Audit du volet systèmes d'assurance du programme Agri-marketing

30 novembre 2016

Résumé

Le programme Agri-marketing est un programme quinquennal doté d’un budget de 341 millions de dollars qui comprend une combinaison d’initiatives gouvernementales et un financement sous forme de contribution pour les projets dirigés par l’industrie. Ce programme appuie le secteur de l’agriculture en ouvrant et en maintenant l’accès aux marchés et en tirant profit des débouchés commerciaux.

Le volet Systèmes d’assurance est l’un des quatre volets du programme Agri-marketing. Ce volet contribue à améliorer la capacité concurrentielle de l’industrie agricole en répondant aux demandes d’assurance des acheteurs et du marché. Il finance des projets qui produiront des procédés et des procédures qui accroîtront la confiance des consommateurs et des acheteurs à l’égard des mesures que prend l’industrie devant les risques pour la chaîne agroalimentaire et qui renforceront la capacité de l’industrie de prouver les allégations d’assurance.

À sa création, ce volet s’est vu attribuer un budget de 105,5 millions de dollars sur 5 ans, soit de 2013 à 2018. De ce montant, 34,1 millions ont été budgétés pour le financement opérationnel et 71,4 millions étaient alloués aux contributions.

L’audit du volet Systèmes d’assurance du programme Agri-marketing a été intégré dans le Plan de vérification axé sur les risques de 2016-2019. Il avait pour objectif de garantir la pertinence et l’efficacité du cadre de contrôle de la gestion qui appuie l’exécution du programme.

L’audit a conclu qu’un cadre de contrôle de la gestion pertinent et efficace est en place pour appuyer l’exécution du volet Systèmes d’assurance du programme Agri-marketing.

Les pratiques rigoureuses ci-dessous ont notamment été signalées :

• un processus d’évaluation des demandes est bien établi;
• les processus de vérification et d’approbation de demandes de remboursement ont été suivis à la lettre;
• les renseignements sur le rendement sont recueillis et signalés à la direction, comme exigé.

Les possibilités ci-dessous ont été déterminées pour améliorer le cadre de contrôle de la gestion :

• examiner et renforcer les processus de surveillance et de production de rapports du programme en incluant de l’information quantitative sur le projet dans les évaluations des risques du programme et en établissant des rapports pour l’ensemble des projets;
• examiner les exigences en matière de documentation pour l’évaluation de l’admissibilité des demandes afin de renforcer le processus décisionnel;
• examiner le mandat du Comité d’examen des Directeur général (DG) pour s’assurer que les exigences relatives aux renseignements et au quorum respectent les besoins du programme;
• examiner les exigences en matière de documentation pour l’évaluation des risques des projets, les activités de surveillance du programme et l’évaluation du rendement du bénéficiaire et du projet.

1.0 Introduction

1.1 Renseignements contextuels sur le volet Systèmes d'assurance du programme Agri-marketing

• 1.1.1 Le programme Agri-marketing est un programme quinquennal doté d'un budget de 341 millions de dollars qui comprend une combinaison d'initiatives gouvernementales et un financement sous forme de contribution pour les projets dirigés par l'industrie. Ce programme appuie le secteur de l'agriculture en ouvrant et en maintenant l'accès aux marchés et en tirant profit des débouchés commerciaux. Il comprend quatre volets : Développement des marchés; Systèmes d'assurance; Élimination des obstacles au commerce; Succès sur les marchés. Les volets Développement des marchés et Systèmes d'assurance offrent des contributions pour financer des projets menés par l'industrie.
• 1.1.2 Le volet Systèmes d'assurance (appelé « le programme » dans le présent rapport d'audit) vise à appuyer la création de systèmes, de normes et d'outils d'assurance complémentaires du secteur agricole pour :  
  • répondre aux demandes des consommateurs, des acheteurs et des marchés en ce qui concerne l’assurance de la salubrité des aliments et d’autres caractéristiques qui représenteraient de nouvelles occasions sur le marché;
  • protéger la santé végétale et animale (dont la santé humaine) des menaces;
  • renforcer la capacité du secteur à déposer des demandes de remboursement crédibles, concrètes et vérifiables.
• 1.1.3 Le programme finance des projets qui produiront des procédés et des procédures qui accroîtront la confiance des consommateurs et des acheteurs à l'égard des mesures que prend l'industrie devant les risques pour la chaîne agroalimentaire et qui renforceront la capacité de l'industrie de prouver les allégations d'assurance, telles que : cet aliment est salubre, il provient d'une source saine et présente les attributs recherchés pour lesquels le consommateur est prêt à payer. Le programme est divisé en quatre composantes :
  1. Systèmes de salubrité des aliments : axés sur l’élaboration et l’achèvement, par l’industrie, de manuels du producteur ou de l’entreprise, sur la formation d’auditeurs et de formateurs et sur le système de gestion.
  2. Systèmes de surveillance : axés sur des activités et des outils dont la réalisation est dirigée par l’industrie et qui appuient la mise en place d’un système national de surveillance des maladies pour tous les animaux élevés et végétaux cultivés.
  3. Attributs du marché et normes de qualité : axés sur l’élaboration, par l’industrie, de normes sur les attributs et les produits adaptés aux marchés, ainsi que d’outils servant à démontrer la conformité de l’industrie à ces normes.
  4. Systèmes de traçabilité : axés sur l’élaboration et la mise en œuvre, par l’industrie, d’un système permettant de retracer l’origine d’une plante, d’un animal ou d’un produit afin d’appuyer les allégations relatives aux attributs ou aux fins de la gestion des urgences dans le secteur du bétail ou des végétaux.
• 1.1.4 Le programme a reçu 105,5 millions de dollars sur une période de 5 ans débutant en 2013-2014. De ce montant, 34,1 millions ont été budgétés pour le financement opérationnel et 71,4 millions étaient alloués aux contributions. En date du 30 juin 2016, le financement des contributions par composante de programme était réparti de la façon suivante :

La description de cette image suit :

Total des fonds alloués à des projets approuvés

• Les systèmes de salubrité des aliments ont dépensé 1 599 225 $;
• les systèmes de surveillance ont dépensé 2 328 554 $;
• l'attribut du marché et normes de qualité s a dépensé 12 981 998 $;
• les systèmes de traçabilité ont dépensé 11 273 281 $;
• le montant total dépensé était 28 183 058 $.

• 1.1.5 Comme mentionné dans les modalités et dans le guide du demandeur, le financement maximal est normalement d'un million de dollars par projet. Les coûts admissibles d'un projet doivent être répartis entre Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) et le demandeur retenu. Ce dernier est chargé de couvrir au moins 25 % des coûts admissibles du projet. La contribution du demandeur peut comprendre ses propres fonds et les fonds versés par d'autres intervenants, notamment d'autres ordres de gouvernement.

1.2 Organisation et gouvernance

• 1.2.1 La Direction du développement des entreprises et de la compétitivité, au sein de la Direction générale des programmes d'AAC, est chargée de l'exécution du programme.
• 1.2.2 Les organisations ci-dessous appuient le travail de la Direction :
  • La Direction de l'excellence du service et des programmes (DESP) est le centre de liaison des activités d'intendance et de coordination de la transformation des services et de la modernisation des programmes de subventions et de contributions au sein de la Direction générale des programmes. La DESP dirige la création des outils de la Direction générale et l'orientation utilisés pour l'administration des programmes de contribution.
  • La Direction générale des services à l'industrie et aux marchés, la Direction générale des politiques stratégiques, la Direction générale des sciences et de la technologie, l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) et les provinces fournissent une expertise technique dans le cadre de l'examen d'une demande soumise, afin d'appuyer l'évaluation des critères d'admissibilité techniques et commerciaux (appelés « experts en la matière » dans le présent rapport d'audit).
  • Le Comité de directeurs généraux (DG) chargés de l'examen des projets est présidé par le DG de la Direction du développement des entreprises et de la compétitivité et il est composé de directeurs généraux d'AAC et de l'ACIA. Le Comité est chargé de l'examen, de la discussion et de la recommandation de l'approbation ou du rejet^{Note de bas de page 1} des demandes qui respectent les critères d'admissibilité du programme.

1.3 Objectif de l'audit

• 1.3.1 L'audit visait à faire en sorte que les mesures de contrôles mises en place en appui de l'administration et de l'exécution du volet Systèmes d'assurance du programme Agri-marketing sont pertinentes et efficaces.

1.4 Portée de l'audit

• 1.4.1 À partir des résultats de l'évaluation du risque et des entrevues réalisées avec la direction au cours de la phase de planification, plusieurs activités ont été conçues selon l'un des facteurs suivants : l'intégration des activités dans l'évaluation en cours du programme, les engagements relatifs aux audits internes antérieurs et futurs, ou une cote de risque faible. L'audit était axé sur les risques moyens à élevés qui étaient présents. Ainsi, les trois sphères suivantes ont été évaluées :
  1. Surveillance du programme : La direction du programme a reçu suffisamment d’information sur les bénéficiaires et en temps opportun pour la prise de décision.
  2. Évaluation de l’admissibilité : Des fonds sont alloués aux bénéficiaires admissibles et les décisions sont documentées et justifiées.
  3. Surveillances des accords et production de rapports : Les bénéficiaires sont surveillés afin de veiller à ce qu’ils respectent les modalités de l’accord de contribution.
• 1.4.2 L'audit concernait la période allant du 1^er avril 2013 au 30 juin 2016.
• 1.4.3 Le Bureau de la vérification et de l'évaluation réalise actuellement une évaluation du programme et prévoit la terminer d'ici mars 2017. L'évaluation est axée sur la pertinence (besoin continu, harmonisation avec les priorités gouvernementales et les rôles et responsabilités du gouvernement fédéral) et le rendement (efficacité, efficience et économie) du programme.

1.5 Approche d'audit

• 1.5.1 L’approche et la méthode de l’audit étaient fondées sur les risques, et elles étaient conformes aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne et aux Normes relatives à la vérification interne pour le gouvernement du Canada, comme le requiert la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Ces normes exigent que l’audit soit planifié et exécuté de manière à tirer une conclusion par rapport à l’objectif. L’audit a été mené selon un programme d’audit qui définissait les tâches pour l’évaluation de chaque secteur d’intérêt.
• 1.5.2 L'audit a été mené de juillet à septembre 2016.
• 1.5.3 Les données probantes de l'audit ont été recueillies par divers moyens, notamment des entrevues, des observations, l'examen des processus et l'examen et l'analyse de la documentation de la demande (évaluation de l'admissibilité) et du projet (surveillance du projet), ainsi que des données financières connexes.
• 1.5.4 L'audit visait un échantillon discrétionnaire de 10 projets sur une population de 35 projets approuvés dont les accords de contribution ont été signés entre le 1^er avril 2013 et le 30 juin 2016.

La description de cette image suit :

Les systèmes de salubrités des aliments avaient dont sept projets approuvés deux échantillons de programmes ont été choisis; les systèmes de surveillance avaient dont quatre projets approuvés on a été choisi; l'attribut du marché et normes de qualité s avait dont dix-huit projets approuvés cinq ont été choisis; les systèmes de traçabilité avaient dont six projets approuvés deux ont été choisis.

1.6 Conclusions

• 1.6.1 L'audit a conclu qu'un cadre de contrôle de la gestion pertinent et efficace est en place pour appuyer l'exécution du volet Systèmes d'assurance du programme Agri-marketing. Les pratiques rigoureuses ci-dessous ont notamment été signalées :
  • un processus d'évaluation des demandes est bien établi;
  • les processus de vérification et d'approbation de demandes de remboursement ont été suivis à la lettre;
  • les renseignements sur le rendement sont recueillis et signalés à la direction, comme exigé.
• 1.6.2 Les possibilités suivantes ont été déterminées pour améliorer le cadre de contrôle de la gestion actuellement en place :
  • examiner et renforcer les processus de surveillance et de production de rapports du programme en incluant de l’information quantitative sur le projet dans les évaluations des risques du programme et en établissant des rapports pour l’ensemble des projets;
  • examiner les exigences en matière de documentation pour l’évaluation de l’admissibilité des demandes afin de renforcer le processus décisionnel;
  • examiner le mandat du Comité d’examen des DG pour s’assurer que les exigences relatives aux renseignements et au quorum respectent les besoins du programme;
  • examiner les exigences en matière de documentation pour l’évaluation des risques des projets, les activités de surveillance du programme et l’évaluation du rendement du bénéficiaire et du projet.

1.7 Énoncé de conformité

• 1.7.1 Selon l'opinion professionnelle du dirigeant principal de la vérification, des procédures suffisantes et adéquates de vérification ont été menées et des preuves ont été recueillies pour étayer la justesse de la conclusion présentée et contenue dans ce rapport. L'opinion repose sur une comparaison des conditions en vigueur au moment de l'audit et sur des critères d'audit préétablis que la direction a approuvés. La conclusion ne s'applique qu'à l'entité vérifiée.
• 1.7.2 Le présent audit a été mené conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme le confirment les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

2.0 Observations détaillées, recommandations et réponses de la direction

Les sections qui suivent présentent des observations essentielles qui s'appuient sur les éléments probants et sur l'analyse liée à l'audit, ainsi que les améliorations recommandées. Voici les réponses de la direction :

• un plan d’action pour donner suite à chacune des recommandations;
• un responsable de la mise en œuvre du plan d’action;
• une date butoir pour l’achèvement de la mise en œuvre du plan d’action.

Les résultats de l'audit sont organisés en trois sections : la surveillance du programme, l'évaluation de l'admissibilité et la surveillance des ententes et la production de rapports.

2.1 Surveillance du programme

• 2.1.1 La surveillance du programme permet d'informer la direction des obstacles qui peuvent nuire à l'atteinte de ses objectifs. Les renseignements opportuns, exacts et complets sur le programme appuient la surveillance du programme et la prise de décisions connexes.
• 2.1.2 La Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor (CT) exige que les ministères s'assurent « que des systèmes de surveillance, de contrôle interne, de mesures du rendement et de rapports sont en place pour soutenir la gestion des paiements de transfert ». Afin d'évaluer cette attente, l'audit cherchait à confirmer que le programme mettait en place des processus pour informer la haute direction des risques, des projets et du rendement.
• 2.1.3 Information relative aux risques du programme : le programme fait appel à l'outil de gestion des risques du programme de la DESP pour évaluer les risques du programme. L'évaluation annuelle du risque est réalisée en fonction des attentes établies dans la Directive relative à la gestion intégrée des risques de programmes (2012) d'AAC. L'approche de l'évaluation du risque tient compte des aspects importants du programme, notamment la matérialité, la complexité, la conception, l'administration et la mesure du rendement. Les résultats de l'évaluation des risques du programme informent la direction du programme des secteurs potentiels qui pourraient nuire à la réalisation des objectifs du programme. Ces secteurs pourront donc être gérés en conséquence afin d'atténuer la probabilité d'occurrence et d'incidence.
• 2.1.4 L'audit faisait l'examen des évaluations de risques du programme des deux derniers exercices (2013-2014 et 2014-2015) et a conclu qu'elles étaient principalement appuyées par des observations qualitatives. Un nombre limité de données quantitatives ont été utilisées pour corroborer les cotes de risque assignées. L'audit a révélé que le programme collecte de l'information quantitative qui serait utile lors de l'évaluation des risques du programme, telle que les cibles des normes de services, les notes de risques des projets et les renseignements sur le traitement des demandes de remboursement et sur le progrès des projets. Le recours à de l'information quantitative appuierait davantage les évaluations des risques du programme.
• 2.1.5 Renseignements sur l'ensemble des projets : le Cadre de contrôle de la gestion de la DESP pour les programmes non liés à la gestion des risques de l'entreprise (GRE) souligne l'importance du repérage et du règlement des problèmes du programme. Par exemple, la cadre indique que cela pourrait être effectué en « mettant en place des systèmes de production de rapports en temps réel et en cours pour assurer la continuité et le respect des exigences de production de rapports ministériels en temps utile »."
• 2.1.6 En fonction des attentes, l'audit a conclu que les systèmes de production de rapports actuels, outre les rapports sur les normes de services, fournissaient peu d'information sur l'ensemble des projets. La production de rapports était généralement axée sur les projets (renseignements sur les demandes, progrès des projets, prévisions budgétaires, vérification des demandes de remboursement) et était utilisée par la direction du programme pour déterminer si le demandeur était admissible au financement et respectait les modalités de l'accord de contribution.
• 2.1.7 Il existe une possibilité pour que le programme regroupe ses analyses et ses rapports en utilisant l'information déjà recueillie (renseignements sur les risques des projets, le progrès des projets et les demandes de remboursement). Cette information permettrait à la direction de repérer les tendances importantes, les problèmes systémiques et les possibilités.
• 2.1.8 Information sur le rendement : La Stratégie de mesure du rendement du programme et de gestion des risques (SMRPGR) est un document sur la conception du programme qui présente la stratégie de mesure du rendement et les exigences en matière de production de rapports sur le rendement. Cet outil permet à la direction de recevoir de l'information sur le rendement du programme par l'administration continue des accords de contribution.
• 2.1.9 L'audit a révélé que le programme était conforme aux engagements en matière de production de rapports indiqués dans la SMRPGR. La direction du programme reçoit des renseignements annuellement sur le rendement d'ensemble et de l'information sur le rendement propre aux projets lorsque ceux-ci sont terminés.

Recommandation 1 – Rapports à l'échelle du programme
Le Sous-ministre adjoint de la Direction générale des programmes devrait examiner et renforcer les systèmes actuels afin d'appuyer la production de rapports au niveau du programme, particulièrement les aspects suivants :

1. L’information quantitative sur le programme devrait être intégrée dans les évaluations des risques du programme afin de fournir des renseignements sur le repérage des problèmes et la prise de décision, y compris les plans d’action pour atténuer les risques repérés, le cas échéant.
2. Des rapports sur l’ensemble des projets devraient être produits afin d’appuyer la prise de décisions.

Réponse et plan d’action de la direction : Recommandation approuvée. La Direction générale des programmes reconnaît les avantages des processus et systèmes solides qui fournissent de l’information quantitative d’ensemble pour appuyer la prise de décisions sur le programme et les projets.

1. Le volet Systèmes d’assurance examinera les processus d’évaluation des risques du programme par rapport au Cadre de contrôle de la gestion du risque des programmes de la DESP pour les exigences relatives aux programmes non liés à la GRE. Il permettra également d’apporter les changements nécessaires pour que l’information quantitative sur le programme soit intégrée dans les évaluations des risques du programme, s’il y a lieu.
2. Le volet Systèmes d’assurance, en consultation avec la Division de la conception et du rendement des programmes de la Direction et avec d’autres directions de la Direction générale, définira les exigences opérationnelles afin d’établir un processus et un système électronique plus solide pour la collecte, la surveillance et la production de rapports des projets d’assurance individuels et dans leur ensemble. Un processus et un système électronique seront mis en œuvre une fois que les exigences opérationnelles seront approuvées et adoptées par la Direction générale.

Responsable : SMA, Direction générale des programmes

Date d'achèvement prévue : Partie a) Juin 2017 Partie b) Décembre 2017

2.2 Évaluation de l'admissibilité

• 2.2.1 Le programme évalue les demandes pour déterminer si elles répondent aux exigences d'admissibilité formulées dans les modalités du programme et du guide du demandeur. Cette évaluation sert de base aux décideurs pour accepter ou rejeter une demande et veiller à ce que le financement soit alloué à des projets qui appuient la réalisation des résultats et des objectifs du programme.
• 2.2.2 La Politique sur la gestion de l'information du CT, liée à sa Politique sur les paiements de transfert, exige que « les décisions et les processus décisionnels soient assortis de toute la documentation justificative nécessaire pour assurer et appuyer la continuité des opérations ministérielles, [permettent] la reconstitution de l'évolution des politiques et des programmes, et [permettent] la réalisation de vérifications et d'examens indépendants ». En fonction de cette attente, l'audit cherchait à confirmer que les activités entreprises dans le cadre du programme pour évaluer les demandes étaient documentées dans les dossiers du projet et examinées par la direction.
• 2.2.3 Le processus d'évaluation des demandes du programme est documenté dans un manuel de procédures officielles et est appuyé par le matériel d'orientation de la DESP. Ce processus compte trois phases :

  

  La description de cette image suit :

  La phase 1 - Sélection préliminaire mène à la phase 2 - l'évaluation approfondie.), qui mène à la phase 3 - approbation de la demande.

• 2.2.4 Phase 1 – Sélection préliminaire : Le programme évalue une demande pour déterminer si elle répond aux exigences d'admissibilité de base. Cela permet d'aviser le bénéficiaire tôt si sa demande sera évaluée pour le financement. Le programme a recours à un formulaire de sélection préliminaire (élaboré par la DESP) afin de déterminer si la demande est complète et admissible.
• 2.2.5 Sur un échantillon de 10 dossiers de demande, le formulaire de sélection préliminaire a été utilisé dans 90 % des cas (9 fois sur 10). Cependant, l'audit a révélé que peu de justifications étaient documentées dans les formulaires afin d'appuyer les évaluations réalisées par les agents de programme.
• 2.2.6 En outre, les formulaires de sélection de projets étaient signés seulement dans 67 % des cas (6 cas sur 9). Des entrevues avec les agents de programme et la direction ont indiqué que cet examen officiel du formulaire est souvent complété par des réunions informelles.
• 2.2.7 Phase 2 – Évaluation approfondie : Lorsque le demandeur répond aux exigences d'admissibilité de base, une évaluation approfondie de la demande est menée par rapport aux exigences d'admissibilité contenues dans les modalités et le guide du demandeur. L'évaluation comprend, entre autres, l'examen des activités du projet et des capacités et du mérite du demandeur. Cette phase comprend aussi la consultation d'experts en la matière dans le domaine des besoins du marché et de l'importance stratégique. Les résultats de cette évaluation sont résumés dans le Formulaire de recommandation de projet. Ce formulaire est utilisé par la direction du programme pour recommander l'approbation ou le rejet d'une demande.
• 2.2.8 Pour un échantillon de 10 dossiers de demande, l'audit a révélé que ni le dossier de demande ni le Formulaire de recommandation de projet ne fournissait suffisamment de renseignements sur l'évaluation pour appuyer la décision prise par la direction du programme. Plus particulièrement,
  • Cent pour cent (100%) des dossiers de demande (10 dossiers sur 10) ne contenait l’évaluation du programme confirmant si la demande affecterait le secteur et si les activités proposées et les coûts liés étaient admissibles et propices à réaliser les objectifs du programme;
  • Quatre-vingts pour cent (80 %) des dossiers de demande (8 dossiers sur 10) ne contenaient pas l’évaluation du programme à l’égard de la capacité du demandeur à achever le projet proposé et à savoir si les activités de demande appuyaient les objectifs du programme;
  • Cinquante pour cent (50 %) des dossiers de demande (5 dossiers sur 10) ne contenaient pas l’évaluation du programme à savoir si le projet proposé manifestait des débouchés commerciaux actuels ou potentiels et si le projet correspondait aux priorités actuelles du Ministère.
• 2.2.9 Des entrevues avec les agents de programme et la direction ont permis de constater que, même si l'évaluation n'était pas entièrement documentée dans le dossier de demande, une diligence raisonnable était exercée et résumée dans le Formulaire de recommandation de projet.
• 2.2.10 L'orientation de la DESP sur l'utilisation du formulaire exige que le programme fournisse des renseignements quant au respect de tous les critères d'évaluation essentiels afin de cerner les préoccupations et d'établir si la demande est recommandée pour l'approbation ou non. L'audit a conclu que le formulaire aurait gagné à contenir des renseignements supplémentaires sur le processus d'évaluation et à savoir si le projet répondait à tous les critères essentiels d'admissibilité. Par conséquent, l'information que communique le formulaire aux décideurs pourrait ne pas suffire pour alimenter une discussion approfondie et fournir une recommandation.
• 2.2.11 L'audit indiquait que peu d'éléments probants dans le dossier démontraient que la direction du programme avait remis en question et examinait le Formulaire de recommandation de projet. Les discussions avec la direction et les agents de programme ont confirmé que lorsque l'ébauche du formulaire est réalisée, des réunions informelles ont lieu entre le gestionnaire, le directeur et le directeur général du programme afin de remettre en question et d'examiner les renseignements de la demande. L'audit a permis de constater la possibilité de documenter formellement cet examen (par une signature, des notes de la direction ou de la correspondance) pour renforcer davantage les évaluations menées par le programme.
• 2.2.12 La documentation de l'évaluation de l'admissibilité d'une demande est une composante essentielle du programme de paiements de transfert, car elle prouve une saine gestion de l'utilisation des ressources publiques. Les renseignements sur la façon dont une décision est prise et la raison pour laquelle elle est prise permettent aux décideurs d'être conscients de la suffisance ou des limites de l'évaluation.

Recommandation 2 – Documentation des évaluations d'admissibilité
Le Sous-ministre adjoint de la Direction générale des programmes devrait examiner les exigences en matière de documentation pour l'évaluation de l'admissibilité des demandes afin de renforcer le processus décisionnel.

Réponse et plan d'action de la direction : Recommandation approuvée. La Direction générale des programmes reconnaît l'importance de documenter la prise de décisions liées aux demandes et aux évaluations de projets.

La Direction générale entreprendra un examen des exigences en matière de documentation et déterminera et mettra en œuvre les améliorations qui renforceront le processus d'évaluation et de prise de décision.

Responsable : SMA, Direction générale des programmes

Date d'achèvement visée : juin 2017

• 2.2.13 Phase 3 – Approbation de la demande : Une fois le Formulaire de recommandation de projet rempli, la direction du programme présente la demande au Comité de DG chargés de l'examen des projets aux fins de discussion et de prise de décisions. Le Comité est constitué de DG d'AAC et de l'ACIA, selon le cas. Ces membres ont joué un rôle important en vue d'assurer que les demandes recommandées appuyaient l'atteinte des objectifs et des résultats du programme.
• 2.2.14 Pour l'échantillon sélectionné de dossiers de demande, l'audit a conclu que la décision prise par le Comité de DG chargés de l'examen des projets concernant la recommandation pour l'approbation ou le rejet était documentée. Le mandat précisait que trois DG d'AAC qui siègent au Comité sont requis pour qu'une décision soit prise. Toutefois, l'audit a révélé que le quorum n'a pas été atteint dans 57 % des cas (13 réunions sur 23) puisque les membres requis n'assistaient pas régulièrement aux réunions. En outre, l'audit a conclu que les besoins en matière de renseignements pour le comité n'étaient pas clairement formulés dans le mandat. La clarification des exigences en matière de quorum et de renseignements renforcerait davantage les discussions.

Recommandation 3 – Mandat du Comité de DG chargés de l'examen des projets
Le Sous-ministre adjoint de la Direction générale des programmes devrait examiner le mandat du Comité de DG chargés de l'examen des projets afin de s'assurer que les exigences en matière de renseignements et de quorum correspondent aux besoins du programme.

Réponse et plan d'action de la direction : Recommandation approuvée. Le volet Systèmes d'assurance examinera le mandat et proposera des modifications au Comité de DG chargés de l'examen des projets afin de veiller à ce que les exigences en matière de renseignements et de quorum correspondent aux besoins du programme et soient clairement documentées.

Responsable : SMA, Direction générale des programmes

Date d'achèvement prévue : janvier 2017

2.3 Surveillance des accords et production de rapports

• 2.3.1 Une fois que la demande est approuvée par le délégué concerné et qu'un accord de contribution est consenti la direction du programme doit surveiller le projet. Ces activités de surveillance permettent de veiller à l'administration adéquate des fonds publics; à la conformité avec les accords de contribution; et au maintien de l'harmonisation des projets avec les objectifs de rendement. Elles fournissent également un avertissement précoce à la direction du programme concernant des problèmes qui pourraient affecter la réussite du projet.
• 2.3.2 Comme énoncé dans la Politique sur les paiements de transfert : « les obligations administratives imposées aux demandeurs et aux bénéficiaires, qui sont nécessaires afin d'assurer un contrôle efficace, la transparence et la responsabilisation, sont proportionnelles au niveau de risques particulier au programme, au niveau de financement et au profil de risques des demandeurs et des bénéficiaires ». En fonction de cette attente, l'audit cherchait à confirmer que le programme avait évalué les risques des projets et élaboré une stratégie de surveillance pour atténuer ces risques.
• 2.3.3 Évaluations des risques liés au projet et au bénéficiaire : Les risques de chaque demande approuvée ont été évalués selon le Cadre de gestion des risques liés au bénéficiaire ou au projet (CGRBP) d'AAC. Les résultats de l'évaluation permettent d'élaborer une stratégie de surveillance que le programme devra mettre en œuvre.
• 2.3.4 Pour un échantillon de 10 projets approuvés, l'audit a conclu que les risques des projets étaient évalués annuellement à l'aide du CGRBP et que les stratégies de surveillance étaient mises en place. L'audit a révélé qu'il existe une possibilité pour que le programme améliore le soutien utilisé lors de l'évaluation des risques liés au bénéficiaire et au projet afin d'inclure les renseignements recueillis pendant l'administration du projet, par exemple : les visites du site, les états financiers, les comptes rendus de réunion du conseil, la structure organisationnelle, les politiques et les procédures liées au bénéficiaire, ainsi que la documentation sur les processus internes.
• 2.3.5 En l'absence de renseignements suffisants sur le bénéficiaire ou le projet, le CGRBP exige que les programmes assignent une cote moyenne pour une catégorie de risque précis. L'audit a conclu que cette attente n'a pas été respectée pour l'échantillon de 10 projets sélectionné. Plus particulièrement, deux catégories de risque (le cadre de contrôle de la gestion et la gestion financière) ne comprenaient pas suffisamment de renseignements au dossier, par contre, leurs cotes de risque étaient estimées comme faible ou moyennement faible. Par conséquent, la stratégie de surveillance que le programme a mise en œuvre ne semble pas repérer les risques ou les problèmes liés aux projets qui pourraient nuire à la réalisation des objectifs du projet en temps opportun.
• 2.3.6 Surveillance du projet : La stratégie de surveillance du projet présente les mesures d'atténuation que le programme met en place pour s'assurer que les projets réalisent leur objectif énoncé. Elle établit un certain nombre d'exigences, telles que : le montant des retenues, la fréquence et le type de surveillance, le pourcentage de factures qui devraient être exigées pour la vérification des demandes de remboursement, la fréquence des rapports d'étape du projet et des rapports financiers.
• 2.3.7 Pour l'échantillon de 10 projets approuvés, l'audit a conclu que les stratégies de surveillance étaient conformes à la cote de risque attribuée et qu'elles étaient approuvées par la direction du programme. Les exigences en matière de stratégie de surveillance étaient les suivantes : 
  • Quatre-vingt-dix pour cent (90 %) [9 dossiers sur 10] des dossiers de l’échantillon de projets approuvés avaient produit des rapports de progrès du plan de travail, comme exigé;
  • La totalité (10 dossiers sur 10) des dossiers de l’échantillon de projets approuvés respectaient les exigences d’échantillonnage pour la vérification des demandes de remboursement, comme exigé.
• 2.3.8 L'audit a conclu que 100 % (10 dossiers sur 10) des dossiers de l'échantillon de projets approuvés contenaient peu de documentation pour prouver que les activités de surveillance étaient réalisées (coordonnées du bénéficiaire et visites sur place). La vérification de la documentation des activités de surveillance aiderait la direction du programme à s'assurer que les risques importants liés au projet sont atténués adéquatement.
• 2.3.9 Rendement du bénéficiaire ou du projet : En plus de l'échantillon de 10 dossiers de projet approuvés, l'audit a sélectionné 4 projets achevés sur 9 (44 %) afin de déterminer si les rapports de rendement final étaient examinés par la direction et si les projets étaient évalués en fonction des attentes formulées dans l'accord de contribution. L'audit a révélé que la totalité (4 projets sur 4) des projets achevés avaient produit des rapports de rendement qui étaient signés par les délégués appropriés. L'audit a aussi établi qu'il n'y avait pas d'analyse documentée dans les dossiers afin d'indiquer si les projets avaient atteint les objectifs énoncés. En l'absence de cette analyse, la capacité du programme à évaluer son rendement peut être limitée.

Recommandation 4 – Évaluation de la surveillance et du rendement du bénéficiaire et du projet
Le Sous-ministre adjoint de la Direction générale des programmes devrait examiner les exigences en matière de renseignements pour l'évaluation des risques du projet, les activités de surveillance du programme et l'évaluation du rendement du bénéficiaire et du projet afin d'améliorer la surveillance et les rapports de l'accord.

Réponse et plan d'action de la direction : Recommandation approuvée. Le volet Systèmes d'assurance, en consultation avec la Division de la conception et des rapports des programmes de la Direction, mènera un processus opérationnel d'examen des outils et procédés actuels liés à l'évaluation des risques des projets, aux activités de surveillance du programme et à l'évaluation du rendement des projets et bénéficiaires conformément au CGRBP d'AAC. Les résultats de cet examen constitueront la base des recommandations et des mesures pour améliorer la surveillance et les rapports de l'accord.

Dans l'intervalle, le volet Systèmes d'assurance communiquera officiellement les attentes envers les agents de programme pour la documentation des évaluations des risques du projet, les activités de surveillance du programme et l'évaluation du rendement du bénéficiaire et du projet.

Responsable : SMA, Direction générale des programmes

Date d'achèvement visée : juin 2017

Annexe A :  Critères d'audit

1. La direction du programme reçoit suffisamment de renseignements sur les bénéficiaires et en temps opportun pour la prise de décision.
   • Des processus de rendement sont en place pour communiquer les renseignements sur le rendement des bénéficiaires aux décideurs clés.
   • De l’information sommaire sur les résultats et le progrès des projets des bénéficiaires est fournie à la direction de façon opportune, exacte, complète et utile.
   • Un processus officiel de gestion du risque est mis en œuvre au sein du programme.
   • Les normes de service sont communiquées régulièrement à la direction du programme. 
2. L'admissibilité des bénéficiaires est évaluée et documentée adéquatement.
   • L’admissibilité des bénéficiaires est évaluée au moyen de critères établis, fondés sur les modalités du programme.
   • Des mesures de contrôle sont en place pour appuyer des décisions justes, transparentes et impartiales.
3. Les bénéficiaires se conforment aux modalités du programme.
   • Les ententes de financement tiennent compte des risques que présentent les bénéficiaires et les initiatives.
   • La conformité des bénéficiaires aux modalités du programme et à l’entente de financement est surveillée et les problèmes sont abordés le cas échéant.
   • Les paiements effectués aux bénéficiaires sont tout à fait conformes aux ententes de financement.

Annexe B : Sigles

AAC

Agriculture et Agroalimentaire Canada

ACIA

Agence canadienne d'inspection des aliments

CGRBP

Cadre de gestion des risques du bénéficiaire ou du projet

CT

Conseil du Trésor

DESP

Direction de l'excellence du service et des programmes

DG

Directeur général

SMA

Sous-ministre adjoint

SMRGRP

Stratégie de mesure du rendement du programme et de gestion des risques