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Audit du cadre de contrôle des recettes

Le Comité de vérification
Le 12 décembre 2019

Résumé

L’audit du cadre de contrôle des recettes fait partie du Plan d’audit et d’évaluation intégré 2019-2020, étant donné que la décentralisation de la production et de la gestion des recettes dans diverses directions générales et divers endroits au Canada risque de nuire à la capacité du Ministère de percevoir et de surveiller les recettes.

L’objectif de cet audit était de fournir une assurance que le cadre de contrôle des recettes d’Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) est adéquat et qu’il fonctionne comme prévu. L’audit porte sur les recettes tirées de la vente de biens et de services (par exemple, redevances, locations et ventes de biens excédentaires) et de l’aliénation d’immobilisations.

La Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor prévoit que les ressources financières du gouvernement du Canada soient bien gérées, grâce à l’établissement de contrôles et de mécanismes de surveillance efficaces de la gestion financière. À cette fin, l’audit a examiné si des politiques favorables à la gestion des recettes étaient en place et soutenues par des processus et la formation du personnel. L’audit a également examiné si des contrôles de gestion des recettes étaient en place et fonctionnaient efficacement afin d’assurer le respect des lois et des politiques pertinentes.

Dans l’ensemble, l’audit a déterminé qu’AAC avait mis en place un cadre de contrôle des recettes adéquat, mais que la mise en œuvre des contrôles était inefficace dans certains domaines. AAC pourrait améliorer la mise en œuvre de son cadre de contrôle des recettes en prenant les mesures suivantes :

Plusieurs pratiques rigoureuses ont été relevées, notamment les suivantes :

1.0 Introduction

1.1 À propos de l’audit

1.2 Aperçu de la gestion des recettes à AAC

2.0 Observations détaillées, recommandations et réponses de la direction

Les sections suivantes exposent les principales observations découlant de l’audit. Les améliorations recommandées sont formulées à la suite des observations détaillées. Pour chaque recommandation, la direction a fourni une réponse comprenant :

2.1 Politiques et processus

Gestion des recettes

Tableau 1. Résultats de l’échantillonnage des contrats de licence et de location
Résultat de l’échantillonnage Contexte Incidence

Le type de contrat a été mal consigné (autre type de contrat) pour :

  • 3 des 24 contrats de licence échantillonnés (13 %);
  • 3 des 24 contrats de location échantillonnés (13 %).
Il existe plusieurs types de contrat dans le SAP et, selon la sélection, il faut saisir différentes données d’entrée ultérieures, conformément au processus des comptes clients d’AAC. Si un type de contrat et les entrées correspondantes sont mal saisis dans le SAP, certaines mesures requises pourraient ne pas être prises (voir les sections suivantes sur les résultats de l’échantillonnage concernant les régimes de facturation, les dates d’action et les bons de commande).

Aucun régime de facturation n’a été établi dans le SAP ou, s’il y en avait un, les dates de facturation ne correspondaient pas à celles de :

  • 18 des 24 contrats de licence échantillonnés (75 %);
  • 7 des 24 contrats de location échantillonnés (29 %).
Les régimes de facturation et les dates d’action doivent être saisis dans le SAP conformément au processus de gestion des comptes clients d’AAC. Ils permettent d’indiquer les activités qui doivent être prises en charge pendant la durée du contrat. Un régime de facturation précise les dates d’échéance des paiements, tandis qu’une date d’action représente la date à laquelle la prochaine mesure doit être prise selon les dispositions du contrat (par exemple, envoyer le bon de commande ou la facture au client). Les deux servent de rappels pour les prochains paiements à effectuer.

Si les régimes de facturation et les dates d’action entrés dans le SAP ne sont pas exacts, il se peut que les agents financiers locaux ne soient pas au courant des paiements à venir et, par conséquent, qu’ils n’envoient pas aux clients les bons de commande ou les factures permettant d’exiger les paiements, ce qui pourrait entraîner des retards ou l’absence de paiements.

Cette situation limite également la capacité du Service des comptes clients et de la gestion des revenus de déterminer si des mesures de recouvrement sont nécessaires.

Les dates d’action ne correspondaient pas à celles de :

  • 17 des 24 contrats de licence échantillonnés (71 %);
  • 7 des 24 contrats de location échantillonnés (29 %).

Aucun bon de commande n’a été envoyé pour :

  • 7 des 24 contrats de licence échantillonnés (29 %).
Il n’y a pas lieu d’envoyer des bons de commande pour les contrats de location.
Conformément au processus des comptes clients d’AAC, il faut envoyer des bons de commande pour rappeler aux clients les paiements de redevances à venir. Les paiements de redevances sont fondés sur un pourcentage des ventes.

Surveillance des recettes

Recommandation 1 – Améliorer le processus des comptes clients pour les contrats de location et les contrats de licence portant redevances

La sous-ministre adjointe de la Direction générale de la gestion intégrée devrait examiner et améliorer le processus des comptes clients concernant les contrats de location et les contrats de licence portant redevances afin de s’assurer que les renseignements saisis dans le SAP sont complets et exacts et que les sommes payables sont facturées et reçues.

Réponse et plan d’action de la direction

Recommandation approuvée.

La Direction des services des finances et de la gestion des ressources (SFGR) collaborera étroitement avec les agents financiers locaux (AFL) des Services intégrés (SI) par la mise en œuvre du plan d’action suivant :

  1. offrir des séances de formation mensuelles (court terme, à partir de janvier 2020) et trimestrielles (long terme) à tous les AFL afin d’examiner leurs questions et de les sensibiliser aux répercussions négatives qu’entraîne la saisie de renseignements incomplets, inexacts et inopportuns dans le SAP au sujet des contrats, et de communiquer les attentes de contribution;
  2. collaborer avec les AFL des SI pour s’assurer que des contrôles initiaux sont en place afin de garantir la saisie de renseignements complets et exacts sur les contrats en prenant les mesures suivantes :
    • faire en sorte que les AFL règlent les problèmes relevés au cours du processus de surveillance dans un délai de dix (10) jours ouvrables, et signaler tout retard au DG-SI afin qu’il prenne les mesures qui s’imposent;
    • veiller à ce qu’une autorité compétente effectue des examens trimestriels du contrôle de la qualité d’accords aléatoires afin que le Directeur générale – Services intègres (DG-SI) prenne toute mesure nécessaire;
  3. étudier la possibilité de centraliser certaines fonctions ou activités de production de recettes.

Responsable(s) : SMA-DGGI, DG-SI et DG-SFGR

Date d’échéance prévue : 30 juin 2020

2.2 Formation

Recommandation 2 – Améliorer la formation

Réponse et plan d’action de la direction

Recommandation approuvée

Veuillez consulter la section sur la réponse et le plan d’action de la direction de la recommandation no 1. La formation débuterait en janvier 2020.

Responsable(s) : SMA-DGGI, DG-SI et DG-SFGR

Date d’échéance prévue : 31 janvier 2020

2.3 Approbation des ventes par une autorité compétente

2.4 Traitement des paiements

Recommandation 3 – Veiller au caractère adéquat de l’autorité compétente et de la séparation des tâches

La sous-ministre adjointe de la Direction générale de la gestion intégrée devrait établir des processus et des responsabilités clairs en matière d’approbation des ventes de biens excédentaires, ainsi qu’examiner et confirmer la séparation des tâches ou d’autres mesures de contrôle quant au traitement des rentrées d’argent.

Réponse et plan d’action de la direction

Recommandation approuvée.

La Direction des services des finances et de la gestion des ressources (SFGR) collaborera avec la Direction des services intégrés (SI) en vue d’offrir de la formation et des produits de communication pour s’assurer que les gestionnaires des SI connaissent leurs responsabilités et responsabilisations afin de veiller à ce que l’approbation des ventes de biens excédentaires et la séparation des tâches (ou d’autres mesures de contrôle) soient adéquates lors du traitement des rentrées d’argent.

Responsable(s) : SMA-DGGI, DG-SI et DG-SFGR

Date d’échéance prévue : 30 juin 2020

2.5  Paiement des redevances

Recommandation 4 – Fournir une assurance supplémentaire concernant les recettes des licences sujettes à des redevances

Le sous-ministre adjoint de la Direction générale des sciences et de la technologie, en collaboration avec la sous-ministre adjointe de la Direction générale de la gestion intégrée, devrait étudier des options et mettre en œuvre une solution pour fournir une garantie supplémentaire que le Ministère reçoit les redevances qui lui sont dues, notamment songer à effectuer des audits des redevances.

Réponse et plan d’action de la direction

Recommandation approuvée.

  1. Un plan quinquennal d’examen des redevances sur les licences de culture d’AAC sera établi à l’aide des documents et des données existants. D’un point de vue contractuel, les contrats de licence comporteront encore la possibilité pour AAC d’auditer les titulaires de licence lorsque les redevances sont inférieures aux prévisions.

    Une étude sera menée afin d’examiner la possibilité d’imposer des obligations d’audit aux titulaires de licence lorsque les paiements de redevances sont censés être relativement importants.

    Un rapport sur les options recommandées sera présenté au sous-ministre adjoint de la Direction générale des sciences et de la technologie et à la sous-ministre adjointe de la Direction générale de la gestion intégrée aux fins de décision.

  2.  Une surveillance des sites Web des titulaires de licence sera exercée pour les technologies brevetées. En vertu des contrats de licence d’AAC, il sera possible d’auditer les titulaires de licence aux frais d’AAC lorsque l’analyse montre que des produits sous licence n’ont pas été déclarés pour des technologies.

Responsable(s) : SMA-DGST et SMA-DGGI

Date d’échéance prévue : 30 septembre 2020

3.0 Conclusion

Annexe : À propos de l’audit

Énoncé de conformité

L’audit est conforme au Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l’Institut des auditeurs internes, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité de l’audit interne d’Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC). Des données suffisantes et appropriées ont été recueillies conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne définies par l’Institut des auditeurs internes pour procurer un niveau raisonnable d’assurance quant aux constatations du présent rapport. Ces dernières sont basées sur les conditions telles qu’elles existaient au moment de l’audit et ne s’appliquent qu’aux domaines visés par l’audit.

Objectif de l’audit

Fournir l’assurance que le cadre de contrôle des recettes d’AAC est adéquat et fonctionne comme prévu.

Portée de l’audit

À partir des renseignements obtenus à l’étape de la planification, l’équipe d’audit a élaboré une évaluation des risques et déterminé les considérations relatives à la portée. Les secteurs jugés comme présentant les risques les plus élevés ont été utilisés pour confirmer l’objectif, la portée et les critères de l’audit.

Au cours de l’étape de l’exécution, l’audit a porté sur les transactions de recettes incluses dans la portée, pour l’exercice 2018-2019, de même que sur les contrôles et les pratiques de gestion en place jusqu’en octobre 2019.

L’audit a mis l’accent sur les recettes découlant des activités suivantes :

L’équipe d’audit n’a pas évalué les sources de revenus suivantes :

Critères d’audit

L’audit a porté sur les critères suivants d’un cadre de contrôle des recettes efficace pendant l’étape de l’exécution de l’audit :

Stratégie d’audit

La stratégie et la méthode d’audit étaient fondées sur le risque, et elles étaient conformes aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne, comme l’exige la Politique sur l’audit interne du Conseil du Trésor. Ces normes exigent que l’audit soit planifié et exécuté de manière à tirer une conclusion par rapport à l’objectif. L’audit a été mené selon un programme d’audit qui définissait les tâches pour l’évaluation de chaque critère d’audit.

L’équipe d’audit a recueilli des éléments probants à l’aide de différentes méthodes. Par exemple, elle a interrogé 47 intervenants clés de différentes directions générales, effectué des visites sur place dans quatre centres de recherche et réalisé une analyse de la documentation. Elle a également examiné un échantillon discrétionnaire de transactions liées aux recettes (et d’ententes connexes, le cas échéant) afin d’évaluer si les ventes ont été approuvées dans le cadre des pouvoirs délégués appropriés et si les factures et les paiements ont été traités conformément aux exigences du Conseil du Trésor et d’AAC. En tout, 96 transactions de recettes (et ententes connexes, le cas échéant) ont été échantillonnées, 24 transactions de chaque source de revenus étant incluses dans la portée de l’audit pour l’exercice 2018-2019.

Tableau 2 Audit des source de revenus
Source de revenus Nombre de transactions échantillonnées Recettes échantillonnées ($) Recettes totales ($) % des recettes totales échantillonnées
Redevances sur les contrats de licence 24 412 877 5 592 455 7
Locations 24 88 857 2 544 222 3
Ventes de biens excédentaires 24 453 678 4 659 822 10
Aliénation d’immobilisations 24 160 762 1 126 470 14
Total 96 1 116 174 13 922 9701 8
1. Les chiffres ont été arrondis, et il se peut que leur somme ne correspond pas nécessairement au total indiqué.
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