurs doivent fournir :

Province Nom du document Où on peut le trouver
C.-B. Numéro IRMA Relevés laitiers, permis de production laitière du BCMMB
Alb. Numéro de la CCL Relevé de paiement du lait, permis laminé qui devrait être suspendu dans la laiterie
Sask. Numéro du producteur Permis papier laminé, en ligne sur le portail des producteurs. N'oubliez pas d'utiliser votre numéro d'identificateur de l'étable
Man. Numéro d'enregistrement du producteur ou numéro de producteur Sur le site Web de Dairy Farmers of Manitoba, sur votre relevé mensuel, carte laminée à afficher dans la laiterie
Ont. Numéro de permis Relevé laitier, site Web de Dairy Farmers of Ontario (DFO), certificat de permis, facture d'échange de quota, correspondance avec DFO
Qc Numéro du producteur Certificat de quota, sur la paye du lait, sur le site extranet des producteurs, etc.
N.-B. Numéro du producteur Sur votre relevé ou tout autre document, document du permis de production laitière
N.-É. Numéro d'identification du producteur Certificat de permis, rapports du producteur, relevé de paye du producteur
Î.-P.-É. Numéro d'enregistrement du producteur Relevés de paiements et de quota, production mensuelle
T.-N. Numéro de permis Permis de production laitière annuel

Il est recommandé de présenter des plans de projet, des images et des diagrammes de ce qui doit être fait dans le cadre du projet et de les joindre au dossier de formulaire de demande détaillé.

7.6 Calcul des coûts de production

Si un calcul du coût de production est requis, les demandeurs seront informés dans leur accord de contribution. Si un calcul du coût de production est nécessaire, les demandeurs peuvent tenir compte des éléments du calcul du coût de production national par la Commission canadienne du lait dans le calcul de leur coût de trésorerie et de leur coût de main-d'œuvre de production.

Pour plus de renseignements, consultez l'étude du coût de production de la Commission canadienne du lait.

8.0 Évaluation et approbation

8.1 Critères d'évaluation

Le formulaire de demande détaillé sera évalué en fonction des critères suivants :

La viabilité technique et financière du projet peut aussi être évaluée, ainsi que les considérations environnementales comme les effets et les risques environnementaux liés au projet, et d'autres risques.

L'évaluation des formulaires de demande détaillés peut aussi prendre en considération la répartition régionale des fonds et considérer si le demandeur a déjà reçu des fonds dans le cadre du Programme.

Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés à divers moments au cours du processus d'évaluation.

Conseils pratiques

8.2 Entente de contribution

Les demandeurs retenus recevront un descriptif décisionnel contenant une lettre de décision écrite qui précisera le niveau de financement attribué et les autres conditions susceptibles de s'appliquer, ainsi que les clauses de l'entente de contribution. Pour les projets qui comprennent des activités prévues, mais non achevées, le descriptif décisionnel comprendra aussi des instructions et un formulaire pour obtenir un remboursement.

À titre de condition de remboursement, les demandeurs sont tenus de conclure une entente de contribution qui indique le montant du financement qu'Agriculture et Agroalimentaire Canada a offre envers les coûts admissibles du bénéficiaire en plus de préciser les responsabilités et obligations du demandeur.

Remarque : Les ententes de contribution avec Agriculture et Agroalimentaire Canada comprennent des dispositions sur la gestion et la conservation de l'information, de même que l'accès à l'information, qui exigent des demandeurs qu'ils conservent leurs dossiers pendant six ans à compter de la date d'échéance ou de résiliation précoce de l'entente de financement avec Agriculture et Agroalimentaire Canada, selon la date la plus tardive.

9.0 Demandes de remboursement

Un document fournissant des instructions étape par étape sur la façon de remplir une demande de remboursement sera fourni une fois qu'une entente de contribution contresignée pour des projets avec des coûts futurs ou partiellement rétroactifs a été retournée à Agriculture et Agroalimentaire Canada. Les formulaires de demande détaillés pour les projets entièrement rétroactifs sont considérés comme des demandes de remboursement.

À moins que le ministre ne le demande (comme précisé dans l'entente de contribution), Agriculture et Agroalimentaire Canada ne fera qu'un paiement par projet, une fois toutes les activités de projet achevées et les coûts admissibles engagés et payés par le bénéficiaire.

Lorsqu'une demande de remboursement est nécessaire pour les activités prévues (par opposition aux activités rétroactives), elle doit être certifiée par un représentant autorisé du bénéficiaire.

Lors de la présentation d'une telle demande, les bénéficiaires doivent joindre ce qui suit pour les coûts admissibles, s'il y a lieu :

Les bénéficiaires doivent remplir un formulaire de dépôt direct avec leur demande de remboursement pour permettre le transfert électronique des fonds. Pour ce faire, il faut remplir le formulaire « Marche à suivre pour remplir le formulaire – Inscription du bénéficiaire et demande de dépôt direct », qui sera fourni dans la trousse d'entente de contribution envoyée aux demandeurs dont les projets sont approuvés. Une fois qu'une demande de remboursement a été approuvée, le bénéficiaire sera avisé d'un paiement d'essai et devra en accuser réception. Lorsque l'accusé de réception sera reçu, le solde sera versé dans un délai de 30 jours ouvrables.

10.0 Comment présenter un formulaire de demande de projet, un formulaire de demande détaillé ou une demande de remboursement

Pour la Phase 2, le système en ligne du PIFL sera la principale méthode afin de soumettre les formulaires de demande de projet, les formulaires de demande détaillés et les demandes de remboursement au PIFL.

Les formulaires de demande de projet et les formulaires de demande détaillés ne doivent pas être transmis par plusieurs canaux (par exemple, par la poste et par courriel). Si des formulaires de demande de projet ou des formulaires de demande détaillés sont reçues par de multiples canaux, les soumissions effectuées au moyen du système en ligne du PIFL seront considérées comme des soumissions réelles et les autres seront rejetées.

Conseils pratiques

Il peut falloir jusqu'à trois jours ouvrables pour recevoir un accusé de réception de la part du PIFL indiquant que votre demande a été reçue et saisie dans la base de données du Programme. N'envoyez pas la même demande plus d'une fois. Aucune priorité n'est accordée aux formulaires de demande de projet ou aux formulaires de demande détaillés transmises au début de la période de présentation. Si vous ne recevez pas d'accusé de réception à votre soumission en ligne ou envoyée par courriel, que vous avez fourni une adresse de courriel et que trois jours ouvrables ou plus se sont écoulés (les réponses à toutes les soumissions sans adresse électronique seront envoyées par la poste), veuillez composer le 1-877-246-4682 afin que l'équipe de soutien à la clientèle du PIFL puisse enquêter sur la question et vous répondre.

Système en ligne du PIFL (SLPIFL)

Dans le cadre de la phase 2, nous utiliserons un système en ligne comme principale méthode pour présenter les formulaires de demande de projet, les formulaires de demande détaillés et les demandes de remboursement. Le système en ligne simplifiera ces processus pour les demandeurs, ce qui accélérera l'acheminement de l'information vers le personnel du Programme. Les demandeurs n'ont pas à transmettre les pages de signature séparément. Ainsi, le traitement des demandes sera accéléré. Le formulaire de demande détaillé ne sera pas accessible à tous les demandeurs. Seuls ceux qui ont présenté un formulaire de demande de projet au moyen du SLPIFL et qui ont été sélectionnés de façon aléatoire pour remplir les formulaires de demande détaillés se verront accorder l'accès à la section des formulaires de demande détaillés dans le système en ligne du PIFL.

Dans le cadre du processus de présentation de demande, vous serez d'abord prié d'ouvrir une session à l'aide du même authentifiant que vous utilisez pour les opérations bancaires en ligne. Cela est rendu possible par le système sécurisé et confidentiel du système d'accès en ligne SecureKey Service de Concierge. Ni votre banque ni Agriculture et Agroalimentaire Canada n'obtiendront l'information d'identification que les demandeurs utilisent dans ce cas pour ouvrir une session dans le SLPIFL. Pour utiliser le système SecureKey Service de Concierge, suivez les étapes sur la page d'ouverture de session du SLPIFL.

Il est également possible de vous inscrire à CléGC. Une CléGC est un outil d'accès confidentiel aux services gouvernementaux qui est unique au demandeur. Elle vous permet d'accéder en toute sécurité aux services en ligne du gouvernement du Canada. Elle comprend un nom d'utilisateur et un mot de passe que les demandeurs choisissent. Vous devez créer des questions de sécurité. Ainsi, vous pouvez garder vos données en sécurité et récupérer votre compte. Si vous détenez déjà une CléGC à la suite d'une participation antérieure à d'autres services gouvernementaux, vous pouvez utiliser la même CléGC. L'utilisation d'une CléGC vous permet également d'éviter d'imprimer, de signer, de numériser et de transmettre séparément la page de signature du formulaire de demande de projet et le formulaire de demande détaillé du PIFL.

Courriel

Les formulaires de demande de projet en format PDF et, si un demandeur est invité à en remplir une, les formulaires de demande détaillés peuvent être envoyées par courriel à aafc.dfip-pifl-phase2.aac@canada.ca. Le formulaire de demande détaillé ne sera pas mis à la disposition de tous les demandeurs. Les personnes qui ont présenté un formulaire de demande de projet par courriel et qui ont été choisies de façon aléatoire pour remplir un formulaire de demande détaillé recevront une demande en format PDF par courriel.

Conseils pratiques

Si vous avez établi un contact avec un agent du Programme pendant la Phase 1, n'envoyez aucun formulaire de demande de projet ni formulaire de demande détaillé directement à leur attention. De telles soumissions seront rejetées.

La taille maximale des pièces jointes à un courriel s'adressant à Agriculture et Agroalimentaire Canada est de 15 Mo. Si la soumission électronique du demandeur dépasse la taille maximale, le demandeur peut envoyer sa soumission dans une série de courriels. En ce qui concerne les formulaires de demande de projet et les formulaires de demande détaillés accompagnées de pièces jointes de plus de 15 Mo, chaque courriel dans une série de courriels doit indiquer clairement le nombre total de courriels envoyés (par exemple, 1 de 3, 2 de 3, 3 de 3). Les formulaires de demande de projet et les formulaires de demande détaillés comportant des liens vers des pièces jointes dans un service d'infonuagique de base de données ne seront pas acceptées. Les pièces jointes ne doivent pas être protégées par un mot de passe.

Si des formulaires de demande de projet ou des formulaires de demande détaillés sont transmis au PIFL par courriel sous forme de pièces jointes, elles doivent être remplies et sauvegardées en format PDF (la façon dont le formulaire est mis à votre disposition, et non sous forme de document Word ou de numérisation en format Adobe). Le fichier PDF sauvegardé doit ensuite être joint au courriel que vous transmettez. Si vous envoyez un formulaire de demande de projet ou un formulaire de demande détaillé sauvegardée en format PDF, vous devez également joindre au courriel une copie numérisée de la page de signature du formulaire.

Il incombe entièrement au demandeur de transmettre complètement et correctement un formulaire de demande de projet ou un formulaire de demande détaillé. Les formulaires de demande de projet ou les formulaires de demande détaillés incomplètes peuvent entraîner des retards importants dans leur traitement et être jugées non admissibles à l'entière discrétion d'Agriculture et Agroalimentaire Canada. Agriculture et Agroalimentaire Canada n'est pas responsable de la sécurité des formulaires de demande de projet et des formulaires de demande détaillés durant la transmission.

Conseils pratiques

N'utilisez pas votre téléphone intelligent pour présenter votre demande. Cette façon de procéder peut entraîner des problèmes comme l'incompatibilité du format de fichier, une mauvaise connexion au réseau et des erreurs de frappe à l'écran qui font en sorte que la demande est envoyée à la mauvaise adresse.

Ne prenez pas de photos de chaque page de la demande pour ensuite les envoyer. Ceci pourrait causer des problèmes si la qualité de l'image est faible, si des pages entières ou des parties de pages sont oubliées ou si l'image est trop sombre ou trop floue pour être lisible.

Télécopie ou courrier

Les demandeurs qui n'ont pas accès à Internet peuvent présenter leur demande par télécopieur ou par la poste. Reportez-vous aux coordonnées indiquées à la section 13 du présent Guide du demandeur afin d'obtenir un formulaire de demande de projet ou un formulaire de demande détaillé, ainsi que les instructions nécessaires. Les demandeurs qui ont présenté un formulaire de demande de projet par télécopieur ou par la poste et qui ont été choisies de façon aléatoire pour remplir un formulaire de demande détaillé recevront un formulaire de demande détaillé en format papier par télécopieur ou par courrier. Si vous envoyez votre demande par la poste, toutes les pièces justificatives doivent être présentées en format papier. Les soumissions électroniques par la poste seront rejetées (c'est-à-dire l'envoi par la poste d'un CD, d'un DVD, d'une clé USB ou d'autres dispositifs de stockage électronique ne sera pas accepté).

11.0 Exigences en matière de présentation de rapports

Nous communiquerons avec les bénéficiaires une fois par année pour suivre les progrès par rapport aux mesures de rendement du projet et ceux-ci devront remplir un questionnaire qui sera envoyé à Agriculture et Agroalimentaire Canada.

D'autres rapports peuvent être exigés à la discrétion d'Agriculture et Agroalimentaire Canada. Si tel est le cas, ils seront précisés dans l'entente de contribution.

12.0 Notes

12.1 Gestion du risque

Agriculture et Agroalimentaire Canada réalise une évaluation des risques pour le Programme. Le résultat peut permettre de déterminer des stratégies de surveillance pour les projets menés dans le cadre du Programme. Toute stratégie de surveillance ou exigence découlant d'une évaluation des risques sera décrite dans la lettre de l'entente de contribution envoyée aux bénéficiaires.

12.2 Propriété intellectuelle

L'entente de contribution contiendra une clause en matière de propriété intellectuelle, qui confirmera que le droit à la propriété intellectuelle du matériel créé par ou pour le bénéficiaire en utilisant les fonds de contributions (y compris les rapports, les mises à jour et les manuels de formation, en format écrit et électronique), sera dévolu au bénéficiaire ou à une tierce partie, selon les négociations que pourra mener le bénéficiaire. Agriculture et Agroalimentaire Canada peut, à sa discrétion, insérer une disposition dans l'entente de contribution exigeant que le bénéficiaire ou une tierce partie accorde (y compris les bénéficiaires ultimes, s'il y a lieu) une licence non exclusive, mondiale, permanente, libre de redevances à la Couronne concernant ce matériel, en tout ou en partie, quel que soit le format ou le support, aux fins d'administration interne des programmes du gouvernement.

12.3 Conservation et cession de biens

Avant de recevoir des fonds dans le cadre du Programme, le demandeur doit convenir (dans l'entente de contribution) que, pendant toute la durée du Programme et sauf en cas d'autorisation préalable par Agriculture et Agroalimentaire Canada, il n'effectuera pas de retour au fournisseur, ni ne prêtera, donnera, revendra, échangera tout équipement remboursé en tout ou en partie par le programme en ce qui concerne un projet approuvé.

12.4 Langues officielles

12.4.1 Langue de service

Les demandeurs sont invités à communiquer avec Agriculture et Agroalimentaire Canada dans la langue officielle de leur choix. Agriculture et Agroalimentaire Canada examine et évalue les formulaires de demande de projet ou de formulaire de demande détaillé ainsi que les produits livrables du projet dans les deux langues officielles.

12.4.2 Obligations linguistiques des bénéficiaires

Agriculture et Agroalimentaire Canada s'engage à renforcer le dynamisme des communautés de langue officielle en situation minoritaire (les francophones hors Québec et les anglophones au Québec), à les soutenir et à les aider dans leur évolution, et à promouvoir la pleine reconnaissance et l'utilisation de l'anglais et du français au sein de la société canadienne. Lorsqu'il est déterminé qu'un projet financé dans le cadre du PIFL (1) comprend des activités liées à l'élaboration de documents de formation nécessaires pour faire fonctionner de l'équipement ou un logiciel et (2) est susceptible de promouvoir l'utilisation des deux langues officielles, Agriculture et Agroalimentaire Canada s'assurera que les coûts de traduction sont considérés comme des coûts admissibles à un remboursement.

12.5 Conflit d'intérêts

Les demandeurs doivent reconnaître que les personnes visées par les dispositions de la Loi sur les conflits d'intérêts (LC 2006, c. 9, art. 2 modifié), le Code régissant les conflits d'intérêts des députés, le Code régissant les conflits d'intérêts des sénateurs, le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat, le Code de valeurs et d'éthique d'Agriculture et Agroalimentaire Canada et le Code de valeurs et d'éthique du secteur public au sein des gouvernements provinciaux ou territoriaux ou des organisations spécifiques, ne peuvent tirer aucun avantage direct résultant de la présente entente, à moins que la disposition ou la réception de cet avantage soit conforme à ces lois et codes.

12.6 Loi M-30 (pour les organismes du Québec seulement)

La Loi sur le ministère du Conseil exécutif (M-30) peut s'appliquer à un demandeur dans la province de Québec. Les demandeurs peuvent être tenus de remplir un formulaire de renseignements complémentaires et, s'ils sont assujettis aux prescriptions de la Loi, d'obtenir l'autorisation et l'approbation par écrit du gouvernement du Québec avant la signature de toute entente de contribution. Agriculture et Agroalimentaire Canada assurera le suivi auprès du demandeur durant l'évaluation de la demande, au besoin.

12.7 Avis de confidentialité

Agriculture et Agroalimentaire Canada est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels et s'engage à protéger les renseignements personnels sous son contrôle. Les renseignements personnels fournis dans le dossier de demande serviront à la communication concernant la demande, à son évaluation et à son examen d'admissibilité, et à l'administration du programme. Ces renseignements sont recueillis en vertu de la Loi sur le ministère de l'Agriculture et de l'Agroalimentaire. Les renseignements personnels peuvent également être utilisés à des fins de sondage, d'analyse statistique, d'établissement de rapports, de vérification et d'évaluation. Pour obtenir davantage de renseignements sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée d'Agriculture et Agroalimentaire Canada, vous pouvez consulter les fichiers de renseignements personnels suivants : POU 914 – Communications publiques; POU 938 – Activités de sensibilisation et les fichiers de renseignements personnels propres à Agriculture et Agroalimentaire Canada pas encore attribués (communiquez avec le personnel du Programme pour connaître les détails). Veuillez consulter la section 12.8 du Guide du demandeur pour plus d'information sur l'utilisation des renseignements commerciaux dans le cadre de l'exécution de ce programme.

Les personnes ont le droit d'accéder aux renseignements personnels que détient Agriculture et Agroalimentaire Canada à leur sujet et de demander la modification des renseignements personnels inexacts. Pour vous prévaloir de ces droits, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels d'Agriculture et Agroalimentaire Canada à l'adresse aafc.atip-aiprp.aac@canada.ca.

12.8 Collecte et utilisation des informations commerciales du demandeur

Agriculture et Agroalimentaire Canada peut recueillir, utiliser et communiquer les renseignements sur le demandeur, lesquels comprennent, sans s'y limiter, la documentation préparée pour l'administration du Programme d'investissement pour fermes laitières. Agriculture et Agroalimentaire Canada utilisera et communiquera cette information à des fins d'évaluation et d'examen de l'admissibilité du demandeur et du projet proposé, avec :

Les renseignements peuvent être divulgués aux partis susmentionnées ou communiqués à des tiers, aux fins suivantes, mais sans s'y limiter :

Le demandeur doit également consentir à ce que l'information soit partagée avec d'autres programmes d'Agriculture et Agroalimentaire Canada et d'autres ministères, organismes et tiers fédéraux, provinciaux et territoriaux pour aider le Ministère à recouvrer les dettes envers le gouvernement du Canada par le demandeur.

Le gouvernement du Canada peut publier une liste des projets approuvés sur un site Web du gouvernement. Cette liste préciserait le nom du bénéficiaire, le nom du projet et le montant de la contribution du PIFL. Agriculture et Agroalimentaire Canada peut aussi publier ces renseignements, ainsi qu'une description du projet, dans :

12.9 Considérations environnementales

Les demandeurs doivent fournir des détails sur les considérations environnementales relatives à leur projet dans le formulaire de demande détaillé :

Si des exigences environnementales sont relevées, y compris une analyse environnementale approfondie ou des exigences environnementales liées à la LCEE 2012, un projet peut être approuvé sous condition, en attente de l'observation de toutes les exigences (par exemple, élaboration de mesures d'atténuation et entente connexe, obtention d'autorisations ou de permis environnementaux, etc.).

Les effets environnementaux positifs ne feront pas l'objet d'un suivi à la phase 2, ce qui devrait réduire considérablement le nombre de renvois de projets à l'Unité des services environnementaux.

12.10 Délivrance d'un relevé AGR-1

Puisque les fonds obtenus dans le cadre du Programme sont imposables, Agriculture et Agroalimentaire Canada émettra en février un feuillet d'information sur l'impôt sur le revenu AGR-1 Supplémentaire ‒ Relevé des paiements de soutien agricole pour toutes les contributions du Programme. Les bénéficiaires individuels devront fournir un numéro d'assurance sociale.

12.11 Reconnaissance de la contribution de financement

Dans tous les cas, le bénéficiaire doit reconnaître publiquement l'appui d'Agriculture et Agroalimentaire Canada au projet dans tous les produits de communication relatifs au projet. Le Ministère peut demander que cette reconnaissance soit fournie dans les deux langues officielles.

12.12 Auto-identification

Les demandeurs sont aussi encouragés à répondre aux questions d'auto-identification dans le formulaire de demande de projet pour aider Agriculture et Agroalimentaire Canada à recueillir de l'information sur l'appartenance des demandeurs à une communauté de langue officielle en situation minoritaire afin de mieux adapter les activités de communication, les politiques et les programmes à l'avenir.

13.0 Coordonnées

Pour obtenir de plus amples renseignements, communiquez avec nous sans frais en appelant au 1-877-246-4682, par télécopieur, au numéro sans frais 1-877-949-4885, par appareil de télécommunication pour sourds au 613-773-2600, par courriel à aafc.dfip-pifl-phase2.aac@canada.ca ou par courrier à l'adresse suivante :

Agriculture et Agroalimentaire Canada
a/s du Programme d'investissement pour fermes laitières (PIFL)
1341, chemin Baseline
Tour 7, 7e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0C5

Annexe A : Types d'équipement admissibles

Renseignements importants :

Catégorie Type d'équipement
Coût de l'équipement – Exploitation de l'étable
  • Équipement d'éclairage de l'étable (EEE)
    • EEE – Luminaires DEL
    • EEE – Luminaires fluorescent
  • Équipement de réduction de la consommation de l'énergie (ERE)
    • ERE - Variateur de vitesse
    • ERE - Pompe à vitesse variable
    • ERE - Unité de condensation variable
    • ERE - Unité de récupération de chaleur
    • ERE - Plaquettes de refroidissement
  • Logiciel et équipement utilisés pour l'exploitation de l'étable (LEEE)
    • LEEE – Ordinateurs (uniquement admissible à la demande d'un logiciel / équipement admissible)
    • LEEE – Routeurs WIFI (uniquement admissible s'il fait partie d'un système / équipement inclus au projet proposé)
    • Logiciel
  • Système de gestion du fumier
  • Équipement de gestion du fumier (EGF) (Doit être installé / utilisé à l'intérieur de l'étable) * admissible dans le cadre d'un nouveau système de fumier ou confirmation de la mise à niveau
    • EGF – Agitateurs*
    • EGF – Pompe à fumier*
    • EGF – Nettoyeur à caniveau*
    • EGF – Appareil de raclage de fumier*
    • EGF – Chaîne*
    • EGF – Transmission*
    • EGF – Robot racleur de fumier
    • EGF – Panneau de contrôle
  • Équipement de ventilation (EV)
    • EV – Ventilateurs
    • EV – Système de ventilation de tunnels
    • EV – Fenêtres et portes escamotables (uniquement admissible à des fins de ventilation)
    • EV – Ventilation – Rideaux
    • EV – Ventilation – Étable à veaux (ventilation par conduits d'air)
    • EV – Cheminée
Coût de l'équipement – Confort des vaches
  • Équipement de confort des vaches (ECV)
    • ECV – Cage de contention pour le parage des sabots
    • ECV – Bain de pied commercial
    • ECV – Bain de pied automatisé
    • ECV – Plancher chauffant (pour une étable à veaux seulement)
    • ECV – Équipement pour tensions parasites
  • Tapis à vaches (TV) (Le programme soutien que la mise à niveau)
    • TV – Tapis rainurés
    • TV – Lits d'eau
    • TV – Tapis en mousse
    • TV – Tapis à vaches standard
    • TV – Tapis d'allée
  • Brosse à vaches (BV) (Seuls les systèmes complets de brossage des vaches sont admissibles)
    • BV – Automatique
    • BV – Manuelle
  • Équipement de litière (EL)
    • EL – Dérouleur de ballots
    • EL – Chariot à litière
    • EL – Épandeur à sable
    • EL – Broyeur de paille
  • Équipement de réduction du stress dû à la chaleur (ERSC)
    • ERSC – Gicleurs
    • ERSC – Brumisateurs
  • Système d'équipement de stabulation
  • Équipement de stabulation (ES)
    • ES – Cornadis
    • ES – Portes
    • ES – Logettes
    • ES – Barrières d'alimentation
    • ES – Bordures d'arrêt
    • ES – Enclos à veaux (construits à partir de rails, de portes et de poteaux)
Coût de l'équipement – Alimentation
  • Système d'alimentation
  • Équipement d'alimentation (EA)
    • EA – Pousseur d'aliments automatique
    • EA – Panneau de contrôle
    • EA – Tarière (vis d'alimentation)
    • EA – Silo dans l'étable
    • EA – Distributeur d'aliments
    • EA – Courroie d'alimentation
    • EA – Convoyeur
    • EA – Dérouelru de ballots d'alimentation
    • EA – Mélangeur RTM
    • EA – Rail d'alimentation
    • EA – Chariot à aliments
    • EA – Balayeuse motorisée
    • EA – Revêtement époxydique de corridors (uniquement admissible lorsqu'il est lié à l'achat d'un pousseur d'aliments)
    • EA – Distributeur de concentrés
    • EA – Tuiles pour mangeoire (uniquement admissible lorsqu'il est associé à une mise à niveau des stalles)
    • EA – Table d'alimentation
  • Équipement d'alimentation des veaux (EAV)
    • EAV – Pasteurisateur de lait pour les veaux
    • EAV – Nettoyeur automatique de bouteilles et de seaux
    • EAV – Distributeur d'aliments liquides automatique aux veaux
    • EAV – Équipement d'entreposage du colostrum
  • Système de traitement de l'eau
  • Équipement d'approvisionnment en eau (EAE)
    • EAP – Auge
    • EAP – Cuvettes d'eau
    • EAP – Réservoir d'eau
    • EAP – Pompe à eau (Pompe à vitesse variable uniquement)
Coût de l'équipement – Gestion des troupeaux
  • Équipement de surveillance de l'activité (ESA)
    • ESA – Pédomètres
    • ESA – Caméra de surveillance
    • ESA – Colliers d'activité de surveillance
    • ESA – Lecteur fixe
    • ESA – Lecteur portatif
    • ESA – Compteur de cellules automatique
    • ESA – Système d'identification des vaches
  • Système de surveillance de la santé et de la reproduction
  • Logiciel et équipement de gestion des troupeaux (LEGT)
    • LEGT – Navigateur de troupeaux
  • Équipement de tri automatique (ETA)
    • ETA – Système de tri automatique – Portes de tri
    • ETA – Système de tri automatique – Équipement de contrôle de tri
Coût de l'équipement – Traite
  • Système pour la salle de traite
  • Équipement de la salle de traite (EST)
    • EST – Unités de traite
    • EST – Décrocheurs
    • EST – Système de lavage à contre courant
    • EST - De pulsateurs
    • EST – Pompes à vide
    • EST – Système de netroyage
    • EST – Filtre à lait
    • EST – Chien mécanique ou barrière poussante
    • EST – Réservoir de refroidissement – Limité à un seul nouveau réservoir lors de l'achat d'un nouveau système de traite (il doit s'agir d'un changement au processus de traite, p. ex., d'une lactoduc à un système de traite robotisé, et non d'un remplacement d'un tel système pour un équipement semblable). Le financement peut être limité à la partie de la taille du réservoir nécessaire pour respecter le quota de production ou la taille du troupeau existant.
    • EST – Compresseur (Uniquement admissible lorsqu'il est installé avec un nouveau système de traite)
    • EST – Unité de séparation du lait
    • EST – Dispositif d'échantillonnage
    • EST – Lavage à contre-courant/nettoyage à vapeur
    • EST – Système d'extrémités de trayon
    • EST – Filtre à lait jumelé
    • EST – Réservoir de réserve
    • EST – Plaquettes de refroidissement (Uniquement admissible à l'achat d'un réservoir de refroidissement ou d'un réservoir tampon admissible)
  • Système de traite robotisé (peut être limité à la taille requise selon la taille actuelle du troupeau, le quota laitier détenu et les normes de l'industrie)
  • Équipement de traite robotisé (ETR)
    • ETR – Pompe à vide
    • ETR – Plancher à gravité
    • ETR – Système à vapeur
    • ETR – Distributeur d'aliments
    • ETR – Portes de séparation
    • ETR – Étiquettes
    • ETR – Réservoir de refroidissement
    • ETR – Compresseur (uniquement admissible lorsqu'il est installé avec un nouveau système de traite)
    • ETR – Unité de séparation du lait
    • ETR – Dispositif d'échantillonnage
    • ETR – Lavage à contre-courant/nettoyage à vapeur
    • ETR – Système d'extrémités de trayon
    • ETR – Filtre à lait jumelé
    • ETR – Réservoir de réserve
    • ETR – Plaquettes de refroidissement (seulement admissible avec l'achat d'un réservoir de refroidissement ou un réservoir de réserve admissible)
  • Système de traite pour stabulations entravées
  • Équipement de traite pour stabulations entravées (ETSE)
    • ETSE – Compteur de cellules automatique en ligne
    • ETSE – Réservoir de réserve
    • ETSE – Plaquettes de refroidissement
    • ETSE – Filtre
    • ETSE – Lavage à contre-courant/nettoyage à vapeur
    • ETSE – Nettoyage - Extrémité de trayon
    • ETSE – Dispositif d'échantillonnage
    • ETSE – Pipeline de plus grand diamètre
    • ETSE – Unités de traite
    • ETSE – Rails de traite
    • ETSE – Faisceaux/Griffes
    • ETSE – Pulsateurs
    • ETSE – Équipement de lavage à contre-courant et de nettoyage
    • ETSE – Soupapes
    • ETSE – Pompes à vide (admissible dans le cas d'une augmentation de la taille du pipeline, l'achat d'unités de traite supplémentaires ou lorsqu'une pompe à vitesse variable est achetée)

Annexe B : Types et catégories de coûts du Programme d'investissement pour fermes laitières

Catégorie de coûts Type de coûts Exigences supplémentaires
Équipement Voir l'annexe A : Types d'équipement admissibles
Coûts connexes Honoraires des experts-conseils

Facturés au demandeur et incluant les coûts raisonnables de déplacement pour l'expert-conseil, pour évaluer comment le demandeur peut améliorer l'efficacité et la productivité à la ferme.

Les honoraires de l'expert-conseil ne sont admissibles que si le demandeur sollicite un financement au titre du PIFL pour un achat d'équipement découlant d'un rapport ou d'une recommandation de l'expert-conseil. Les honoraires des agents ou des experts-conseils pour la préparation d'une demande au PIFL ne sont pas des dépenses admissibles.

Lorsqu'il est fourni comme pièce justificative, le contrat de l'expert-conseil doit 

  • indiquer le nom de l'expert-conseil;
  • comprendre la signature de l'entrepreneur et de l'exécutant du contrat;
  • indiquer la valeur globale (ne pas être à durée indéterminée/ à l'heure sans plafond);
  • indiquer la date de signature, de même que les dates des travaux et des services (toutes les dates doivent se trouver à l'intérieur des dates admissibles de projet).

Si les frais de déplacement sont inclus, ils doivent être ventilés séparément sur les devis ou les factures, et être conformes aux lignes directrices sur les frais raisonnables de déplacement décrites sous ce tableau.

Le rapport de l'expert-conseil doit être fourni comme preuve d'activité.

Installation (main-d'œuvre)

Comprend le travail manuel et les services commerciaux et techniques connexes pour l'installation de l'équipement admissible.

Si les frais de déplacement sont inclus, ils doivent être ventilés séparément sur les soumissions ou les factures, et être conformes aux lignes directrices sur les frais raisonnables de déplacement décrites sous ce tableau.

Installation (coûts des matériaux) Comprend les coûts des matériaux, y compris la location d'outils et de machines, pour l'installation de l'équipement admissible.
Modernisation (main-d'œuvre)

Comprend le travail manuel et les services commerciaux et techniques connexes pour l'installation de l'équipement admissible.

Si les frais de déplacement sont inclus, ils doivent être ventilés séparément sur les soumissions ou les factures, et être conformes aux lignes directrices sur les frais raisonnables de déplacement décrites sous ce tableau.

Une modernisation correspond à l'amélioration des bâtiments existants expressément requise pour l'installation ou l'utilisation de l'équipement admissible. La construction de nouvelles installations n'est pas admissible dans le cadre du Programme.

Modernisation (coûts des matériaux)

Comprend les coûts des matériaux, y compris la location d'outils et de machines, pour l'installation de l'équipement admissible.

La modernisation correspond à l'amélioration de bâtiments existants. La construction de nouvelles installations n'est pas admissible dans le cadre du Programme.

Salaires et avantages sociaux

Se limitent aux coûts différentiels seulement (les coûts s'ajoutant aux coûts courants, normaux, et récurrents), pour les salaires et les avantages sociaux :

  • des employés sur la paie du demandeur;
  • du personnel temporaire embauché pour travailler sur le projet;
  • du personnel temporaire remplaçant les employés sur la paie du demandeur;

effectuant les travaux suivants :

  • le transport et l'installation de l'équipement admissible;
  • la formation;
  • la modernisation des installations (concernant l'installation et le fonctionnement de l'équipement admissible).

Les avantages sociaux sont définis comme des coûts liés aux emplois payés par l'employeur. En voici des exemples :

  • la partie du RPC/RRQ payée par l'employeur;
  • la partie de l'assurance-emploi (AE) payée par l'employeur;
  • la partie de l'assurance-groupe payée par l'employeur;
  • les cotisations de l'employeur à un régime de pension.

Les demandeurs peuvent fournir le formulaire Feuille de calcul – Coût des salaires et des avantages sociaux prévus et réels (Annexe C) rempli en guise de soumission (pour un coût prévu) ou de facture (pour un coût réel) pour les coûts des salaires et des avantages sociaux. De plus, ils ne sont pas obligés de joindre une preuve de paiement à leur formulaire de demande détaillé pour les coûts réels des salaires et avantages sociaux. Toutefois, les demandeurs sont tenus de conserver pendant six ans les dossiers relatifs aux salaires et aux avantages sociaux (les relevés de paiement, les feuilles de temps, les relevés de prestations qui ont servi aux calculs, les preuves de paiement, etc.), en cas de vérification. Nous pourrons également demander au demandeur de fournir ces dossiers dans le cadre de l'évaluation du formulaire de demande détaillé ou de la demande de remboursement.

Expédition Les frais d'expédition raisonnables comprennent les frais de transport, les droits de douane et les tarifs douaniers.
Formation Comprend les coûts associés aux formations à court terme pour la prise en charge de l'équipement admissible. Si les frais de déplacement du formateur sont inclus, ils doivent être ventilés séparément sur les soumissions ou les factures, et être conformes aux lignes directrices sur les frais raisonnables de déplacement décrites sous ce tableau.
Déplacement (transport terrestre) Coûts de transport terrestre raisonnables pour le demandeur, un résident de la ferme familiale ou un employé du demandeur pour le déplacement lié à des activités de projet. Les coûts doivent être conformes aux lignes directrices sur les frais raisonnables de déplacement décrites sous ce tableau.
Déplacement (indemnité quotidienne)

Indemnités quotidiennes pour assumer les frais d'hébergement et de repas (exception faite de l'alcool) ainsi que les faux frais du demandeur, d'un résident de la ferme familiale ou d'un employé du demandeur pour les déplacements liés aux activités du projet. Le PIFL peut rembourser jusqu'à 50 % des dépenses quotidiennes payées par le voyageur. Pour connaître les limites aux dépenses quotidiennes, consultez les lignes directrices sur les frais raisonnables de déplacement décrites sous ce tableau.

Les demandeurs doivent préciser le nombre de jours, le nombre de voyageurs, et le taux des indemnités quotidiennes sous Type de coût – Coûts connexes [partie 4 du formulaire de demande détaillé].

Pour ce type de coût uniquement, les devis ou les reçus justifiant les coûts quotidiens prévus ou réels déclarés ne seront pas exigés lors de la présentation du formulaire de demande détaillé.

Toutefois :

  • une preuve de paiement est exigée au moment de présenter une demande pour le coût réel d'une indemnité quotidienne (c'est-à-dire pour prouver que le montant ou le taux d'indemnité quotidienne demandé a été payé au voyageur);
  • en ce qui concerne le coût réel d'une indemnité quotidienne, les demandeurs devront également être en mesure de prouver que chaque jour de déplacement a eu lieu au moyen d'un document (d'une preuve de déplacement), comme la facture de l'hôtel au nom du voyageur, les factures des repas ou les reçus pour l'essence.
Autres coûts connexes Les autres coûts liés aux achats d'équipement admissibles, excluant les coûts de traduction. Les coûts de traduction doivent être saisis dans le tableau des coûts connexes et des autres coûts du formulaire de demande détaillé. Sélectionnez ensuite « Catégorie – Autres coûts – Traduction ».
Autres coûts Comme les coûts de traduction pour les documents de formation, pour appuyer les communautés de langue officielle en situation minoritaire et promouvoir la dualité linguistique.

Lignes directrices sur les frais raisonnables de déplacement

Tous les frais de déplacement doivent respecter les lignes directrices suivantes.

Transports terrestres (remboursés jusqu'à concurrence de 50 %)

Le cas échéant, un itinéraire indiquant les adresses des lieux de départ et d'arrivée de chaque déplacement, ainsi que le kilométrage parcouru ou à parcourir, devrait être préparé, afin d'en montrer le parcours réel ou prévu.

Indemnités quotidiennes (remboursement jusqu'à concurrence de 50 %)

Indemnités quotidiennes pour couvrir les coûts de l'hébergement et des repas (exception faite de l'alcool) ainsi que les faux frais ne dépassant pas :

Annexe C : Feuille de calcul – Coût des salaires et des avantages sociaux prévus et réels

Avis important

Directives
Veuillez remplir une feuille de travail par employé pour qui vous demandez une contribution. Les contributions pour les salaires et les avantages sociaux dans le cadre d'un projet d'investissement se limitent :

*Remarque : Si un employé travaille des heures supplémentaires pendant un projet et qu'il est rémunéré, un taux de rémunération des heures supplémentaires équivalant à jusqu'à 1,5 fois le taux de rémunération ordinaire peut être facturé.

Employé _____ (Indiquez l'employé par une lettre [A, B, C, etc.]. Pour des raisons de confidentialité, ne pas le nommer.)

Type d'employé

Renseignements sur l'employé

  1. Le travail lié au projet effectué par l'employé aura lieu / a eu lieu entre le (date) ________________ et le (date) ___________ et consiste en (description des tâches) : ______________________________________________________
  2. Le taux horaire normal est de ________________________. (Pour les employés salariés, divisez le salaire annuel pour 52 semaines par le nombre d'heures par semaine de travail)
  3. Le taux horaire calculé au prorata pour la part des avantages sociaux (le cas échéant) est de ______________________________

    Avantages sociaux – tous les autres coûts salariaux ordinaires engagés par l'organisation (p. ex., RPC/RRQ, AE et indemnisation d'accident du travail), qu'ils soient exigés par une obligation légale ou contractuelle, ainsi que :

    • les congés payés admissibles qui peuvent s'appliquer aux employés à temps plein ou à temps partiel; par exemple, les jours fériés (y compris les jours fériés provinciaux ou territoriaux), les congés de maladie et les vacances.

    Il convient de préciser que les coûts des salaires et des avantages sociaux admissibles ne comprennent pas les suivants :

    • les montants incitatifs tels que les primes, les options d'achat d'actions et une participation aux bénéfices;
    • les avantages sociaux qui sont considérés comme « indirects », tels que les frais d'adhésion à un centre de conditionnement physique ou les indemnités de stationnement;
    • les montants payés à un expert-conseil ou à une autre personne avec qui l'organisation n'a pas de relation employeur-employé ou au nom de ce dernier, selon la définition de l'Agence du revenu du Canada (ARC);
    • les indemnités de départ.
  4. Les coûts des avantages sociaux ne doivent normalement pas dépasser 30 % des coûts salariaux admissibles pour chaque employé qui travaille au projet (bien que le Programme puisse appliquer un montant inférieur). Le bénéficiaire peut facturer un pourcentage allant jusqu'à 30 % pour les coûts des avantages sociaux. Dans certaines circonstances exceptionnelles, le bénéficiaire peut réclamer des prestations dont le coût dépasse 30 %, à condition que les coûts soient approuvés au préalable par Agriculture et Agroalimentaire Canada. Dans ces cas, une liste des prestations réclamées, ainsi qu'une explication du bénéficiaire, doivent être approuvées par le directeur du Programme. Une liste des coûts des avantages sociaux inclus dans les dépenses du projet ne sera pas nécessaire pour le processus de réclamation; toutefois, elle pourrait être nécessaire aux fins de vérification. Nombre d'heures travaillées par l'employé pour du travail lié au projet ___________________

Calcul du total des coûts prévus ou réels

Pourcentages et exemples des avantages sociaux

Pourcentages des avantages sociaux (approximation)
Avantages sociaux Pourcentage
Congé payé 11,5 % (en supposant 30 jours de congé payé sur 260 jours de semaine dans une année; les congés payés comprennent les jours fériés (10), les vacances (15), les congés de maladie (5))
RPC/RRQ (pour 2018) 5,0 %
Assurance-emploi (pour 2018) 2,0 %
Total partiel 18,5
Montant restant pour tous les autres avantages sociaux 11,5 %
Total 30 %
Exemple : Employé salarié – Travaille à temps plein sur le projet
A B C D = A ÷ B ÷ C E F = D × E G = F × 30% H = F + G
Salaire annuel Nombre de semaines de l'exercice Nombre d'heures de travail par semaine Taux horaire de rémunération Nombre d'heures de travail au projet Coût salarial Avantages sociaux à 30 % Total des salaires et avantages imputables au projet Taux de rémunération final
52 000,00 $ 52 40 25,00 $ 72 1 800,00 $ 540,00 $ 2 340,00 $ 32,50 $
Exemple : Employé horaire – Travaille à temps partiel au projet
A B C D = A ÷ B ÷ C E F = D × E G = F × 30% H = F + G
Salaire annuel Nombre de semaines de l'exercice Nombre d'heures de travail par semaine Taux horaire de rémunération Nombre d'heures de travail au projet Coût salarial Avantages sociaux à 30 % Total des salaires et avantages imputables au projet Taux de rémunération final
- 52 40 25,00 $ 10 250,00 $ 75,00 $ 325,00 $ 32,50 $
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