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Vérification de la gestion de l'information et de la gestion des documents

Bureau de la vérification et de l'évaluation

Le Comité de vérification d'Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) a recommandé au sous-ministre d'approuver le présent rapport de vérification le 4 juillet 2013.


Sommaire

Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) dépend largement de renseignements pour atteindre ses résultats stratégiques, et bon nombre des activités des programmes ministériels ont de fortes composantes d'information. En général, le milieu de la gestion de l'information et de la gestion de documents (GI-GD) de l'ensemble du gouvernement du Canada a changé radicalement au cours des dernières années, alors que la technologie et autre nouveauté ont fait augmenter le volume et la complexité de l'information que nombre d'organisations, tout comme AAC, doivent gérer. Les Services de gestion de l'information (SGI) de la Direction générale des systèmes d'information (DGSI) sont chargés des pratiques de gestion de l'information d'AAC.

AAC doit se conformer en tout point à la Directive sur la tenue de documents du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) d'ici mars 2015. La DGSI a procédé à une auto-évaluation de la maturité de la tenue des documents au sein d'AAC, en fonction des exigences de la Directive sur la tenue de document. Dans le cadre de l'auto-évaluation, AAC a obtenu à l'égard de toutes les exigences une note de deux ou trois sur une échelle de maturité maximale de quatre points, alors qu'une note de trois est requise pour que les pratiques du Ministère soient jugées conformes à la Directive. À la lumière des résultats de l'auto-évaluation, la DGSI a élaboré un Plan de mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents de haut niveau, afin d'aider AAC à se conformer en tout point à la Directive sur la tenue de documents d'ici mars 2015. La DGSI veille à coordonner toutes les activités nécessaires, jusqu'à ce que les pratiques d'AAC soient entièrement conformes à la Directive sur la tenue de documents. En définitive, les directions générales et les programmes sont chargés de la gestion de leurs renseignements et de leurs documents, tandis que la DGSI leur fournit du soutien, des conseils, une orientation et des outils en matière de GI-GD.

Dans le cadre de son plan triennal de vérification axé sur les risques (PVAR) de 2012-2015, le Bureau de la vérification et de l'évaluation (BVE) a déterminé qu'il fallait procéder à la vérification de la gestion de l'information - gestion des documents (GI-GD) au cours de l'exercice 2012-2013.

L'objectif de la vérification de GI-TD était de fournir l'assurance sur la justesse et l'efficacité de la mise en œuvre du cadre de GI-TD du Ministère, en ce qui concerne sa visibilité, la sensibilisation à son égard et sa prise en charge, et de procéder à une vérification d'étape des progrès réalisés relativement à la conformité à la Directive de tenue de documents du SCT. La portée de la vérification visait les activités de GI-TD menées au sein du Ministère d'avril 2011 à janvier 2013.

La vérification a permis d'examiner le cadre de GI-TD ministériel actuel et les progrès réalisés dans la mise en œuvre du Plan de mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents. Quatre directions générales ont été désignées pour participer aux activités de vérification en vue de mieux saisir la mesure dans laquelle le cadre de GI-TD avait été mis en œuvre au niveau des directions générales. Ces dernières ont donc été choisies à la suite d'une évaluation préliminaire de haut niveau du risque, qui a été menée dans toutes les directions générales d'AAC en consultation avec la DGSI. La prise en considération de l'examen préliminaire des documents, des commentaires de la DGSI et de la connaissance des pratiques de GI-TD d'autres ministères a permis de déterminer des facteurs de sélection comme, entre autres, la nature des renseignements que devaient conserver la direction générale, la sensibilité et le caractère critique des renseignements de la direction générale, les volumes estimés de renseignements de la direction générale, la technologie de gestion de documents utilisée par la direction générale et la maturité des processus de gestion de l'information de la direction générale. Les directions générales choisies constituaient également un échantillonnage représentatif des activités liées à la recherche, aux politiques et aux opérations d'AAC dans son ensemble.

La DGSI met actuellement en place un portail SharePoint (Projet d'Espace de travail du savoir), qui devrait surtout servir d'outil de collaboration dans le but d'adopter ultérieurement celui-ci comme système électronique de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI). En décembre 2012, le Conseil sur les solutions informatiques ministérielles (CSIM) a approuvé l'étape d'exécution du projet en prévoyant qu'une bonne partie de l'étape serait achevée vers la fin de l'exercice 2012-2013. La mise en œuvre du Projet d'Espace de travail du savoir est jugée prioritaire par le Ministère, et elle représente la première étape du Plan de mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents et des activités d'engagement ultérieures auprès des directions générales, incluant de discussions en vue de déterminer la valeur opérationnelle de l'information.

La vérification a permis de constater que des mesures de contrôle adéquates étaient habituellement en place pour appuyer le cadre de GI-TD d'AAC. La DGSI a établi un cadre stratégique et de gouvernance sur la GI et la tenue des dossiers (TD) pour le compte du Ministère, et elle offre des séances de formation et de sensibilisation de GI-TD aux employés. Dans l'ensemble du Ministère, on a remarqué que des éléments de surveillance et de soutien à l'utilisation du SGDDI actuel d'AAC, portant le nom d'AgriDoc, pouvaient être améliorés. En outre, compte tenu de la situation actuelle en ce qui concerne les pratiques de tenue des dossiers dans les directions générales d'AAC, on peut aussi améliorer plus particulièrement la planification et l'exécution d'activités ayant un lien avec la capacité du Ministère à se conformer à la Directive sur la tenue de documents d'ici mars 2015.

La vérification a permis de recommander au sous ministre adjoint (SMA), DGSI, d'accroître l'engagement des directions générales au moyen de communications sur la Directive sur la tenue de documents, incluant de préciser les rôles et les responsabilités et d'expliquer les liens entre les travaux effectués en collaboration avec les directions générales pour le Projet d'Espace de travail du savoir et les activités nécessaires aux fins de conformité à la Directive sur la tenue de documents; mettre à jour le Plan de mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents pour que celui-ci reflète le travail fait dans le cadre du Projet d'Espace de travail du savoir et offrir une orientation afin d'aider les directions générales dans la préparation de leur plan de mise en œuvre; accroître les communications et obtenir un engagement ferme des directions générales relativement aux structures de soutien officielles en place et futures concernant le déploiement d'un SGDDI et d'outils de collaboration, afin de s'assurer que les pratiques sont respectées au fil du temps; et, dans le plan de mesure du rendement de la GI, adopter une stratégie pour accroître le contrôle de l'utilisation du SGDDI pour s'assurer qu'il est utilisé efficacement et uniformément, ce qui comprend la communication des résultats aux directions générales.

1.0 Introduction

1.1 Contexte

1.2 Objectif de la vérification

1.3 Portée de la vérification

1.4 Méthode de vérification

1.5 Conclusion

1.6 Énoncé d'assurance

2.0 Observations Détaillées, Recommandations et réponses de la Direction

2.1 Engagement des directions générales à l'égard de la Directive sur la tenue de documents

Recommandation 1

2.2 Plan de mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents

Recommandation 2

2.3 Gouvernance, politique et formation relatives à la GI-TD

2.4 Suivi et soutien concernant l'utilisation d'AgriDOC

Recommandation 3

Recommandation 4


Annexe A : Critères de vérification

Critère 1 – Un cadre exhaustif de gestion de l'information et de tenue de documents (GI-TD) a été mis en œuvre, et il assure la visibilité, la sensibilisation et la prise en charge de la GI-TD dans l'ensemble du Ministère.

Critère 2 – Le Ministère sera en mesure de satisfaire aux exigences de la Directive sur la tenue de documents du SCT d'ici la date de conformité de mars 2015.

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