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Guide étape par étape pour une préparation, une réalisation et un suivi réussis d’un salon professionnel

1. Pourquoi participer à un salon professionnel?

Les salons professionnels constituent un élément de marketing répandu. Les salons professionnels permettent aux entreprises d’établir de nouveaux partenariats et d’interagir avec un groupe diversifié d’acheteurs et de clients éventuels dans un seul endroit. Beaucoup d’entreprises comprennent ces avantages et considèrent la participation à des salons professionnels comme un élément important de leur stratégie d’exportation.

Fait : 76 % des entreprises ont indiqué que leur rendement du capital investi pour une participation à un salon international est identique ou supérieur à une participation à un salon national. Source : EXHIBITOR Magazine, 2019

Les salons professionnels sont :

2. Établir votre stratégie de marketing

Après avoir décidé de participer à un salon professionnel et de présenter vos produits ou services, il est important d’élaborer une stratégie de marketing pour promouvoir votre marque avant et pendant le salon professionnel. Une stratégie de marketing vous permet de prendre des mesures pour améliorer votre visibilité plus rapidement et de vous distinguer des concurrents. Vous voulez encourager les participants au salon professionnel à visiter votre kiosque et à faire affaire avec vous pendant le salon professionnel.

Fait : Les visiteurs sont plus sensibles aux techniques de marketing pendant des activités spéciales, ce qui améliore la possibilité qu’une campagne de marketing à court terme pendant un salon professionnel donne des résultats et fasse connaître la marque de l’entreprise. Source : Center for Exhibition Industry Research (CEIR)

Déterminer vos objectifs et votre public cible

Les objectifs sont notamment : sensibiliser davantage les clients éventuels à votre marque et à vos produits, améliorer votre présence sur le marché, rencontrer de nouveaux clients, connaître les tendances de l’industrie, lancer ou essayer un nouveau produit, et maintenir les relations avec les clients et les partenaires existants. Déterminer votre public cible vous permet d’élaborer une stratégie plus efficace et personnalisée.

Budget

Le marketing est aussi important que la participation au salon professionnel et doit être inclus dans le budget. Si vous participez à des salons professionnels à l’étranger, n’oubliez pas de tenir compte des frais de marketing à l’étranger et de l’incidence des taux de change.

Choisir les bons outils de marketing

Les méthodes de marketing répandues sont les suivantes :

Outils pour les médias sociaux

L’utilisation efficace des médias sociaux peut améliorer votre stratégie en matière de salons professionnels, car ils permettent d’interagir en temps réel avec les clients et offrent un contenu personnalisé pour votre public cible. Ils peuvent offrir aux participants de nouveaux moyens pour connaître, communiquer et recommander votre entreprise et vos produits.

Fait : 91 % des entreprises exposantes intègrent actuellement les médias sociaux dans leur stratégie mixte de marketing en personne. Source : EXHIBITOR Magazine, 2018

Les entreprises (et les consommateurs) utilisent de plus en plus les médias sociaux dans le cadre de leur stratégie de marketing pour communiquer, diffuser et promouvoir leur marque et leurs services et produits. Parmi des outils très connus, mentionnons notamment Facebook, Twitter, LinkedIn, Flickr et YouTube.

Tirer profit des médias sociaux :

Marque Canada

La Marque Canada est une initiative d’Agriculture et Agroalimentaire Canada qui vise à aider le secteur agroalimentaire canadien à différencier ses produits en tant que produits canadiens tant à l’échelle nationale qu’internationale. Elle comprend une série d’outils, notamment des graphiques, des images et des messages qui peuvent aider votre marque et vos produits, et tirer profit des perceptions positives qu’ont les consommateurs du Canada.

Mettre en œuvre la stratégie

Il est nécessaire de vérifier continuellement la stratégie et d’enregistrer toutes les activités de marketing qui doivent être évaluées en fonction des résultats obtenus et des leçons apprises. L’établissement d’un calendrier est essentiel pour rester sur la bonne voie.

3. Choisir le bon salon professionnel

Vous pouvez choisir entre des centaines de salons professionnels partout au monde. Beaucoup d’entreprises consacrent beaucoup de temps et dépensent beaucoup d’argent pour voyager et préparer un kiosque et négligent de consacrer des ressources pour faire des recherches sur les salons professionnels et établir des objectifs. Des recherches et des évaluations détaillées vous permettent de vous assurer que vous avez choisi le salon professionnel qui répond le mieux à vos objectifs.

Utiliser l’expertise des délégués commerciaux et des représentants du bureau régional d’Agriculture et Agroalimentaire Canada

Les délégués commerciaux œuvrent partout au monde pour promouvoir le secteur de l’agriculture et de l’agroalimentaire canadien. Les délégués commerciaux qui ont des bureaux dans les marchés internationaux d’intérêt et le personnel des bureaux régionaux du SEA partout au Canada connaissent les méthodes utilisées pour faire des affaires dans des marchés précis, ainsi que les intervenants clés et les salons professionnels internationaux qui ont lieu dans des pays précis.

Déterminer les objectifs

Plus vos objectifs d’exportation et d’activité sont clairs, plus vous êtes en mesure de choisir les salons professionnels qui offrent plus de valeur à votre entreprise et de décider les produits ou services qui doivent être l’élément central de votre participation. Vos objectifs peuvent concerner les marchés qui vous intéressent ou des thèmes ou le nombre et la qualité de clients éventuels que vous espérez trouver.

Les questions que vous devez vous poser sont notamment :

  1. Votre produit ou service peut-il être lancé sur le marché?
  2. Quels sont les objectifs de votre participation à un salon professionnel?
  3. Quel marché et quel public ciblez-vous?
  4. Comment ce salon professionnel s’intègre-t-il à votre stratégie d’exportation?
  5. Avez-vous les ressources nécessaires : personnes, financement, temps, engagement?
  6. Avez-vous la capacité d’assurer le suivi des clients éventuels?

Consulter les renseignements sur les exposants et les participants

Communiquez activement avec les organisateurs du salon professionnel, les propriétaires des sites Web et toute autre source disponible avant de décider de participer au salon professionnel. Cela vous permet de mieux comprendre s’il s’agit d’une activité qui ajoute de la valeur à votre entreprise et de prendre des décisions éclairées à cet égard. Comprendre vos options – vous pouvez décider de présenter des produits ou services ou simplement de visiter le salon professionnel pour rencontrer d’autres personnes et pour obtenir des renseignements sur le marché si vous ressources sont insuffisantes.

4. Planifier votre participation

Les efforts et le temps consacrés à la préparation du salon professionnel peuvent avoir une incidence sur votre succès pendant et après le salon professionnel. On offre souvent des séances de formation sur les lieux avant et pendant le salon professionnel. Ce genre de préparation peut améliorer votre niveau de compétence et de professionnalisme dans le cadre d’un salon professionnel.

Établir des objectifs qui sont en harmonie avec vos objectifs de marketing et votre stratégie commerciale générale

Il est important de comprendre que la participation aux salons professionnels ne se limite pas aux journées pendant lesquelles vous exposez vos produits; il s’agit plutôt d’un outil de marketing que vous devez intégrer à votre stratégie commerciale de manière appropriée pour obtenir les résultats voulus. Établir des objectifs et préparer une feuille de route sont des éléments clés pour atteindre les objectifs.

Par exemple, votre entreprise peut vendre 100 produits différents, mais lorsque vous fixez les objectifs, vous pouvez décider de vous concentrer sur 10 produits pour faire leur promotion aux salons professionnels et pour améliorer les ventes. Si vous pouvez améliorer les produits que vous voulez exposer ou montrer ou discuter avec les clients éventuels, votre présentation est plus solide, cohérente et personnalisée.

Informer les clients de votre participation

Alors que vous vous préparez à participer à votre salon, vous devez communiquer avec vos clients actuels et potentiels :

Fait : 71 % des entreprises déclarent que leur principale raison pour exposer à l’international est d’augmenter les pistes et les ventes et de nouer des relations avec des clients existants et éventuels. Source : EXHIBITOR Magazine, 2019

Pour vous préparer au salon professionnel et vous assurer d’utiliser le temps passé au salon professionnel de manière optimale, organisez des rendez-vous avec les clients et les acheteurs éventuels le plus tôt possible. Les délégués commerciaux qui œuvrent dans le marché ciblé et les représentants des bureaux régionaux d’Agriculture et Agroalimentaire Canada peuvent vous donner des renseignements sur les réunions avec des clients éventuels auxquelles les exportateurs canadiens peuvent participer.

Conception du kiosque

Pour les salons professionnels, il faut prévoir des présentations professionnelles et des matériels promotionnels tels que des échantillons des produits ou des services, le personnel nécessaire et les frais de déplacement et d’expédition. Il est important que l’exportateur établisse un budget pour ces dépenses lorsqu’il élabore la conception du kiosque.

La création d’une présentation nouvelle, innovatrice et unique et l’utilisation de techniques de vente sont des éléments essentiels pour obtenir le succès. Si le kiosque n’est pas accueillant et accessible, les visiteurs réduisent le temps passé à visiter votre kiosque.

Conseils :

Indépendamment du fait que vous soyez un exposant indépendant ou que vous exposiez dans un pavillon, il est important de faire attention aux détails pour vous assurer que l’impression et l’atmosphère créées vous permettent d’obtenir de bons résultats.

Préparer le matériel de promotion le plus tôt possible

Conseils :

Réglementation douanière et règlements sur l’importation

Essayez de déterminer la meilleure méthode ou approche pour transporter les objets d’exposition et les échantillons ou les produits au salon professionnel. Consultez la réglementation douanière et les règlements sur l’importation et les directives sur les permis nécessaires pour vos échantillons. Il vaut mieux connaître ces exigences le plus tôt possible pour assurer une transition facile de la période d’avant le salon professionnel à celle de l’exposition.

Comprendre les questions liées à l’accès aux marchés qui vous intéressent vous aide à déterminer si vous avez des possibilités d’exporter vos produits à long terme.

Formation du personnel

Des employés proactifs, accueillants et compétents peuvent attirer plus efficacement les visiteurs par rapport à un échantillon gratuit ou à un cadeau publicitaire. Le personnel devrait recevoir les échantillons et les questions clés avant le salon professionnel. Évitez de donner l’impression que les réponses sont préétablies, mais assurez-vous de donner des directives sur les méthodes de communication entre le personnel et les visiteurs.

Fait : La majorité des entreprises exposantes forment leur personnel à la qualification des clients éventuels aux salons professionnels. Source : EXHIBITOR Magazine

Les nouveaux clients deviennent des ambassadeurs de votre entreprise. Des visiteurs satisfaits du comportement de votre personnel ont une meilleure impression de votre entreprise, et sont plus disposés à faire affaire avec vous et à recommander votre produit ou service à d’autres personnes.

Conseils :

Fait : Les visiteurs passent en moyenne 8,4 heures par salon à visiter les stands. Source : EXHIBITOR Magazine

5. Participation sur les lieux

Même si vous consacrez beaucoup de temps à la préparation de votre kiosque, il y a toujours des changements et des surprises. Soyez prêt aux changements et à vous adapter!

Arrivée

  1. Essayez d’arriver au salon professionnel au moins 24 heures avant l’ouverture. Pour les salons professionnels à l’étranger, il vaut mieux prévoir plus de temps.
  2. À l’arrivée, communiquez avec votre personne-ressource sur les lieux, le cas échéant, pour être au courant des activités locales.
  3. Assurez-vous d’avoir tous les documents relatifs à l’expédition, à l’inscription au kiosque, etc.

Organisation du kiosque

  1. Assurez-vous d’obtenir un plan de l’exposition et prenez suffisamment de temps pour vous familiariser avec les lieux et les autres exposants.
  2. Vérifiez que votre présentation est bien organisée.
  3. Assurez-vous que tous les matériels promotionnels sont prêts.
  4. Organisez une dernière séance d’information pour le personnel pour examiner les objectifs, le plan d’action et les calendriers.
  5. Confirmez les rendez-vous pendant le salon professionnel.

Comprendre les acheteurs

Les visiteurs des salons professionnels ont certains comportements typiques. Si vous faites l’effort de comprendre le public, vous pourrez élaborer une bonne méthode pour encourager les clients éventuels à visiter votre kiosque et à examiner vos produits et services. Les ateliers ou les séminaires organisés dans le cadre du salon professionnel, les activités locales et la culture locale ou régionale peuvent vous donner des idées. Les délégués commerciaux et les représentants du bureau régional peuvent aussi donner des conseils.

Les employés doivent comprendre le plan d’affaires de votre entreprise et le public cible et non seulement pousser les visiteurs à acheter un produit. Leurs efforts seront inutiles s’ils ne sont pas en mesure de fournir les renseignements importants sur l’entreprise et les produits et de se comporter de manière professionnelle et compétente avec les clients éventuels.

Déterminer les personnes qui sont des clients éventuels

La capacité de reconnaître un client éventuel est l’élément clé pour créer de nouvelles occasions d’affaires. Vous pouvez aider les employés à identifier les clients éventuels en préparant un profil du public cible et en précisant si vous visez des partenariats locaux ou des alliances d’entreprises à l’échelle internationale. Préparer des questions clés peut aussi aider les employés.

Fait : 95 % des entreprises déclarent que l’acquisition de clients éventuels est l’un de leurs principaux objectifs de marketing de la participation à un salon. Source : Center for Exhibition Industry Research, 2018

Des objectifs d’affaires clairs vous aident à déterminer les visiteurs du kiosque qui sont intéressés à vos produits. Par exemple, si vous avez décidé de vous concentrer sur le marché des États-Unis, tous les visiteurs américains de votre kiosque satisfont déjà à un critère important. Plus des critères précis sont respectés, plus l’importance des échantillons et des renseignements est grande.

Conseils sur le réseautage

Fait : Les salons professionnels attirent des visiteurs qui peuvent prendre des décisions sur les achats. La moitié des personnes qui visitent un salon professionnel préparent un plan d’achats avant la visite. Source : Center for Exhibition Industry Research (CEIR)

Gestion des clients éventuels

Votre présentation doit cibler des clients éventuels précis qui sont intéressés à vos produits. Après avoir ciblé les clients, vous devez essayer d’établir un contact personnel. Vous devez élaborer un système pour enregistrer les noms de toutes les personnes contactées. Pour vous assurer d’avoir les noms de tous les clients éventuels, vous pouvez conserver les cartes professionnelles reçues ou noter chaque interaction sur papier ou électroniquement.

Conseils et meilleures pratiques :

Fait : Près de la moitié (49 %) des exposants sont en mesure de suivre le pourcentage de pistes de vente obtenues lors d’un salon donné qui se transforment finalement en ventes. Source : EXHIBITOR Magazine, 2020

6. Suivi après le salon professionnel et mesure du rendement

Après le salon professionnel, il est facile d’oublier le suivi. Dans la plupart des cas, les salons professionnels permettent de déterminer les clients éventuels et non de vendre des produits. Plus vous attendez à communiquer avec les clients éventuels, plus il est difficile d’établir des relations d’affaires.

Dans un délai d’un mois

Le fait d’assurer le suivi des clients dans un délai de 30 jours vous permet de vous assurer que votre entreprise tire des avantages maximaux de la participation au salon professionnel, autrement les efforts et le temps consacrés au salon professionnel peuvent être inutiles.

On peut assurer le suivi de plusieurs façons. Vous pouvez appeler quelques jours après le salon professionnel et assurer de nouveau le suivi dans un délai d’un mois (le calendrier peut varier en fonction de la nature et du caractère saisonnier de votre entreprise). Des exemples de suivi sont notamment des lettres ou des courriels de remerciement, des déplacements pour visiter les clients éventuels et la distribution d’échantillons et de trousse de renseignements.

Il est possible de rester plus longtemps sur les lieux après un salon professionnel pour rencontrer immédiatement en personne les clients éventuels les plus intéressés.

Entre six mois et un an

Communiquez avec vos clients éventuels pour expliquer les nouveaux produits ou services et les mises à jour des produits existants. Vous pouvez offrir un abonnement à un bulletin d’information ou participer à des médias sociaux pour fournir les renseignements les plus récents sur votre entreprise.

Envisagez-vous de visiter d’autres salons professionnels ou d’exposer vos produits? Lorsque vous planifiez la participation à d’autres salons professionnels, communiquez à vos clients éventuels les noms des salons professionnels que vous prévoyez visiter puisqu’ils pourraient les visiter et vous aurez la possibilité de communiquer avec eux.

Évaluation du rendement

Organisez une séance d’information, officielle ou non, et effectuez une évaluation de votre participation au salon professionnel pour déterminer ce qui a fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné et ce que vous pouvez améliorer. Il vaut mieux organiser une séance d’information immédiatement après le salon professionnel parce que vous n’avez pas encore oublié les détails.

Les commentaires peuvent être utiles parce qu’ils vous aident à améliorer vos activités dans le cadre du salon professionnel suivant. Ils peuvent aussi être utiles pour déterminer les salons professionnels qui répondent à vos besoins à l’avenir. La qualité des clients éventuels, les ventes obtenues et le nombre de visiteurs sont des exemples d’éléments qui peuvent être mesurés pour avoir une idée du succès de votre kiosque.

Un rapport après le salon professionnel comportant la description du salon professionnel, les possibilités de marché, les nouvelles tendances, les leçons apprises et les recommandations pour les salons professionnels futurs peut être utile pour planifier les activités futures et pour établir le budget. En outre, une séance d’information sur votre stratégie de marketing et son incidence sur les résultats obtenus peut vous aider à préparer les plans de marketing à l’avenir.

Considérez votre participation à un salon professionnel comme une occasion d’améliorer de manière cohérente votre approche aux affaires dans le cadre d’un salon professionnel. Vous devez vous assurer que la participation au salon professionnel répond à vos besoins d’affaires et permet d’atteindre vos objectifs et que vous ne perdez pas votre temps et de l’argent.

Il y a plusieurs approches à la participation à un salon professionnel, donc nous avons donné simplement des conseils pour mieux planifier cette méthode importante de marketing. Il est important de personnaliser votre approche aux salons professionnels pour obtenir un maximum de succès.

7. Pavillon du Canada : pourquoi exposer vos produits avec nous?

AAC participe à plusieurs salons professionnels importants partout au monde au moyen de son Programme du pavillon du Canada qui a pour but d’aider les entreprises canadiennes à participer aux grands salons professionnels internationaux sur les aliments et les boissons « où la planète s’approvisionne ».

Le pavillon vise à présenter une image cohérente du pays à l’échelle internationale. Le programme offre un accès simplifié à une aide financière, avec un accent sur les entreprises qui font leur entrée sur le marché, les nouveaux exposants et les produits innovateurs.

Votre présence en tant qu’exposant canadien au Pavillon du Canada vous donne la possibilité de communiquer avec des clients existants et éventuels dans les marchés les plus dynamiques du monde tout en obtenant un soutien de premier ordre. Les exposants canadiens obtiennent, à un prix concurrentiel et raisonnable, un espace de choix pour exposer leurs produits dans la salle d’exposition, des services de qualité et le soutien personnalisé de notre personnel.

Exemples de services du Programme du pavillon du Canada :

  1. Pavillon de grande qualité projetant l’image de marque du Canada.
  2. Kiosques clés en main comportant l’aménagement de base : panneaux, affiches avec le nom de l’entreprise, salle commune et rafraîchissements, télécommunications et salles de réunion, matériel promotionnel canadien de choix, vitrines pour présenter les produits, comptoirs, tables et chaises, corbeille à papier, électricité et services Internet sans fil.
  3. Inscription au salon professionnel et au répertoire officiel.
  4. Séance d’information sur les renseignements commerciaux avant le salon.
  5. Aide permanente et sur les lieux à la mise en marché.
  6. Catalogue imprimé des participants au pavillon distribué avant le salon professionnel.
  7. Séances de réseautage avec les acheteurs éventuels et invitations aux acheteurs internationaux clés.
  8. Possibilité de rencontrer en personne les délégués commerciaux du Canada et les acheteurs.

On conseille aux entreprises canadiennes qui veulent exposer leurs produits dans le cadre du Programme du pavillon du Canada de visiter le site Web du Service lié aux salons professionnels du secteur de l’agriculture et de l’alimentation pour obtenir plus d’information sur l’inscription.

Pour des possibilités de financement supplémentaires pour des salons professionnels en dehors du Programme du pavillon du Canada, les petites et moyennes entreprises canadiennes peuvent consulter le site du programme CanExport, tandis que les associations industrielles canadiennes peuvent consulter le site du programme Agri-marketing pour obtenir plus de renseignements.

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