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Audit du volet systèmes d'assurance du programme Agri-marketing

30 novembre 2016

Résumé

Le programme Agri-marketing est un programme quinquennal doté d’un budget de 341 millions de dollars qui comprend une combinaison d’initiatives gouvernementales et un financement sous forme de contribution pour les projets dirigés par l’industrie. Ce programme appuie le secteur de l’agriculture en ouvrant et en maintenant l’accès aux marchés et en tirant profit des débouchés commerciaux.

Le volet Systèmes d’assurance est l’un des quatre volets du programme Agri-marketing. Ce volet contribue à améliorer la capacité concurrentielle de l’industrie agricole en répondant aux demandes d’assurance des acheteurs et du marché. Il finance des projets qui produiront des procédés et des procédures qui accroîtront la confiance des consommateurs et des acheteurs à l’égard des mesures que prend l’industrie devant les risques pour la chaîne agroalimentaire et qui renforceront la capacité de l’industrie de prouver les allégations d’assurance.

À sa création, ce volet s’est vu attribuer un budget de 105,5 millions de dollars sur 5 ans, soit de 2013 à 2018. De ce montant, 34,1 millions ont été budgétés pour le financement opérationnel et 71,4 millions étaient alloués aux contributions.

L’audit du volet Systèmes d’assurance du programme Agri-marketing a été intégré dans le Plan de vérification axé sur les risques de 2016-2019. Il avait pour objectif de garantir la pertinence et l’efficacité du cadre de contrôle de la gestion qui appuie l’exécution du programme.

L’audit a conclu qu’un cadre de contrôle de la gestion pertinent et efficace est en place pour appuyer l’exécution du volet Systèmes d’assurance du programme Agri-marketing.

Les pratiques rigoureuses ci-dessous ont notamment été signalées :

Les possibilités ci-dessous ont été déterminées pour améliorer le cadre de contrôle de la gestion :

1.0 Introduction

1.1 Renseignements contextuels sur le volet Systèmes d'assurance du programme Agri-marketing

Figure 1 : Répartition des fonds par composante du programme
La description de cette image suit.
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Total des fonds alloués à des projets approuvés

  • Les systèmes de salubrité des aliments ont dépensé 1 599 225 $;
  • les systèmes de surveillance ont dépensé 2 328 554 $;
  • l'attribut du marché et normes de qualité s a dépensé 12 981 998 $;
  • les systèmes de traçabilité ont dépensé 11 273 281 $;
  • le montant total dépensé était 28 183 058 $.

1.2 Organisation et gouvernance

1.3 Objectif de l'audit

1.4 Portée de l'audit

1.5 Approche d'audit

Figure 2 : Échantillonnage des projets par composante de programme
La description de cette image suit.
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Les systèmes de salubrités des aliments avaient dont sept projets approuvés deux échantillons de programmes ont été choisis; les systèmes de surveillance avaient dont quatre projets approuvés on a été choisi; l'attribut du marché et normes de qualité s avait dont dix-huit projets approuvés cinq ont été choisis; les systèmes de traçabilité avaient dont six projets approuvés deux ont été choisis.

1.6 Conclusions

1.7 Énoncé de conformité

2.0 Observations détaillées, recommandations et réponses de la direction

Les sections qui suivent présentent des observations essentielles qui s'appuient sur les éléments probants et sur l'analyse liée à l'audit, ainsi que les améliorations recommandées. Voici les réponses de la direction :

Les résultats de l'audit sont organisés en trois sections : la surveillance du programme, l'évaluation de l'admissibilité et la surveillance des ententes et la production de rapports.

2.1 Surveillance du programme

Recommandation 1 – Rapports à l'échelle du programme
Le Sous-ministre adjoint de la Direction générale des programmes devrait examiner et renforcer les systèmes actuels afin d'appuyer la production de rapports au niveau du programme, particulièrement les aspects suivants :

  1. L’information quantitative sur le programme devrait être intégrée dans les évaluations des risques du programme afin de fournir des renseignements sur le repérage des problèmes et la prise de décision, y compris les plans d’action pour atténuer les risques repérés, le cas échéant.
  2. Des rapports sur l’ensemble des projets devraient être produits afin d’appuyer la prise de décisions.

Réponse et plan d’action de la direction : Recommandation approuvée. La Direction générale des programmes reconnaît les avantages des processus et systèmes solides qui fournissent de l’information quantitative d’ensemble pour appuyer la prise de décisions sur le programme et les projets.

  1. Le volet Systèmes d’assurance examinera les processus d’évaluation des risques du programme par rapport au Cadre de contrôle de la gestion du risque des programmes de la DESP pour les exigences relatives aux programmes non liés à la GRE. Il permettra également d’apporter les changements nécessaires pour que l’information quantitative sur le programme soit intégrée dans les évaluations des risques du programme, s’il y a lieu.
  2. Le volet Systèmes d’assurance, en consultation avec la Division de la conception et du rendement des programmes de la Direction et avec d’autres directions de la Direction générale, définira les exigences opérationnelles afin d’établir un processus et un système électronique plus solide pour la collecte, la surveillance et la production de rapports des projets d’assurance individuels et dans leur ensemble. Un processus et un système électronique seront mis en œuvre une fois que les exigences opérationnelles seront approuvées et adoptées par la Direction générale.

Responsable : SMA, Direction générale des programmes

Date d'achèvement prévue : Partie a) Juin 2017 Partie b) Décembre 2017

2.2 Évaluation de l'admissibilité

 

Recommandation 2 – Documentation des évaluations d'admissibilité
Le Sous-ministre adjoint de la Direction générale des programmes devrait examiner les exigences en matière de documentation pour l'évaluation de l'admissibilité des demandes afin de renforcer le processus décisionnel.

Réponse et plan d'action de la direction : Recommandation approuvée. La Direction générale des programmes reconnaît l'importance de documenter la prise de décisions liées aux demandes et aux évaluations de projets.

La Direction générale entreprendra un examen des exigences en matière de documentation et déterminera et mettra en œuvre les améliorations qui renforceront le processus d'évaluation et de prise de décision.

Responsable : SMA, Direction générale des programmes

Date d'achèvement visée : juin 2017

Recommandation 3 – Mandat du Comité de DG chargés de l'examen des projets
Le Sous-ministre adjoint de la Direction générale des programmes devrait examiner le mandat du Comité de DG chargés de l'examen des projets afin de s'assurer que les exigences en matière de renseignements et de quorum correspondent aux besoins du programme.

Réponse et plan d'action de la direction : Recommandation approuvée. Le volet Systèmes d'assurance examinera le mandat et proposera des modifications au Comité de DG chargés de l'examen des projets afin de veiller à ce que les exigences en matière de renseignements et de quorum correspondent aux besoins du programme et soient clairement documentées.

Responsable : SMA, Direction générale des programmes

Date d'achèvement prévue : janvier 2017

2.3 Surveillance des accords et production de rapports

 

Recommandation 4 – Évaluation de la surveillance et du rendement du bénéficiaire et du projet
Le Sous-ministre adjoint de la Direction générale des programmes devrait examiner les exigences en matière de renseignements pour l'évaluation des risques du projet, les activités de surveillance du programme et l'évaluation du rendement du bénéficiaire et du projet afin d'améliorer la surveillance et les rapports de l'accord.

Réponse et plan d'action de la direction : Recommandation approuvée. Le volet Systèmes d'assurance, en consultation avec la Division de la conception et des rapports des programmes de la Direction, mènera un processus opérationnel d'examen des outils et procédés actuels liés à l'évaluation des risques des projets, aux activités de surveillance du programme et à l'évaluation du rendement des projets et bénéficiaires conformément au CGRBP d'AAC. Les résultats de cet examen constitueront la base des recommandations et des mesures pour améliorer la surveillance et les rapports de l'accord.

Dans l'intervalle, le volet Systèmes d'assurance communiquera officiellement les attentes envers les agents de programme pour la documentation des évaluations des risques du projet, les activités de surveillance du programme et l'évaluation du rendement du bénéficiaire et du projet.

Responsable : SMA, Direction générale des programmes

Date d'achèvement visée : juin 2017

Annexe A :  Critères d'audit

  1. La direction du programme reçoit suffisamment de renseignements sur les bénéficiaires et en temps opportun pour la prise de décision.
    • Des processus de rendement sont en place pour communiquer les renseignements sur le rendement des bénéficiaires aux décideurs clés.
    • De l’information sommaire sur les résultats et le progrès des projets des bénéficiaires est fournie à la direction de façon opportune, exacte, complète et utile.
    • Un processus officiel de gestion du risque est mis en œuvre au sein du programme.
    • Les normes de service sont communiquées régulièrement à la direction du programme. 
  2. L'admissibilité des bénéficiaires est évaluée et documentée adéquatement.
    • L’admissibilité des bénéficiaires est évaluée au moyen de critères établis, fondés sur les modalités du programme.
    • Des mesures de contrôle sont en place pour appuyer des décisions justes, transparentes et impartiales.
  3. Les bénéficiaires se conforment aux modalités du programme.
    • Les ententes de financement tiennent compte des risques que présentent les bénéficiaires et les initiatives.
    • La conformité des bénéficiaires aux modalités du programme et à l’entente de financement est surveillée et les problèmes sont abordés le cas échéant.
    • Les paiements effectués aux bénéficiaires sont tout à fait conformes aux ententes de financement.

Annexe B : Sigles

AAC
Agriculture et Agroalimentaire Canada
ACIA
Agence canadienne d'inspection des aliments
CGRBP
Cadre de gestion des risques du bénéficiaire ou du projet
CT
Conseil du Trésor
DESP
Direction de l'excellence du service et des programmes
DG
Directeur général
SMA
Sous-ministre adjoint
SMRGRP
Stratégie de mesure du rendement du programme et de gestion des risques
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