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Programme Agri-compétitivité : Annexe A : Comment remplir le formulaire de demande

Dates limites de réception des demandes

AAC acceptera les propositions à compter du 1er juillet 2020. Il y aura une période d’admission de quatre mois se terminant le 1er novembre 2020. Ce processus permet de réaliser une analyse comparative de projets selon des critères clairs, renforce la capacité du Ministère de s’adapter aux tendances économiques et aux besoins de l’industrie, et garantit l’harmonisation des projets avec les plans et les priorités du gouvernement du Canada. Le programme accordera la priorité aux demandes reçues durant cette période.

Les demandes admissibles reçues après le 1er novembre 2020 ne seront prises en considération que s’il reste suffisamment de fonds.

Au lancement du Partenariat canadien pour l’agriculture, les demandeurs ont été informés qu’ils pouvaient présenter une demande de financement pluriannuelle; cependant, leur premier projet présenté aux fins de financement dans le cadre du programme Agri-compétitivité ne serait approuvé, tout au plus, que pour deux à trois ans de financement. En imposant des délais plus courts, les demandeurs décrivent leurs activités et les résultats s’y rapportant avec plus de clarté et de précision.   

Critères d’admissibilité

Commencez par déterminer si votre organisme et les activités qui y sont menées satisfont aux critères d’admissibilité détaillés aux section 1.2 et section 1.4 du Guide du demandeur du rogramme Agri-compétitivité.

Demande d’évaluation : instructions

Formulaires en format PDF

Si vous avez de la difficulté à ouvrir un formulaire PDF dans votre navigateur Internet, vous devez :

Comment télécharger et ouvrir un formulaire au format PDF

  • Les ordinateurs utilisant le système d'exploitation Microsoft Windows et se servant de “Internet Explorer” ou “Microsoft Edge” comme fureteur
    1. Cliquez sur le lien que vous voulez enregistrer avec le bouton droit de la souris;
    2. Sélectionnez « Enregistrer la cible sous » ou « Enregistrer le lien sous »;
    3. Choisissez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier sur votre ordinateur;
    4. Sélectionnez « Enregistrer »;
    5. Ouvrissiez Adobe Reader 11 ou une version ultérieure;
    6. Sélectionnez « Fichier »;
    7. Sélectionnez « Ouvrez »;
    8. Accédez à l'emplacement où vous avez enregistré le fichier;
    9. Choisissez le formulaire PDF;
    10. Sélectionnez « Ouvrez ».
  • Les ordinateurs utilisant le système d'exploitation Microsoft Windows ou Apple et se servant de “Chrome” ou "Firefox” comme fureteur
    1. Cliquez sur le lien que vous voulez enregistrer avec le bouton droit de la souris;
    2. Quand le menu d'options s'affiche, sélectionnez "Télécharger le fichier lié" ou "Télécharger le fichier lié sous"
    3. Choisissez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier sur votre ordinateur. Le téléchargement commencera une fois que vous aurez choisi un emplacement;
    4. Ouvrissiez Adobe Reader 11 ou une version ultérieure;
    5. Accédez à l'emplacement où vous avez enregistré le fichier;
    6. Choisissez le formulaire PDF;
    7. Sélectionnez « Ouvrez ».

Demande : instructions

Pour présenter une demande, remplissez le formulaire de demande de projet (PDF)

Le formulaire de demande de projet contient huit onglets. Tous les champs obligatoires (*) doivent être remplis.

Renseignements sur le demandeur

Agriculture et agroalimentaire Canada (AAC) utilise les renseignements que vous indiquez dans cette section pour établir l’identité de votre organisme et évaluer son admissibilité au programme.

Type d’organisme

Consultez la section 1.2 du Guide du demandeur du Programme Agri-compétitivité pour savoir si vous pouvez présenter une demande au titre du présent programme.

N’oubliez pas les détails…

Les personnes non concernées au sein de votre organisation et/ou de votre projet ne connaissent pas votre projet comme vous.

  • Expliquez le projet de façon claire, en utilisant tous les renseignements disponibles.
  • Répondez aux questions (qui, quoi, où, quand, pourquoi, comment, qu’est-ce que).
  • Expliquez clairement ce que le projet global a l’intention de réaliser.
  • Fournissez le niveau de détail nécessaire pour montrer comment vous avez établi votre budget.

Dénomination sociale

Il s’agit de la dénomination sociale de votre organisme telle qu’elle figure dans les documents juridiques (statuts, certificat de constitution, etc.).

Faisant affaire sous le nom de (le cas échéant)

Indiquez le nom sous lequel votre organisme fait affaire, si celui-ci est différent de la dénomination sociale.

Numéro d’entreprise auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC)

Le numéro d'entreprise auprès de l'ARC est un numéro à neuf chiffres qui sert d'identifiant unique à chaque entreprise enregistrée. Visitez le site de l’ARC pour obtenir un numéro d'entreprise.

Si vous n’avez pas de numéro d’entreprise de l’ARC ou ne souhaitez pas le divulguer à cette étape, saisissez neuf zéros (c'est-à-dire, 000000000).

Personne-ressource principale

Indiquez les coordonnées de la personne au sein de votre organisme qui sera chargée de répondre aux requêtes concernant votre demande.

Personne-ressource du projet

Si un financement vous est accordé, cette personne-ressource assurera la liaison avec AAC pendant toute la durée du projet. Il peut s’agir de la personne-ressource principale.

Adresse postale

Indiquez l’adresse postale complète de l’administration centrale de votre organisme.

Emplacement principal du projet

Endroit où le projet sera exécuté, s’il est distinct du siège social de votre organisme.

S’il y a plusieurs emplacements, l’emplacement principal est celui dont les activités associées représentent la part la plus importante du budget.

Capacité organisationnelle

Les renseignements que vous donnez dans cette section permettront à AAC de mieux comprendre votre organisme et d’évaluer votre capacité à réaliser le projet.

Combien d’employés travaillent au sein de votre organisme?

Indiquez le nombre de tous les employés à temps complet ou à temps partiel que gère votre service de paye. Ne comptez pas les entrepreneurs.

Décrivez votre organisme

Décrivez le mandat et les priorités de votre organisme. Joignez un court historique de votre organisme, en indiquant notamment tout changement important qui s’est produit au cours des deux dernières années, s’il y a lieu (par exemple, hausse ou baisse importante du nombre d’employés, changement au sein de la direction, y compris le conseil d’administration, ou modification du mandat).

Le mandat de votre organisme met-il directement l’accent sur l’un des groupes suivants?

Autochtones
  • Personnes étant 
    • inscrites en tant que membres d’une Première Nation ;
    • inscrites en tant qu’Indiens ou Indiennes au titre de la Loi sur les Indiens et résidant ou non dans une réserve ;
    • des Métis ; ou
    • des Inuits.
  • ou communautés ou gouvernements autochtones, notamment :
    • des conseils tribaux ou de Premières Nations;
    • les gouvernements de Premières Nations autonomes;
    • les administrations locales de communautés inuites; ou
    • des organisations de Métis.
Personnes handicapées

Selon la Loi sur l’équité en matière d’emploi, une personne handicapée est une personne ayant une déficience à long terme ou récurrente, soit dans ses capacités physiques, mentales ou sensorielles, soit d’ordre psychiatrique ou en matière d’apprentissage, et qui :

  1. soit considère qu’elle a des aptitudes réduites pour exercer un emploi, ou
  2. soit pense qu’elle risque d’être classée dans cette catégorie par son employeur ou par d’éventuels employeurs en raison d’une telle déficience.

Cette définition vise également les personnes dont les limitations fonctionnelles liées à leur déficience font l’objet de mesures d’adaptation pour leur emploi ou dans leur lieu de travail.

Minorités visibles
Selon la Loi sur l’équité en matière d’emploi, le terme « minorité visible » désigne les personnes, autres que les Autochtones, qui ne sont pas de race blanche ou n’ont pas la peau blanche.
Femmes
Il s’agit des personnes déclarées de sexe féminin à leur naissance ou qui s’identifient comme tel.
Jeunes
Toute personne âgée de 30 ans ou moins.
Sans objet
Utilisez cette option si le mandat de votre organisme ne met l’accent sur aucun des groupes indiqués ci-dessus.
Refus de s’identifier
Utilisez cette option si le mandat de votre organisme met éventuellement l’accent sur l’un des groupes indiqués ci-dessus, mais vous ne souhaitez pas divulguer ces renseignements à ce stade de la demande.

Financements antérieurs

Veuillez indiquer si AAC a déjà accordé du financement à votre organisme. Le cas échéant, indiquez le ou les programmes dans le cadre desquels vous avez obtenu des fonds.

Capacité à réaliser le projet

Cette question à développement devrait répondre aux interrogations suivantes :

  • Quel est le niveau de difficulté ou de complexité du projet? Comment les activités menées dans le cadre du projet seront-elles exécutées et surveillées?
  • Votre organisme a-t-il déjà géré des projets d’une ampleur semblable?
  • Quels contrôles de gestion, quelles ressources humaines et quelles capacités techniques possédez-vous pour veiller à ce que le projet proposé se déroule avec succès?
  • Quelle méthode utiliserez-vous pour faire un compte rendu régulier et précis des progrès réalisés par rapport au plan de travail et aux prévisions budgétaires?
  • Quels contrôles financiers mettrez-vous en place pour garantir la gestion financière adéquate du projet?
  • Comment ferez-vous en sorte que les dépenses soumises à AAC soient exactes et qu’elles permettent de déterminer votre admissibilité?
  • Votre organisme a-t-il déjà reçu des fonds du Ministère? Si c’est le cas, décrivez brièvement les projets précédents ainsi que leurs résultats.

Renseignements sur le projet

Les renseignements que vous donnez dans cette section, accompagnés du plan de travail et du budget pour votre projet, permettront à AAC d’évaluer votre projet de façon approfondie.

Titre du projet

Donnez un titre court et descriptif exprimant avec précision les activités et les résultats prévus pour votre projet.

Objectif du projet

Résumez l’objectif de votre projet de manière concise. Comment décririez-vous votre projet dans une conversation d’ascenseur ou sur les médias sociaux? Cette zone devrait être remplie une fois la proposition élaborée en entier de façon à ce qu’elle puisse inclure un résumé des mesures à prendre et les résultats souhaités.

L’objectif du projet est le « quoi » du projet. Ce qui sera accompli grâce à ce projet et à quoi votre organisation devra-t-elle faire rapport une fois le projet terminé.

Dans cette section, de façon concise, veuillez décrire l’objectif du projet que vous proposez, résumer les mesures qui seront entreprises pour achever le projet et parler du résultat.

Remarque : Si votre projet est retenu pour un financement, ce résumé pourra être publié dans les sites Web du gouvernement du Canada.

Raison d’être du projet

Le but du projet est le « pourquoi » et le « comment » du « quoi » qui a été décrit dans la section précédente. C’est là que vous déterminez les besoins ou les lacunes de l’industrie que votre organisation essaie de combler en prenant en compte ce projet proposé (pourquoi) ainsi que la façon dont vous allez y parvenir. Intégrez un modèle d’aperçu des événements principaux qui mènera à la section du plan de travail détaillant les activités réelles dans la section suivante de la demande. Enfin, c’est à ce moment que vous liez votre projet aux objectifs du programme qui se trouvent dans la section 1.1 du Guide du demandeur du Programme Agri-compétitivité.

Votre réponse pour cette question à développement devrait couvrir les points suivants :

  • Comment en quoi ce projet correspond-il aux objectifs du programme cités à la sections 1.1 du Guide du Programme Agri-compétitivité ;
  • Comment avez-vous prévu d’atteindre les objectifs de ce projet ;
  • Décrivez votre objectif à long terme et la manière dont ce projet y contribuera ;
  • Votre projet comble-t-il une lacune de marché ou un besoin majeur de l’industrie et du Canada?
  • Quels sont les résultats potentiels et comment contribueront-ils à susciter la confiance au sein du secteur ; et
  • Si ce projet ne se concrétisait pas, quels seraient les effets sur l’industrie à court et long terme?

Les demandes doivent démontrer comment le projet proposé répondra aux besoins de l’industrie/du secteur, ainsi que fournir des mesures et des cibles de rendement clairement définies.

Considérations environnementales

AAC et les projets d’AAC doivent se conformer à la Loi sur l’évaluation d’impact (LEI). Si une proposition concerne un « projet » sur un territoire domanial, la LEI peut s’appliquer. Pour aider AAC à prendre cette décision, indiquez si le « projet » que vous proposez sera réalisé sur un territoire domanial.

  • A. Le « projet » proposé est il situé sur un territoire domanial?

    Selon la LEI, le territoire domanialcomprend 

    1. les terres qui appartiennent à Sa Majesté du chef du Canada ou dont elle a le pouvoir de disposer, ainsi que leurs eaux et leur espace aérien, à l’exception des terres dont le commissaire du Yukon, celui des Territoires du Nord-Ouest ou celui du Nunavut a la gestion et la maîtrise;
    2. les terres et les zones ci-dessous :
      1. les eaux intérieures du Canada dans toute zone maritime non comprise dans le territoire d’une province;
      2. la mer territoriale du Canada, dans toute zone maritime ne faisant pas partie d’une province;
      3. la zone économique exclusive du Canada;
      4. le plateau continental du Canada;
    3. les réserves, terres cédées ou autres terres qui ont été mises de côté à l’usage et au profit d’une bande et assujetties à la Loi sur les Indiens, ainsi que leurs eaux et leur espace aérien.

Selon la LEI, un « projet » est une activité physique (p. ex. construction, exploitation, installation, entretien, désaffectation et démolition) qui est liée à une structure artificielle ayant un emplacement fixe. Voici quelques exemples de projets : construction ou agrandissement d’un immeuble; creusage d’un bassin; mise en place d’une plateforme cimentée ou d’un système d’irrigation permanent; toute autre activité liée à des travaux permanents réalisés par l’homme.

  1. La proposition est elle située sur un territoire domanial?
  2. La proposition concerne t elle un « projet »?

Si la réponse aux questions 1 et 2 est OUI, la proposition concerne un « projet » et se déroule sur un territoire domanial; AAC devra probablement effectuer une évaluation plus approfondie.

Si la réponse à la question 1 ou 2 est NON, la proposition n’aura probablement pas besoin d’être évaluée de façon plus approfondie. Voici quelques exemples.

  • La proposition ne concerne pas un « projet » et ne se déroule pas sur un territoire domanial.
  • La proposition concerne un « projet », mais ne se déroule pas sur un territoire domanial.
  • La proposition se déroule sur un territoire domanial, mais ne concerne pas un « projet ».

Si vous avez des doutes sur la réponse aux questions 1 et 2, AAC peut vous aider.

Collecte de données sur le projet

AAC s’engage à garantir la répartition équitable et transparente des fonds du programme. Nous utiliserons les questions suivantes uniquement pour l’établissement de rapports; les réponses données n’auront aucune incidence directe sur le résultat de l’évaluation de votre projet.

Système de classification des industries de l’Amérique du Nord (SCIAN)

Le SCIAN est un système de classification des industries qui a été créé par les organismes statistiques du Canada, des États-Unis et du Mexique.

Pour en savoir plus, consultez le site Web Système de classification des industries de l'Amérique du Nord (SCIAN) de Statistique Canada.

AAC a sélectionné les identifiants du SCIAN les plus pertinents pour les rapports créés dans le cadre du présent programme. Pour simplifier le processus de sélection, nous avons réparti les codes dans les quatre catégories suivantes :

  • production agricole ;
  • fabrication de produits alimentaires et de boissons ;
  • autres industries manufacturières ; et
  • autre.

AAC reconnaît que tous les projets ne cadreront pas parfaitement dans un seul code. Si c’est le cas pour votre projet, sélectionnez le code qui décrit le mieux l’objectif de votre projet ou qui définit le mieux l’activité dont la valeur monétaire est la plus élevée.

Parmi tous les groupes suivants, sélectionnez ceux qui tireront un avantage direct de l’objectif visé par les activités du projet.

Les définitions sont les mêmes que celles qui se trouvent dans la section Capacité organisationnelle.

Langues officielles

AAC s’engage à améliorer la vitalité des communautés de langue officielle en situation minoritaire (CLOSM) et à appuyer leur développement, ainsi qu’à promouvoir la pleine reconnaissance et l’usage de l’anglais et du français dans la société canadienne.

Si elles sont approuvées, vos activités de projet atteindront-elles un public composé de personnes ou de groupes anglophones et francophones?

Les CLOSM comprennent les francophones habitant à l’extérieur du Québec et les anglophones résidant au Québec. Ces communautés sont souvent représentées par des organismes provinciaux et régionaux.

Si elles sont approuvées, vos activités de projet cibleront-elles spécifiquement une communauté de langue officielle en situation minoritaire (francophones hors Québec ou anglophones au Québec)?

S’il s’avère que votre projet au titre du présent programme comprend des activités liées au développement et au transfert de connaissances et peut avoir des répercussions sur des CLOSM ou promouvoir l’utilisation des langues anglaise et française, AAC ajoutera des engagements linguistiques aux ententes conclues avec votre organisation et veillera à ce que les dépenses supplémentaires qui en découlent soient admissibles à une contribution financière.

Les activités peuvent comprendre, sans s’y limiter :

Communications

  • créer et tenir à jour des pages Web et des comptes de médias sociaux dans les deux langues officielles pour le projet ;
  • offrir de la documentation sur le projet (par exemple, brochures, trousses, bulletins et rapports) dans les deux langues officielles ;
  • diffuser des publicités liées au projet dans les médias s’adressant aux CLOSM (p. ex. journaux, radio et médias sociaux) ; et
  • activités de transfert des connaissances figurant dans le Guide du demandeur.

Sensibilisation

  • inclure un ou des CLOSM dans les groupes cibles du projet (par exemple, à titre de partenaires qui contribuent en espèces ou en nature au projet ou à titre d’invités à des activités du projet).

Si AAC appuie votre projet, votre organisme pourrait devoir l’annoncer publiquement. Dans de tels cas, le Ministère demandera que cette annonce soit rédigée dans les deux langues officielles.

Plan de travail

Le plan de travail fait partie du formulaire de demande. Vous devriez y inclure les principaux jalons de votre projet et indiquer de quelle manière vous avez l’intention d’en mesurer le rendement et de rendre compte des résultats.

Chaque activité doit être clairement définie et articulée dans chaque section de la demande.

Le plan de travail sera évalué afin de déterminer si les activités ont été clairement planifiées et décrites et si elles coïncident avec les buts, les objectifs et la raison d’être du projet.

Formulaire de demande – instructions relatives aux plans de travail

Au haut de l’onglet du plan de travail, inscrivez la date de début du projet (qui correspond au jour au cours duquel les premiers travaux liés à la première activité commenceront) et la date de fin du projet (soit la journée au cours de laquelle les derniers travaux liés à la dernière activité auront lieu).

Activités

Pour ajouter une activité, appuyez sur le symbole +.

Pour supprimer une activité, appuyez sur le symbole x.

Nom

Désignez l’activité par un nom court qui la décrit avec précision. Les noms des activités et/ou des éléments de coût doivent indiquer ce que l’activité ou l’élément de coût est censé accomplir.

Date de début

Saisissez la date à laquelle l’activité débutera.

Date de fin

Saisissez la date à laquelle l’activité prendra fin.

Description

Proposez une description de l’activité qui la présente clairement. Votre objectif est d’aider les examinateurs à visualiser ce que vous souhaitez faire. Soyez donc précis. N’oubliez pas de répondre aux questions suivantes (qui, quoi, où, quand, pourquoi, comment).

Voici quelques éléments à inclure dans votre description :

  • Où et quand le projet aura-t-il lieu?
  • Combien de temps faudra-t-il pour le terminer?
  • Quelles méthodes utiliserez-vous pour mener le projet?
  • Quelle contribution votre projet apportera-t-il?
  • Qui en tirera profit? (décrivez les participants)
  • Pourquoi cette activité mérite-t-elle d’être financée?

Votre description devrait également fournir les assurances suivantes :

  • l’activité a du sens, et
  • l’activité est susceptible d’être couronnée de succès et elle aura des résultats concrets.

Objectif

Pour chaque activité, utilisez la liste des résultats dans la liste déroulante pour sélectionne l’objectif que vous souhaitez atteindre avec l’activité en question :

  • améliorer l’engagement des groupes sous-représentés ;
  • accroître les connaissances et échanger de l’information ;
  • renforcer la capacité des entrepreneurs ;
  • acquérir des aptitudes agricoles et des compétences en affaires ;
  • susciter l’intérêt pour l’agriculture et créer des possibilités de carrière dans ce domaine ;
  • améliorer les capacités de planification et de gestion des entreprises ; et
  • promouvoir la sensibilisation à l’agriculture.

Type d’activité

Pour chaque activité de votre plan de travail, sélectionnez le type d’activité dans la liste ci-dessous qui décrit le mieux ce que vous allez entreprendre :

Résultats attendus

Fournissez des mesures pour chacun des résultats escomptés s’appliquant à chaque activité individuelle que vous prévoyez entreprendre. Saisissez une valeur numérique pour chaque résultat attendu applicable. Pour les résultats attendus qui ne s’appliquent pas, saisissez « s.o. ».

  • Nombre de produits d’information distribués ;
  • Nombre de participants ;
  • Nombre d’outils développés ;
  • Nombre d’événements organisés ;
  • Nombre d’activités menées ;
  • Nombre de personnes sensibilisées.

La liste des résultats attendus réapparaîtra pour chaque activité.

Coûts du projet

Partage des coûts

Si un financement vous est accordé, en général, les coûts admissibles du projet seront partagés comme suit entre AAC et vous :

  • un maximum de 50 % par AAC et un minimum de 50 % par le demandeur.

Vous pouvez obtenir des fonds d’autres sources pour la part des coûts laissés à votre charge, notamment auprès :

  • D’autres ministères, organismes et sociétés d’État fédéraux ; Note de bas de page **
  • De gouvernements provinciaux ou territoriaux ; Note de bas de page **
  • D’administrations municipales ; et Note de bas de page **
  • De l’industrie ou de partenaires tels que :
    • des associations ou réseaux industriels ;
    • des entreprises ; et
    • le milieu universitaire.

Le montant maximal de l’aide gouvernementale ne peut dépasser 85 % des coûts admissibles.

La part des coûts laissée à votre charge peut comprendre des contributions en espèces ou en nature. Les contributions en nature ne peuvent représenter qu’un maximum de 25 % de l’entente de contribution.

Qu’est-ce qu’une contribution en espèces?

Une contribution en espèces désigne une dépense nécessitant un déboursé en espèces réalisé par votre organisme ou un autre participant ou contributeur (tel qu’un partenaire ou un autre ordre de gouvernement) pendant la durée de l’entente de contribution (EC). Plus particulièrement, une contribution en espèces est une dépense effectuée pour couvrir les coûts de projets admissibles engagés et réglés par votre organisme ou un autre participant au projet.

Par exemple, un de vos employés possède l’ensemble des compétences particulières qui sont nécessaires à la réalisation d’une ou de plusieurs activités du projet. Vous affecterez cet employé au projet à temps plein ou à temps partiel. Vous réclamerez les heures de travail que cette personne consacre directement au projet.

AAC ne remboursera que les contributions en espèces destinées à couvrir les coûts des projets admissibles engagés et réglés par votre organisme. Une contribution en espèces effectuée par un autre participant au projet doit être signalée comme un élément de vos sources de financement et doit couvrir un coût de projet admissible.

Qu’est-ce qu’une contribution en nature?

Une contribution en nature représente la juste valeur marchande d’un bien ou la juste valeur d’un service, laquelle est fournie pour le projet et pour laquelle vous ou un contributeur au projet n’avez pas besoin de sortir des fonds pendant la durée de l’entente de contribution.

Il peut s’agir d’une contribution de matériaux, de biens, de services ou de temps auquel une valeur monétaire peut être attribuée, qui autrement serait achetée et payée par l’organisation pour atteindre les résultats du projet, si elle n’est pas fournie par un partenaire de l’industrie (p. ex., en offrant une expertise technique gratuite ou un accès gratuit aux équipements (un partenaire de l’industrie dispose d’une grande salle de conférence qui pourrait être utile pour votre projet. Pour vous éviter d’avoir à louer une salle dans un centre des congrès, ils acceptent de vous donner accès à leur salle gratuitement.)

Les contributions en nature doivent être pertinentes et essentielles aux activités et aux objectifs de l’entente de contribution. Ces coûts doivent être admissibles en vertu de l’entente et doivent être comptabilisés à leur juste valeur.

Les contributions en nature doivent être rapportées dans le cadre de vos sources de financement, mais elles ne seront pas remboursées par AAC.

Le programme Agri-compétitivité se réserve le droit de prendre la décision définitive quant à l’admissibilité et la valeur des contributions en nature, de rejeter les dépenses et de réduire les fonds. Pour éviter une situation où des contributions en nature pourraient plus tard être jugées inadmissibles ou mal évaluées, on conseille aux associations de communiquer avec le personnel du programme d’AAC au début du processus pour confirmer l’admissibilité et l’évaluation d’une contribution en nature.

Remarque : Les frais engagés avant qu’AAC considère que votre demande est complète ou après le 31 mars 2023 ne sont pas admissibles à un remboursement et ne seront pas considérés dans la partie qui revient au demandeur dans le cadre du partage des coûts.

Formulaire de demande – instructions relatives au budget

Après avoir cliqué sur l’onglet « Éléments de coût admissibles », les activités saisies dans le plan de travail seront visibles.

Nom de l’activité

Le nom de l’activité qui apparaît correspond au nom de l’activité saisi dans le plan de travail et reporté dans cet onglet. Pour visualiser les zones de saisie, cliquez sur le bouton « Détails ».

En tout temps, vous pouvez voir tous les renseignements que vous avez saisis pour l’ensemble des activités en cliquant sur le bouton [Afficher tous les détails]. De la même façon, pour ne voir que la liste des éléments de coût, cliquez sur le bouton [Masquer tous les détails].

Date de début

La date de début d’activité (date à laquelle une activité en particulier commencera) sera reportée à partir du plan de travail.

Date de fin

La date de fin d’activité (date à laquelle une activité en particulier se terminera) sera reportée à partir du plan de travail.

Noms des éléments de coût

Désignez chaque élément de coût par un nom qui le décrit clairement. Selon la complexité de votre demande, ces éléments de coût peuvent correspondre à des « sous-activités ». S’il y a plus d’une catégorie de coûts ou s’il y a plus d’un élément de coût par catégorie de coûts, vous devriez reproduire le nom de l’élément pour chaque entrée de la catégorie de coûts d’une sous-activité donnée, de sorte que les évaluateurs puissent examiner la ventilation des coûts pour chaque sous-activité.

Par exemple, pour une activité intitulée « Créer des données, des outils, des ressources et des publications », vous indiqueriez ici :

  • les éléments précis de données, d'outils, de ressources et de publications à créer (quoi),
  • expliqueriez à quoi ils serviraient (où),
  • (quand) ils seront utilisés et
  • quel sera le résultat escompté (pourquoi).

NE nommez PAS un élément de coût et/ou ne fournissez pas une description d’un élément de coût identique au nom de la catégorie de coût, c.-à-d. si vous demandez un financement pour les déplacements, ne nommez pas l’élément de coût « Déplacements » ou ne le décrivez pas simplement comme « Déplacements ».

Description

Dans la zone de description, fournissez une ventilation des éléments de coût de sorte que les évaluateurs puissent en déterminer la nature et, en définitive, qu’ils puissent juger du caractère raisonnable du budget proposé.

Par exemple, si vous avez une catégorie de coûts Déplacements, vous devriez inscrire ici les indemnités journalières et une ventilation des frais de déplacement, ou encore si vous souhaitez réclamer les dépenses réelles, une ventilation des frais de repas, d’hébergement et de déplacement.

Chaque coût doit indiquer clairement comment la valeur a été calculée. Expliquez comment les coûts de votre projet sont estimés. Cela peut être fait en fournissant, qui, quoi, où, quand, pourquoi, comment et pendant combien de temps. En pratique, il faudrait inscrire quelque chose comme ce qui suit :

  • « Deux vols aller-retour en classe économique Brandon – Ottawa » et, sur une ligne séparée ; ou
  • « Repas et hébergement pour deux personnes pour quatre jours (du 20 au 23 août) ».

Catégorie de coût

Sélectionnez, dans la liste déroulante, la catégorie de coûts (tel qu’il est décrit ci-dessous) pour chaque poste budgétaire :

  • Salaires et avantages sociaux ;
  • Services contractuels ;
  • Déplacements ;
  • Dépenses en capital ; ou
  • Autres coûts directs du projet.

Détails des éléments de coût admissibles

Les frais engagés avant qu’AAC considère que votre demande est complète ou après le 31 mars 2023 ne sont pas admissibles à un remboursement et ne seront pas considérés dans la partie qui revient au demandeur dans le cadre du partage des coûts.

AAC peut accepter que des coûts admissibles soient engagés après la réception d’une proposition de financement complète dans le cadre du programme, mais avant la signature d’une entente de contribution (EC), si AAC considère que la mesure est nécessaire pour atteindre les objectifs du projet et que les coûts sont raisonnables et nécessaires à la réalisation des activités admissibles auxquelles ils sont associés.

La date de réception d’une demande complète ou la date de début proposée pour le projet, si celle-ci est postérieure, serait la « date d’entrée en vigueur ».

Ne tenez pas pour acquis que votre demande a été soumise tant que vous n’avez pas reçu l’accusé de réception.

Il est très important que vous compreniez que dans ce cas, les coûts ne peuvent être remboursés que lorsqu’il existe une entente de contribution (EC) entre votre organisme et AAC. Vous engagez donc ces coûts à vos propres risques, et AAC n’est pas tenu de les payer.

Les tableaux suivants présentent les coûts admissibles dans le cadre de ce programme et toutes les restrictions ou consignes que vous devez connaître pour vous aider à réaliser votre budget.

Salaires et avantages sociaux

Éléments de coût admissibles

Salaires et avantages sociaux versés aux employés qui mènent les activités décrites dans le plan de travail du projet ou payés à leur compte. Ces coûts ne comprennent pas les frais liés à l’établissement des rapports financiers liés à l’administration du projet ou des rapports sur le rendement dans le cadre du projet.

  • Ils comprennent notamment les charges sociales obligatoires de l’employeur, les cotisations d’assurance-emploi, les cotisations au Régime de pensions du Canada et au Régime de rentes du Québec et l’indemnité de congé et les avantages.
  • Le mot « avantages » renvoie aux paiements qu’un employeur est requis d’effectuer selon les politiques d’une société ou une convention collective telle qu’une contribution au régime de pension du groupe.
Restrictions et consignes
  • Pour les employés qui ne travaillent pas à temps plein sur le projet, des feuilles de temps doivent être conservées. Il est peu probable qu’un employé travaille 100 % de son temps sur le projet et n’ait pas d’autres tâches régulières; par conséquent, si un demandeur est retenu, il doit s’attendre à remplir des feuilles de temps pour les employés travaillant sur le projet.
  • Il faut préciser que les coûts liés aux salaires et aux avantages sociaux ne comprennent pas les primes, comme les salaires au rendement (par exemple, les salaires compensatoires), ou les avantages considérés comme indirects, comme les frais d’adhésion à un centre de conditionnement physique ou les indemnités de stationnement.
  • Les indemnités de départ ne sont pas admissibles
  • Les coûts liés aux avantages ne doivent pas dépasser 25 % des coûts salariaux admissibles de chaque employé travaillant sur le projet.
  • Ces coûts ne comprennent pas les coûts salariaux engagés pour les employés qui remplissent des rapports financiers ou des rapports sur le rendement dans le cadre du projet. Ces coûts sont compris dans le cadre de l’administration.

Services contractuels

Services contractuels
Éléments de coût admissibles

Services professionnels ou spécialisés pour lesquels un marché a été conclu, tels que :

  • Services de consultants ou d’experts ;
  • Recherche ; et
  • Gestion de projet visant la réalisation d’activités.
Restrictions et consignes
  • Un contrat officiel comprenant les modalités de paiement et décrivant clairement les livrables doit avoir été conclu avec l’entrepreneur.
  • Le bénéficiaire doit avoir recours à un processus administratif juste et concurrentiel ou autrement justifiable et généralement reconnu, de façon à garantir que seuls des entrepreneurs compétents et qualifiés travaillent sur le projet.

Déplacements

Déplacements
Éléments de coût admissibles

Frais de déplacement directement associés au projet tels que :

  • Les indemnités journalières (frais d’hébergement, de repas et de transport local et de taxis);
  • Les frais de transport, comme le transport aérien, ferroviaire, maritime et routier;
  • Les dépenses d’accueil.
Restrictions et consignes
  • Lorsqu’un déplacement est approuvé, les demandeurs peuvent faire une réclamation pour ces dépenses à l’aide d’une des options suivantes :
    1. demander l’indemnité journalière établie ; ou
    2. demander le remboursement des dépenses réelles, dont le montant est inférieur à l’indemnité journalière établie.
  • Les indemnités journalières permettront de couvrir les frais quotidiens d’hébergement, de repas et de déplacements locaux ou urbains (autobus, taxis, véhicules de location, etc.) le transport terrestre, y compris le stationnement, en direction et en provenance du terminal d’un transporteur public, les documents d’entrée, y compris les passeports et les visas, les assurances (tous les types), les vaccins, et les frais accessoires (appels téléphoniques personnels, buanderie, pourboires, etc.) pour les voyages individuels.
  • Si l’option a) est retenue, une indemnité journalière peut être versée pour chaque jour de déplacement, comme suit :
    • Déplacements à l’intérieur du Canada :
      • déplacement d’une journée sans nuitée : 70 $ CA/jour ; ou
      • déplacement de plusieurs jours avec nuitées : 300 $ CA/jour.
    • Déplacements à l’extérieur du Canada :
      • déplacement d’une journée sans nuitée : 100 $ CA/jour ; ou
      • déplacement de plusieurs jours avec nuitées : 425 $ CA/jour.
  • Le bénéficiaire peut réclamer les frais de transport aérien, ferroviaire et terrestre (vers une destination en dehors de la ville) (c.-à-d., plus de 50 km (100 km aller-retour) en dehors de la ville) pour les voyages individuels comme suit :
    • Véhicule privé : taux par kilomètre (0,55 $ par km) et frais de stationnement au lieu de destination. Le véhicule privé ne doit pas être utilisé si son coût est plus élevé que celui d’un véhicule de location ou du transport ferroviaire ou aérien ;
    • Véhicule de location : coût d’un véhicule de taille moyenne (ou coût d’un véhicule de taille supérieure à la taille moyenne pour des motifs liés entre autres à la sécurité, aux besoins particuliers du voyageur ainsi qu’au volume/poids des biens transportés), essence et stationnement à destination ; et
    • Transport aérien : tarif de la classe économique uniquement pour tous les déplacements (pas celui de la classe affaires ou de la première classe). Les réservations doivent être effectuées pendant les dates d’entrée en vigueur de l’entente de contribution, comme indiqué dans la section Détails des éléments de coût admissibles ci-dessus. Les coûts liés à la sélection du siège et aux bagages sont admissibles à un remboursement. En cas d’achat d’un billet de classe supérieure, vous devrez présenter un justificatif du tarif économique de ce vol pour être remboursé.
  • Les coûts liés à la consommation d’alcool, aux divertissements et aux cadeaux ne sont pas admissibles.

Dépenses en capital

Dépenses en capital
Éléments de coût admissibles

Les immobilisations sont des biens corporels achetés, construits, mis au point ou par ailleurs acquis :

  • qui ne sont pas destinés à la revente dans l’exercice des activités normales ;
  • qui peuvent englober également les améliorations (lesquelles correspondent aux dépenses liées à la modification ou à la modernisation d’un actif qui visent à accroître la fonctionnalité ou à prolonger la vie utile du bien) ;
  • dont le coût comprend le prix d’achat ainsi que les autres coûts d’acquisition, comme les frais d’installation, les frais de transport, le coût de l’assurance transport, les droits, et la part non remboursable des taxes provinciales sur la vente, de la taxe sur les produits et services, de la taxe de vente harmonisée ou des autres taxes sur la valeur ajoutée ; et
  • qui ont une durée de vie utile de plus d’un an et un coût par article d’au moins 10 000 $.
Restrictions et consignes
  • Pour être admissible, une dépense en immobilisations doit être requise expressément pour de la formation.
  • Les coûts d’immobilisations de plus de 10 000 $ doivent être approuvés au préalable.
  • Lorsque plusieurs immobilisations connexes sont nécessaires, le coût cumulatif de ces biens devrait être considéré comme un coût unique et faire l’objet d’une approbation préalable si la valeur est supérieure à 10 000 $.
  • L’achat d’un terrain ou d’un immeuble n’est pas une dépense admissible.
  • Les biens mineurs et les éléments d’actif qui ne sont pas expressément nécessaires à l’exécution d’un projet sont des coûts inadmissibles.

Éléments de coût admissibles

Éléments de coût admissibles
Éléments de coût admissibles

Autres coûts liés aux livrables du projet, comme :

  • Les frais d’expédition ;
  • Les frais d’impression ;
  • Les frais d’inscription et de participation à des conférences ;
  • Les coûts liés à la traduction ;
  • Les coûts liés à la production de documents ; et
  • Les coûts du matériel.
Restrictions et consignes
  • Les coûts liés à la consommation d’alcool, aux divertissements, aux cadeaux, aux prix et aux cadeaux publicitaires ne sont pas admissibles.
  • Les frais courants d’établissement d’une exploitation commerciale ne sont pas admissibles.

Administration

Les coûts administratifs sont calculés automatiquement au taux fixe de 10 % des coûts totaux pour les activités prévues au budget. Ce taux fixe s’applique aux coûts liés à la gestion de projet et aux salaires du personnel administratif (gestion et production de rapports), à l’utilisation des locaux à bureaux et à l’utilisation de l’équipement et du matériel de bureau.

La liste qui suit énumère les coûts qui seraient couverts par le taux fixe. Ces coûts ne peuvent être calculés dans la catégorie des salaires et des avantages sociaux ou des autres coûts directs du projet.

Voici une liste non exhaustive de ces coûts :

Administration
Éléments de coût admissibles

Les coûts administratifs représentent les dépenses opérationnelles principales de l’organisme qui ne sont pas directement liées à l’exécution des activités du projet, mais qui sont nécessaires pour gérer les activités décrites dans le plan de travail et pour appliquer les exigences de production des rapports de entente de contribution, y compris les coûts de gestion du projet.

Les coûts administratifs renvoient aux coûts liés à l’administration de l’Entente de contribution, y compris :

  • À la gestion du projet (salaires des gestionnaires et du personnel administratif qui ne sont pas affectés à la réalisation des projets, y compris des personnes qui négocient les contrats de service, payent les factures, gèrent le budget du projet, contrôlent ou préparent les demandes de remboursement ainsi que les rapports financiers, les rapports sur le rendement ou les rapports sur l’avancée du projet) ;
    • Aux salaires, aux charges sociales obligatoires de l’employeur, aux avantages et aux services contractuels ; et
    • Aux fournitures de bureau et aux frais administratifs ;
      • aux frais liés aux services téléphoniques de base (y compris les lignes des télécopieurs) et aux téléphones cellulaires ;
      • à l’électricité ;
      • au matériel et aux fournitures de bureau (p. ex. stylos, crayons, papier, enveloppes, produits de nettoyage et abonnements) ;
      • aux frais d’Internet mensuels ;
      • aux frais postaux et de messagerie ;
      • au matériel de bureau (par exemple, ordinateurs, imprimantes et photocopieuses) ; et
      • aux locaux à bureaux (location) et aux taxes connexes liées aux services publics, à l’entretien et aux biens immobiliers ; et
  • Aux frais de vérification ;
  • Aux frais bancaires ;
  • Assurance (incendie, vol, responsabilité) ;
  • Frais judiciaires ;
  • Aux produits et aux services administratifs des technologies de l’information (TI), y compris la maintenance ; et
  • Aux autres types de dépenses générales liées au bureau de l’organisme.
Restrictions et consignes
  • N’incluez pas les coûts d’administration dans votre demande; le formulaire les calculera automatiquement à un taux fixe de 10 %. Ce dernier a été établi pour représenter les coûts liés à l’exécution des fonctions administratives entourant l’entente de contribution.
  • Afin d’alléger votre fardeau administratif, vous n’êtes pas tenu de détailler ces coûts au moment de la demande. Ils ne feront pas l’objet d’une négociation et ne seront pas validés lors du dépôt de celle-ci.
  • Vous pouvez également choisir de ne pas demander le remboursement des coûts administratifs et de ne pas appliquer le taux fixe.
  • Ces coûts seront financés selon le ratio approuvé du partage des coûts du programme.

Remarque : Vous êtes toujours tenu de conserver l’ensemble des documents liés à ces coûts. Si vous êtes soumis à une vérification, vous devrez fournir ces documents justificatifs.

Ces coûts d’administration sont assujettis au ratio de partage des coûts du programme. Si votre projet est approuvé, le taux fixe de 10 % sera appliqué à vos coûts admissibles réels une fois que vous aurez transmis les rapports financiers se rattachant à vos dépenses.

Sources de financement

Veuillez consulter la section 1.3 du Guide du demandeur pour obtenir des renseignements sur le partage des coûts, les sources de financement et les limites de cumul du financement du gouvernement.

C’est ici que vous indiquerez comment vous envisagez de financer votre part du projet.

Dans l’onglet « Sources de financement », saisissez le montant de votre part du financement en espèces et en nature qui proviendra des sources suivantes :

  • directement du demandeur (votre organisme) ;
  • d’autres ministères, organismes et sociétés d’État fédéraux ;
  • des ministères, organismes et sociétés d’État des gouvernements provinciaux et territoriaux ;
  • d’administrations municipales ;
  • de l’industrie/de partenaires (vos membres, les partenaires de l’industrie, les commanditaires, etc.).

Dans chaque type de financement, indiquez le nom de la source de financement. Pour ajouter une autre une source de financement au type de financement sélectionné, cliquez sur le symbole +. Vous pouvez ajouter autant de sources de financement dont vous avez besoin. Pour supprimer une source de financement, cliquez sur le symbole x. Tous les renseignements sur cette source de financement sont alors supprimés.

Dans la zone de description, fournissez le niveau de détail nécessaire pour indiquer à quelle activité et/ou à quel coût le financement particulier est lié.

Sommaire du budget

L’onglet Sommaire du budget calcule automatiquement l’ensemble des renseignements financiers que vous avez déjà entrés dans les onglets Coûts de projet et Sources de financement et vous présente en continu un aperçu général des calculs du budget de votre projet.

C’est ici que vous verrez que les coûts administratifs ont été ajoutés au budget global. Les coûts administratifs sont calculés automatiquement au taux fixe de 10 % des coûts totaux pour les activités prévues au budget.

Déclarations

Dettes non remboursées au gouvernement du Canada

Les bénéficiaires de fonds octroyés par AAC doivent déclarer tout montant dû au gouvernement du Canada. Tous les montants dus au bénéficiaire dans le cadre de programmes d’AAC peuvent être déduits des montants dus au gouvernement du Canada en vertu d’une entente ou d’une loi passée avec le gouvernement du Canada.

Activités de lobbying

Le demandeur doit s’assurer que les personnes faisant du lobbying en son nom sont enregistrées et respectent la Loi sur le lobbying.

Pour plus de renseignements sur cette loi, consultez le site Web du commissaire au lobbying du Canada.

Conflits d’intérêts

Tous les fonctionnaires ou titulaires d’une charge publique, actuels ou anciens, doivent éviter les situations de conflit d’intérêts pendant qu’ils sont à l’emploi du gouvernement fédéral et pendant un certain temps après leur mandat. Le demandeur reconnaît qu’aucune personne visée par la Loi sur les conflits d’intérêts, le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique, le Code régissant les conflits d’intérêts des députés, tout code fédéral de valeurs ou d’éthique applicable ou toute politique fédérale sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat ne peut bénéficier d’un avantage découlant de la présente demande à moins que la fourniture ou la réception de pareils avantages soit prévue dans ces dispositions législatives, politiques et codes.

Consentement à l’utilisation et à la divulgation de renseignements et droits de reproduction

Les renseignements personnels seront traités et divulgués conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Vous avez le droit de consulter les renseignements personnels qu’AAC détient à votre sujet et de demander que les renseignements erronés soient corrigés, en communiquant avec le directeur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels d’AAC à l’adresse aafc.atip-aiprp.aac@canada.ca.

Pour en savoir plus sur les pratiques d’AAC en matière de protection des renseignements personnels, vous pouvez consulter les fichiers de renseignements personnels intitulés « Communications publiques » (POU 914) et « Activités de sensibilisation » (POU 938).

Les renseignements commerciaux seront uniquement divulgués conformément à la Loi sur l’accès à l’information.

Visitez la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l’accès à l’information pour en savoir plus renseignements sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l’accès à l’information. Pour plus de renseignements sur ces lois, veuillez communiquer avec le directeur de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels à l'adresse aafc.atip-aiprp.aac@canada.ca.

Autorisation de reproduction

AAC peut divulguer, reproduire et distribuer une partie ou la totalité des documents fournis dans le présent formulaire ou y étant annexés, au sein d’AAC et avec les tiers autorisés, y compris d’autres ministères, aux fins compatibles avec la réception, l’évaluation et le traitement subséquent de la demande.

Pièces jointes

En plus du formulaire de demande qui comprend le plan de travail et les budgets, vous devez joindre les documents ci-après pour que votre dossier de demande soit complet. Utilisez la liste de contrôle des pièces jointes dans l’onglet Renseignements sur le projet pour suivre la documentation requise.

Votre demande ne sera prise en compte que lorsque les documents listés ci-après auront été joints au présent formulaire ou soumis directement à AAC. Un dossier incomplet ne sera pas traité tant et aussi longtemps que tous les documents n’auront pas été reçus.

Nom du document Description
Sommaire Il s’agit d’un résumé faisant le lien entre les activités proposées et les objectifs du projet.
Copie du certificat de constitution ou des statuts de l’organisme demandeur Les certificats et statuts constitutifs sont émis respectivement par le gouvernement provincial, territorial ou fédéral qui documente le statut du demandeur en tant que personne morale, ou sont déposés auprès de ces gouvernements.
États financiers Les états financiers des deux dernières années.
Lettres d’approbation et lettres d’appui relatives au projet (si possible, mais non obligatoires) Les lettres d’appui d’organismes convaincus de la nécessité du projet proposé et souhaitant que le projet envisagé soit accepté.
Autorisations préalables pour les immobilisations (s'il y a lieu) Toutes les dépenses de plus de 10 000 $ pour les immobilisations doivent être approuvées au préalable par l’équipe responsable du programme à l’aide du formulaire d’autorisation préalable pour les immobilisations d’AAC.
Signature du formulaire des représentants désignés par le demandeur Le ou les représentants que vous avez désignés doivent signer ce formulaire, que vous joindrez au dossier de demande de projet en ligne.

Envoi de la demande

Une fois que vous avez rempli le formulaire de demande et rassemblé tous les documents supplémentaires, soumettez votre demande de projet accompagnée de tous les documents exigés.

Joignez toute la documentation requise au formulaire de demande PDF en utilisant la fonction de trombone dans la barre latérale gauche.

Le représentant qui soumet le formulaire doit être dûment autorisé à soumettre le présent formulaire de présentation de projet au nom du demandeur. Cette personne a tendance à être le cadre supérieur de l’organisation, c’est-à-dire le directeur général.

Si vous avez besoin d’une assistance technique lors du dépôt de votre demande ou à tout moment du processus de demande, vous pouvez accéder au fichier d’assistance technique en cliquant sur l’icône () qui se trouve sur le formulaire de demande de projet.

Pour en savoir plus sur le Programme Agri-compétitivité, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées suivantes :

Téléphone :
1-877-246-4682
ATS :
613-773-2600
Courriel :
aafc.agricompetitivenessagri-competitivite.aac@canada.ca
Adresse postale :
Agriculture et Agroalimentaire Canada
Programme Agri-compétitivité
1341 rue Baseline
Tour 7, Étage 7, Pièce 216
Ottawa ON K1A 0C5
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