Vérification de la gestion de l'information et de la gestion des documents

Bureau de la vérification et de l'évaluation

Le Comité de vérification d'Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) a recommandé au sous-ministre d'approuver le présent rapport de vérification le 4 juillet 2013.

Sommaire

Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) dépend largement de renseignements pour atteindre ses résultats stratégiques, et bon nombre des activités des programmes ministériels ont de fortes composantes d'information. En général, le milieu de la gestion de l'information et de la gestion de documents (GI-GD) de l'ensemble du gouvernement du Canada a changé radicalement au cours des dernières années, alors que la technologie et autre nouveauté ont fait augmenter le volume et la complexité de l'information que nombre d'organisations, tout comme AAC, doivent gérer. Les Services de gestion de l'information (SGI) de la Direction générale des systèmes d'information (DGSI) sont chargés des pratiques de gestion de l'information d'AAC.

AAC doit se conformer en tout point à la Directive sur la tenue de documents du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) d'ici mars 2015. La DGSI a procédé à une auto-évaluation de la maturité de la tenue des documents au sein d'AAC, en fonction des exigences de la Directive sur la tenue de document. Dans le cadre de l'auto-évaluation, AAC a obtenu à l'égard de toutes les exigences une note de deux ou trois sur une échelle de maturité maximale de quatre points, alors qu'une note de trois est requise pour que les pratiques du Ministère soient jugées conformes à la Directive. À la lumière des résultats de l'auto-évaluation, la DGSI a élaboré un Plan de mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents de haut niveau, afin d'aider AAC à se conformer en tout point à la Directive sur la tenue de documents d'ici mars 2015. La DGSI veille à coordonner toutes les activités nécessaires, jusqu'à ce que les pratiques d'AAC soient entièrement conformes à la Directive sur la tenue de documents. En définitive, les directions générales et les programmes sont chargés de la gestion de leurs renseignements et de leurs documents, tandis que la DGSI leur fournit du soutien, des conseils, une orientation et des outils en matière de GI-GD.

Dans le cadre de son plan triennal de vérification axé sur les risques (PVAR) de 2012-2015, le Bureau de la vérification et de l'évaluation (BVE) a déterminé qu'il fallait procéder à la vérification de la gestion de l'information - gestion des documents (GI-GD) au cours de l'exercice 2012-2013.

L'objectif de la vérification de GI-TD était de fournir l'assurance sur la justesse et l'efficacité de la mise en œuvre du cadre de GI-TD du Ministère, en ce qui concerne sa visibilité, la sensibilisation à son égard et sa prise en charge, et de procéder à une vérification d'étape des progrès réalisés relativement à la conformité à la Directive de tenue de documents du SCT. La portée de la vérification visait les activités de GI-TD menées au sein du Ministère d'avril 2011 à janvier 2013.

La vérification a permis d'examiner le cadre de GI-TD ministériel actuel et les progrès réalisés dans la mise en œuvre du Plan de mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents. Quatre directions générales ont été désignées pour participer aux activités de vérification en vue de mieux saisir la mesure dans laquelle le cadre de GI-TD avait été mis en œuvre au niveau des directions générales. Ces dernières ont donc été choisies à la suite d'une évaluation préliminaire de haut niveau du risque, qui a été menée dans toutes les directions générales d'AAC en consultation avec la DGSI. La prise en considération de l'examen préliminaire des documents, des commentaires de la DGSI et de la connaissance des pratiques de GI-TD d'autres ministères a permis de déterminer des facteurs de sélection comme, entre autres, la nature des renseignements que devaient conserver la direction générale, la sensibilité et le caractère critique des renseignements de la direction générale, les volumes estimés de renseignements de la direction générale, la technologie de gestion de documents utilisée par la direction générale et la maturité des processus de gestion de l'information de la direction générale. Les directions générales choisies constituaient également un échantillonnage représentatif des activités liées à la recherche, aux politiques et aux opérations d'AAC dans son ensemble.

La DGSI met actuellement en place un portail SharePoint (Projet d'Espace de travail du savoir), qui devrait surtout servir d'outil de collaboration dans le but d'adopter ultérieurement celui-ci comme système électronique de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI). En décembre 2012, le Conseil sur les solutions informatiques ministérielles (CSIM) a approuvé l'étape d'exécution du projet en prévoyant qu'une bonne partie de l'étape serait achevée vers la fin de l'exercice 2012-2013. La mise en œuvre du Projet d'Espace de travail du savoir est jugée prioritaire par le Ministère, et elle représente la première étape du Plan de mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents et des activités d'engagement ultérieures auprès des directions générales, incluant de discussions en vue de déterminer la valeur opérationnelle de l'information.

La vérification a permis de constater que des mesures de contrôle adéquates étaient habituellement en place pour appuyer le cadre de GI-TD d'AAC. La DGSI a établi un cadre stratégique et de gouvernance sur la GI et la tenue des dossiers (TD) pour le compte du Ministère, et elle offre des séances de formation et de sensibilisation de GI-TD aux employés. Dans l'ensemble du Ministère, on a remarqué que des éléments de surveillance et de soutien à l'utilisation du SGDDI actuel d'AAC, portant le nom d'AgriDoc, pouvaient être améliorés. En outre, compte tenu de la situation actuelle en ce qui concerne les pratiques de tenue des dossiers dans les directions générales d'AAC, on peut aussi améliorer plus particulièrement la planification et l'exécution d'activités ayant un lien avec la capacité du Ministère à se conformer à la Directive sur la tenue de documents d'ici mars 2015.

La vérification a permis de recommander au sous ministre adjoint (SMA), DGSI, d'accroître l'engagement des directions générales au moyen de communications sur la Directive sur la tenue de documents, incluant de préciser les rôles et les responsabilités et d'expliquer les liens entre les travaux effectués en collaboration avec les directions générales pour le Projet d'Espace de travail du savoir et les activités nécessaires aux fins de conformité à la Directive sur la tenue de documents; mettre à jour le Plan de mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents pour que celui-ci reflète le travail fait dans le cadre du Projet d'Espace de travail du savoir et offrir une orientation afin d'aider les directions générales dans la préparation de leur plan de mise en œuvre; accroître les communications et obtenir un engagement ferme des directions générales relativement aux structures de soutien officielles en place et futures concernant le déploiement d'un SGDDI et d'outils de collaboration, afin de s'assurer que les pratiques sont respectées au fil du temps; et, dans le plan de mesure du rendement de la GI, adopter une stratégie pour accroître le contrôle de l'utilisation du SGDDI pour s'assurer qu'il est utilisé efficacement et uniformément, ce qui comprend la communication des résultats aux directions générales.

1.0 Introduction

1.1 Contexte

• 1.1.1 Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) dépend largement de renseignements pour atteindre ses résultats stratégiques, et bon nombre des activités des programmes ministériels ont de fortes composantes d'information. En général, le milieu de la gestion de l'information et de la gestion de documents (GI-GD) de l'ensemble du gouvernement du Canada a changé radicalement au cours des dernières années, alors que la technologie et autre nouveauté ont fait augmenter le volume et la complexité de l'information que nombre d'organisations, tout comme AAC, doivent gérer. Les Services de gestion de l'information (SGI) de la Direction générale des systèmes d'information (DGSI) sont chargés des pratiques de gestion de l'information d'AAC.
• 1.1.2 AAC doit se conformer en tout point à la Directive sur la tenue de documents du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) d'ici mars 2015. Les exigences de la Directive sur la tenue de documents visent la détermination et la gestion des ressources documentaires présentant une valeur opérationnelle^{Note de bas de page 1}, incluant la façon dont le Ministère a mis en place des méthodes, des mécanismes et des outils pour appuyer de pratiques appropriés de tenue de documents tout au long du cycle de vie de l'information. Ce qui comprend la désignation de dépôts dans lesquels l'information présentant une valeur opérationnelle sera conservée, et la classification et la gestion des documents dans les dépôts en question.
• 1.1.3 La DGSI a procédé à une auto-évaluation de la maturité de la tenue des documents d'AAC en fonction des exigences de la Directive sur la tenue de document. Dans le cadre de l'auto-évaluation, AAC a obtenu une note de deux ou trois sur une échelle de maturité maximale de quatre points à l'égard de toutes les exigences, alors qu'une note de trois est requise pour que les pratiques du Ministère soient jugées conformes à la Directive. À la lumière des résultats de l'auto-évaluation, la DGSI a élaboré un Plan de mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents de haut niveau, afin d'aider AAC à se conformer en tout point à la Directive sur la tenue de documents d'ici mars 2015. La DGSI veille à coordonner toutes les activités nécessaires, jusqu'à ce que les pratiques d'AAC soient entièrement conformes à la Directive sur la tenue de documents. En définitive, les directions générales et les programmes sont chargés de la gestion de leurs renseignements et de leurs documents, alors que la DGSI leur fournit du soutien, des conseils, une orientation et des outils en matière de GI-TD.
• 1.1.4 Dans le cadre de son plan triennal de vérification axé sur les risques (PVAR) de 2012 à 2015, le Bureau de la vérification et de l'évaluation (BVE) a déterminé qu'il fallait procéder à la vérification de la GI-TD au cours de l'exercice 2012-2013.

1.2 Objectif de la vérification

• 1.2.1 L'objectif de la vérification de GI-TD était de fournir l'assurance sur la justesse et l'efficacité de la mise en œuvre du cadre de GI-TD du Ministère, en ce qui concerne sa visibilité, la sensibilisation à son égard et sa prise en charge, et de procéder à une vérification d'étape des progrès réalisés relativement à la conformité à la Directive de tenue de documents du SCT.

1.3 Portée de la vérification

• 1.3.1 La portée de la vérification visait les activités de GI-TD menées au sein du Ministère d'avril 2011 à janvier 2013. La vérification a permis d'examiner le cadre de GI-TD ministériel actuel et les progrès réalisés dans la mise enœuvre du Plan de mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents.
• 1.3.2 Les directions générales d'AAC suivantes ont été retenues afin de mieux saisir la mesure dans laquelle le cadre de GI-TD avait été mis en œuvre au niveau des directions générales :
  • La Direction générale des politiques stratégiques
  • La Direction générale des sciences et de la technologie
  • La Direction générale des ressources humaines
  • La Direction générale des services à l'industrie et aux marchés
• 1.3.3 Les directions générales ont été choisies à la suite d'une évaluation préliminaire de haut niveau du risque, qui a été menée dans toutes les directions générales d'AAC en consultation avec la DGSI. La prise en considération de l'examen préliminaire des documents, des commentaires de la DGSI et de la connaissance des pratiques de GI-TD d'autres ministères a permis de déterminer des facteurs de sélection comme, entre autres, la nature des renseignements que devaient conserver la direction générale, la sensibilité et le caractère critique des renseignements de la direction générale, les volumes estimés de renseignements de la direction générale, la technologie de gestion de documents utilisée par la direction générale et la maturité des processus de gestion de l'information de la direction générale. Les directions générales choisies constituaient également un échantillonnage représentatif des activités liées à la recherche, aux politiques et aux opérations d'AAC dans son ensemble.

1.4 Méthode de vérification

• 1.4.1 L'approche et la méthodologie utilisées étaient conformes aux normes de vérification interne de l'Institut des vérificateurs internes et respectaient la Politique de vérification interne du gouvernement du Canada.
• 1.4.2 Un programme de vérification axé sur les risques a été élaboré, et il définissait les tâches nécessaires à l'évaluation de chacun des critères de la vérification. Les éléments probants de la vérification ont été recueillis à l'aide de diverses méthodes, incluant des entrevues, des observations, des analyses de données liées aux pratiques de tenue de documents et un examen des documents. La phase de la conduite de la vérification a débuté en novembre 2012 et a été complétée à la fin de janvier 2013.

1.5 Conclusion

• 1.5.1 Le Bureau de la vérification et de l'évaluation (BVE) a conclus que des mesures de contrôle adéquates étaient habituellement en place pour appuyer le cadre de GI-TD d'AAC. Toutefois, compte tenu de la situation actuelle en ce qui concerne les pratiques de tenue des dossiers dans les directions générales d'AAC, on peut améliorer plus particulièrement la planification et l'exécution d'activités ayant un lien avec la capacité du Ministère à se conformer à la Directive sur la tenue de documents d'ici mars 2015. Dans l'ensemble du Ministère, on a remarqué que des éléments de surveillance et de soutien à l'utilisation du SGDDI actuel d'AAC, portant le nom d'AgriDoc, pouvaient aussi être améliorés. Ces possibilités d'amélioration figurent à la section 2.0 du rapport.

1.6 Énoncé d'assurance

• 1.6.1 D'après le jugement professionnel du dirigeant principal de la vérification, les procédures de vérification menées ont été suffisantes et pertinentes, et des preuves ont été recueillies pour étayer l'exactitude de l'opinion émise et décrite dans le présent rapport. Cette opinion se fonde sur une comparaison des conditions, telles qu'elles étaient à ce moment-là, par rapport aux critères de vérification prédéterminés convenus avec la direction. Elle ne s'applique qu'à l'entité vérifiée. Les éléments de preuve ont été recueillis conformément à la politique du Conseil du Trésor, aux lignes directrices et aux normes en matière de vérification interne, et les procédures utilisées satisfont aux normes professionnelles de l'Institut des vérificateurs internes.

2.0 Observations Détaillées, Recommandations et réponses de la Direction

• 2.0.1 La présente section présente les principales observations fondées sur des éléments probants et une analyse et fournit les recommandations pour amélioration.
• 2.0.2 Les réponses de la direction sont incluses et offrent :
  • un plan d'action pour donner suite à chacune des recommandations;
  • un responsable de la mise en œuvre du plan d'action;
  • une date limite pour l'achèvement de la mise en œuvre du plan d'action.

2.1 Engagement des directions générales à l'égard de la Directive sur la tenue de documents

• 2.1.1 La DGSI doit obtenir l'engagement des directions générales afin de s'assurer que les activités sont bien planifiées et que les responsabilités sont réparties adéquatement pour mener à bien les activités qui permettront au Ministère de satisfaire aux exigences de la Directive sur la tenue de documents du SCT d'ici la date de conformité prévue, en mars 2015.
• 2.1.2 La DGSI a élaboré un Plan de mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents de haut niveau ainsi qu'un Plan d'engagement des clients de haut niveau relativement à la tenue de documents afin de faciliter le respect de la Directive sur la tenue de documents d'ici mars 2015. Les plans en question établissent qu'il est nécessaire d'obtenir l'engagement des directions générales, incluant de mettre sur pied des groupes de travail formés de représentants des directions générales au niveau des directeurs.
• 2.1.3 La DGSI met actuellement en place un portail SharePoint (Projet d'Espace de travail du savoir), qui devrait surtout servir d'outil de collaboration dans le but d'adopter ultérieurement celui-ci comme système électronique de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI). En décembre 2012, le Conseil sur les solutions informatiques ministérielles (CSIM) a approuvé l'étape d'exécution du projet en prévoyant qu'une bonne partie de l'étape serait achevée vers la fin de l'exercice 2012-2013. Dans le cadre du Projet d'Espace de travail du savoir, la DGSI a obtenu l'engagement des directions générales par l'entremise de groupes de travail au niveau des directions générales qui avaient pour mandat de valider l'architecture de l'information opérationnelle (AIO). La première étape de l'AIO est achevée et approuvée, incluant le soutien et les fonctions obligatoires prescrites par le Ministère à l'égard des activités, des sujets, des types de document et des groupes organisationnels (c'est-à-dire la division ou la direction générale qui possède l'information). La DGSI collabore actuellement avec les directions générales pour mettre au point et valider la terminologie des autres activités, sujets et types de document liés à l'AIO qui pourrait s'appliquer plus particulièrement à chacune des directions générales.
• 2.1.5 La DGSI a également entrepris des activités de sensibilisation à la tenue de documents, incluant aidé les régions à mettre au point leurs pratiques de tenue de documents. Pour ce qui est des communications avec les directions générales, aucun lien comme tel n'a été fait entre les activités en question et la Directive sur la tenue de documents.
• 2.1.6 La mise en œuvre du Projet d'Espace de travail du savoir est jugée prioritaire par le Ministère, et elle représente la première étape du Plan de mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents. Dans ce contexte, la DGSI n'a pas encore obtenu l'engagement des directions générales en ce qui concerne les communications sur la Directive sur la tenue de documents, incluant pour ce qui est de préciser les rôles et les responsabilités, et d'expliquer les liens entre les travaux effectués en collaboration avec les directions générales pour le Projet d'Espace de travail du savoir et les activités nécessaires aux fins de conformité à la Directive sur la tenue de documents.
• 2.1.7 L'engagement des directions générales est un élément clé du cadre de gouvernance relatif à la tenue de documents du Ministère, et elle est essentielle pour déterminer les activités, les échéanciers, les travaux et les hypothèses sous-jacentes qui sont nécessaires pour mener à bien les activités de tenue de documents requises au sein des directions générales.

Recommandation 1

• 2.1.8 Le sous ministre adjoint (SMA), DGSI, doit obtenir un engagement accru des directions générales en ce qui concerne les communications sur la Directive sur la tenue de documents, incluant pour ce qui est de préciser les rôles et les responsabilités et d'expliquer les liens entre les travaux effectués en collaboration avec les directions générales pour le Projet d'Espace de travail du savoir et les activités nécessaires aux fins de conformité à la Directive sur la tenue de documents.

  Réponse de la direction : la direction accepte la recommandation.

  Recommandation 1

  Plan d'action	Date visée	Responsables
  1.1. Achèvement d'un plan détaillé de communication sur la tenue de documents.	30 août 2013	DG, SGI
  1.2. Lancement des communications sur la tenue de documents à l'échelle du Ministère.	30 septembre 2013	SMA, DGSI
  1.3. Mise sur pied d'un groupe de travail; définition des rôles et des responsabilités.	15 octobre 2013	SMA, DGSI en collaboration avec les dirigeants des directions générales
  1.4. Mise sur pied des groupes de travail sur la tenue de documents; définition des rôles et des responsabilités.	15 novembre 2013	SMA, DGSI en collaboration avec les dirigeants des directions générales
  1.5. Achèvement de la première étape en vue de déterminer la valeur de l'information opérationnelle. Dans le cadre du Projet d'Espace de travail du savoir, toutes les directions générales ont déterminé l'information qui présente une valeur pour leurs opérations, grâce à l'élaboration et à la validation de l'architecture de l'information opérationnelle (AIO). Une période de conservation des documents a été attribuée à chaque type de contenu.	28 février 2015	SMA, DGSI en collaboration avec les dirigeants des directions générales

2.2 Plan de mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents

• 2.2.1 La DGSI doit procéder à une planification appropriée, afin de s'assurer que les initiatives appropriées ont été élaborées pour que le Ministère satisfasse aux exigences de la Directive sur la tenue de documents du SCT d'ici la date prévue pour s'y conformer, en mars 2015.
• 2.2.2 Les activités précisées dans le Plan de mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents et devant se dérouler en 2012-2013, comme l'élaboration des structures de gouvernance des directions générales et la détermination des ressources documentaires présentant une valeur opérationnelle, ont été entreprises dans le cadre des travaux réalisés pour le Projet d'Espace de travail du savoir. Même si les activités du Plan de mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents se sont déroulées dans le cadre du Projet d'Espace de travail du savoir,des initiatives propres à la Directive sur la tenue de documents n'ont pas encore été commencées, comme les activités de gouvernance des directions générales et de planification au sein des directions générales spécifiquement liées à la Directive sur la tenue de documents, et les communications panministérielles sur la Directive sur la tenue de documents. En outre, le Plan de mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents de haut niveau n'a pas été mis à jour pour refléter le travail effectué dans le cadre du Projet d'Espace de travail du savoir ni les exigences propres à l'échéancier, aux activités et aux ressources visant le travail qui restera à faire une fois que le Projet d'Espace de travail du savoir sera achevé.
• 2.2.3 Comme aucun travail n'a encore officiellement débuté en vue de déterminer la valeur opérationnelle de l'information dans le cadre du Plan de mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents, les constatations formulées à l'égard des directions générales ayant fait l'objet de la présente vérification reflètent leur niveau de maturité respectif en matière de GI, selon un échantillonnage des pratiques actuelles. Toujours selon l'échantillonnage en question, même en présence du travail de base effectué dans le cadre du Projet d'Espace de travail du savoir, les activités permettant de se conformer à la Directive sur la tenue de documents peuvent nécessiter encore beaucoup de temps compte tenu des pratiques actuelles de tenue de documents dans les directions générales ayant fait l'objet de la vérification, plus particulièrement :
  1. Les ressources documentaires présentant une valeur opérationnelle n'ont pas encore été déterminées officiellement dans trois des quatre directions générales.
  2. Trois des quatre directions générales comptaient toujours sur des lecteurs réseau, des courriels et d'autres dépôts aux fins de tenue de documents.
  3. Les pratiques de tenue de documents dans l'ensemble des directions générales n'étaient pas uniformes, incluant les pratiques visant à nommer les documents, à déterminer les périodes de conservation des documents et à sauvegarder les documents.
• 2.2.4 Compte tenu des points mentionnés ci-dessus, il est important que la DGSI mette à jour les plans relatifs à la Directive sur la tenue de documents pour s'assurer que les activités nécessaires à la conformité sont achevées selon l'échéancier prévu pour s'y confromer, en mars 2015.

Recommandation 2

• 2.2.5 Le SMA, DGSI, devrait mettre à jour le Plan de mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents pour que ce dernier reflète le travail effectué dans le cadre du Projet d'Espace de travail du savoir et donne une orientation afin d'aider les directions générales à élaborer leur plan de mise en œuvre.

  Réponse de la direction : la direction accepte la recommandation.

  Recommandation 2

  Plan d'action	Date visée	Responsables
  2.1. Mise à jour du Plan de mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents pour y intégrer les produits livrables du Projet d'Espace de travail du savoir.	30 août 2013	Directeur, Programme de gestion de l'information (PGI), SGI
  2.2. Élaboration des plans de mise en œ" des directions générales (groupes de travail sur la tenue de documents des directions générales). Les plans de mise en œ" comprennent des produits livrables et des échéanciers en vue : de déterminer tous les dépôts d'information actuellement utilisés; d'achever la détermination de l'information présentant une valeur opérationnelle; de protéger l'information présentant une valeur opérationnelle; de gérer le cycle de vie; d'assurer une surveillance et de produire des rapports; de documenter les éléments des plans de mise en œuvre au moyen d'ententes de tenue de documents pour chacune des directions générales.	31 mars 2014	SMA, DGSI, en collaboration avec les dirigeants des directions générales
  2.3. Exécution d'un examen et d'une auto évaluation et de la situation relativement à la tenue de documents à l'échelle du Ministère et prise de mesures de correction en préparation de la date limite de conformité à la Directive sur la tenue de documents (31 mars 2015) et de la vérification de conformité de l'ensemble des ministères relativement à la tenue de documents, qui est prévue en 2015-2016.	30 septembre 2014	DG, SGI
  2.4. La mise en œuvre des plans des directions générales est complétée.	31 mars 2015	SMA, DGSI, en collaboration avec les dirigeants des directions générales

2.3 Gouvernance, politique et formation relatives à la GI-TD

• 2.3.1 La DGSI doit établir la gouvernance et le cadre stratégique du Ministère ainsi qu'offrir une formation adéquate en matière de GI-DI.
• 2.3.2 Le Conseil sur les solutions informatiques ministérielles (CSIM) est formé de représentants de l'ensemble du Ministère au niveau des directeurs généraux, et il est un organisme conseillant, consultatif et décisionnel, qui s'assure que les activités ministérielles de GI-TD respectent l'orientation stratégique du Ministère et qui règle les questions de GI-TD d'un point de vue ministériel, comme le Projet d'Espace de travail du savoir et le Plan de mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents.
• 2.3.3 La DGSI a élaboré un cadre stratégique de GI-TD, y compris des directives et des lignes directrices pour satisfaire aux exigences pertinentes sur le plan de la législation et des politiques en matière de GI-TD. Par exemple, la Directive ministérielle de départ relative à la gestion de l'information vient appuyer l'application de la Politique sur la cessation d'emploi d'AAC, car elle offre des détails sur le plan opérationnel qui sont nécessaires à la gestion des ressources documentaires du Ministère lorsqu'un employé quitte son poste. La Directive sur la messagerie électronique donne une orientation aux employés d'AAC quant à l'utilisation des réseaux de messagerie. D'autres conseils sur la gestion des courriels et d'autres questions liées à la GI-TD sont offerts aux employés sur le site intranet du Ministère.
• 2.3.4 Des séances de sensibilisation et de formation viennent également appuyer l'orientation donnée en matière de GI-TD. La séance d'orientation à l'intention des nouveaux employés d'AAC comprend un volet sur la GI-TD, et une formation plus approfondie sur la GI-TD est offerte aux directions générales sur demande. Tous les employés d'AAC doivent suivre une formation obligatoire avant d'avoir accès à AgriDoc.

2.4 Suivi et soutien concernant l'utilisation d'AgriDOC

• 2.4.1 Il est important que la DGSI établisse des pratiques de suivi centrales pour surveiller la mise en œuvre du cadre de GI-TD partout au Ministère, incluant l'utilisation d'outils comme AgriDoc.
• 2.4.2 AgriDOC est maintenant mis en œuvre dans environ 70 pour cent du Ministère (tel que l'indique la direction de la DGSI et le document traitant de points de discussion sur la Directive sur la tenue de documents 2012-2015 élaboré en septembre 2012). Toutefois, trois des quatre directions générales ayant fait l'objet de la vérification comptent presque entièrement sur des lecteurs réseau, des courriels et d'autres dépôts aux fins de tenue de documents.
• 2.4.3 Malgré les documents d'orientation et de communication fournis par la DGSI et le soutien qu'elle a offert durant la mise en œuvre initiale d'AgriDoc dans les directions générales, la façon de nommer et de classer les documents dans AgriDoc n'est pas uniforme à l'échelle du Ministère. Les pratiques concernant l'utilisation d'AgriDoc qui ont été relevées au sein des directions générales ayant fait l'objet de la vérification n'ont pas été respectées depuis la mise en œuvre du système, laquelle remonte à plus de cinq ans dans certaines directions générales.
• 2.4.4 Les pratiques actuelles ont donné lieu à un manque d'efficacité, par exemple un manque de rapidité au moment de chercher des documents et l'entretien de nombreux dépôts dans les directions générales visées par la présente vérification.
• 2.4.5 La DGSI procède à la surveillance ponctuelle de l'utilisation d'AgriDoc, même si les pratiques de suivi et de communication des résultats n'ont pas été officialisées. En soi, les activités élaborées par la DGSI et visant à inciter les directions générales à bien utiliser AgriDoc ne reposent pas sur un suivi officiel des succès connu dans le cadre d'activités ou d'orientation antérieures.

Recommandation 3

• 2.4.6 Le SMA, DGSI, devrait accroître les communications et obtenir un engagement ferme des directions générales relativement aux structures officielles de soutien en place et futures concernant le déploiement d'un SGDDI et des outils de collaboration, afin de s'assurer que les pratiques sont respectées au fil du temps.

  Réponse de la direction : la direction accepte la recommandation.

  Plan d'action	Date visée	Responsables
  3.1. Présentation d'un modèle pilote de gouvernance au Comité des directeurs généraux sur la gestion horizontale.	1er mai 2013	DG, SGI
  3.2. Lancement de l'Espace de travail du savoir et présentation du site de gouvernance du CGH au CGH [présenté conjointement par la DGSI et la Direction générale des communications et des consultations (DGCC)].	15 juillet 2013	SMA, DGSI en collaboration avec la SMA, DGCC
  3.3. Mise en œuvre et communication des structures et services officiels de soutien à l'Espace de travail du savoir.	30 août 2013	DG, SGI
  3.4. Lancement ministériel des outils de collaboration de l'Espace de travail du savoir et des documents du système de gestion : Achèvement de l'étape d'adoption de la 1re série par la haute direction et par les premiers utilisateurs Confirmation de collaboration externe Achèvement de l'architecture de l'information opérationnelle Achèvement de l'étape d'adoption pour toutes les directions générales	15 septembre 2013 31 décembre 2013 31 décembre 2013 31 décembre 2014	SMA, DGSI en collaboration avec les dirigeants des directions générales

Recommandation 4

• 2.4.7 Le SMA, DGSI devrait intégrer une partie de son ébauche du plan de mesure du rendement de la GI, une stratégie visant à faire un meilleur suivi de l'utilisation du SGDDI afin de s'assurer qu'il est utilisé efficacement et de façon uniforme, lequel plan comprend la communication des résultats du suivi aux directions générales.

  Réponse de la direction : la direction accepte la recommandation.

  Plan d'action	Date visée	Responsables
  4.1. Présentation du rapport d'étape sur l'Espace de travail du savoir au CGHDG et au CGH dans le cadre des mises à jour périodiques de la DGSI.	30 septembre 2013	SMA, DGSI; DG, SGI; Directeur intérimaire, Solutions Web intégrées, SGI; Directeur intérimaire, Bibliothèque canadienne de l'agriculture, SGI; Directeur, PGI, SGI
  4.2. Lancement de la production de rapports sur l'utilisation de l'Espace de travail du savoir par les directions générales.	30 septembre 2013	Directeur, PGI, SGI
  4.3. Achèvement du cadre permettant d'assurer en permanence un suivi et la mesure du rendement de la GI-TD dans les directions générales. Les activités de mesure aux fins d'adoption et celles de la qualité et de l'efficacité de l'utilisation sont définies.	1er avril 2014	SMA, DGSI en collaboration avec les dirigeants des directions générales
  4.4. Les directions générales entreprennent la production de leurs propres rapports en fonction du cadre établi. Les rapports sont utilisés pour concevoir les plans de formation des directions générales.	1er juin 2014	SMA, DGSI, en collaboration avec les dirigeants des directions générales
  4.5. Exécution d'une auto-évaluation de la situation du Ministère en matière de TD et prise de mesures de correction en préparation de la vérification de conformité de la TD de tous les ministères en 2015-2016.	30 septembre 2014	SMA, DGSI, en collaboration avec les dirigeants des directions générales

Annexe A : Critères de vérification

Critère 1 – Un cadre exhaustif de gestion de l'information et de tenue de documents (GI-TD) a été mis en œuvre, et il assure la visibilité, la sensibilisation et la prise en charge de la GI-TD dans l'ensemble du Ministère.

• 1.1. La structure de gouvernance, les rôles et les responsabilités et les stratégies de GI-TD sont définis, attribués et communiqués à l'échelle d'AAC.
• 1.2. Un cadre stratégique exhaustif de GI-TD et la formation connexe ont été établis et communiqués à l'échelle d'AAC.
• 1.3. Des pratiques de surveillance centralisées ont été mises en place pour assurer un suivi de la mise en œuvre du cadre de GI-TD, relativement à sa visibilité, la sensibilisation à son égard et sa prise en charge.

Critère 2 – Le Ministère sera en mesure de satisfaire aux exigences de la Directive sur la tenue de documents du SCT d'ici la date de conformité de mars 2015.

• 2.1. Une planification appropriée a été faite et les responsabilités ont été attribuées pour s'assurer de l'élaboration des initiatives appropriées, de manière à ce que le Ministère puisse satisfaire aux exigences de la Directive sur la tenue de documents d'ici la date de conformité prescrite.
• 2.2. Les pratiques de tenue de documents actuellement utilisées à l'échelle du Ministère ont été établies de manière à ce que le Ministère puisse satisfaire aux exigences de la Directive sur la tenue de documents d'ici la date de conformité prescrite.