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Audit du programme Agri-innovation – Facilitation de la commercialisation et de l'adoption

15 septembre 2016

Bureau de la vérification et de l'évaluation

Sommaire

Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) administre le volet Facilitation de la commercialisation et de l'adoption du programme Agri-innovation, qui permet de verser à l'industrie un financement sous forme de contribution remboursable pour faciliter la démonstration commerciale, la commercialisation proprement dite et l'adoption de produits agroindustriels, de technologies, de procédés ou de services innovateurs.

L'audit interne était prévu dans le Plan d'audit axé sur les risques 2015-2018. Elle avait pour objectif de garantir la pertinence et l'efficacité du cadre de contrôle de la gestion qui appuie l'exécution du programme.

L'audit a conclu qu'un cadre de contrôle de la gestion pertinent et efficace est en place pour appuyer l'exécution du volet Facilitation de la commercialisation et de l'adoption du programme Agri-innovation. Les pratiques rigoureuses suivantes ont notamment été signalées :

Tout en reconnaissant que le programme est bien géré, ses pratiques courantes de gestion des risques peuvent être améliorées, notamment :

L'audit a également permis de cerner des possibilités d'améliorer les contrôles liés à l'intendance du programme en :

1.0 Introduction

1.1 Contexte du programme Agri-Innovation

1.2 Facilitation de la commercialisation et de l'adoption

1.3 Organisation et Gouvernance

1.4 Objectif de l'audit

1.5 Portée de l'audit

1.6 Stratégie de l'audit

1.7 Conclusion

L'audit a conclu qu'un cadre de contrôle de la gestion adéquat et efficace est en place pour soutenir l'exécution du volet Facilitation de la commercialisation et de l'adoption du programme Agri-innovation. Les pratiques rigoureuses suivantes ont été signalées :

1.8 Énoncé de conformité

2.0 Observations détaillées, recommandations et réponses de la direction

Les sections qui suivent présentent des observations essentielles qui s'appuient sur les éléments probants et sur l'analyse liée à l'audit, ainsi que les améliorations recommandées. Voici les réponses de la direction :

Les résultats de l'audit sont présentés en fonction de deux thèmes : gestion des risques et intendance. (Voir la figure 2)

Figure 2 – Thèmes des résultats de l'audit
La description de cette image suit.
La description de cette image suit :

Les deux thèmes sont la gestion des risques et l'intendance.

La gestion des risques couvre les évaluations à l'échelle du programme ainsi que la tolérance au risque d'arrérages et de défaut de paiement.

L'intendance couvre les aspects de la diligence raisonnable en matière d'évaluation des projets, l'évaluation financière, le traitement des demandes ainsi que les politiques et procédures de remboursement.

Gestion des risques

2.1 Évaluation des risques à l'échelle du programme et mesures d'atténuation connexes

Recommandation 1 – Évaluation et atténuation des risques à l'échelle du programme

Pour renforcer davantage les processus courants en matière de gestion des risques, le sous-ministre adjoint de la Direction générale des programmes doit s'assurer de ce qui suit :

  1. des données quantitatives sur le programme sont intégrées aux évaluations des risques pour faciliter la détection des problèmes et le processus de décisions;
  2. au besoin, des plans d'action pour atténuer les risques cernés sont documentés, mis en œuvre et surveillés.

Réponse et plan d'action de la direction :

  1. Recommandation approuvée. Des données quantitatives peuvent compléter l'information qualitative incluse dans l'évaluation des risques du programme afin de mieux refléter les répercussions potentielles des problèmes soulevés.

    La Division de la conception et du rendement des programmes de la Direction des programmes d'innovation (DPI), de concert avec la Division des programmes environnementaux et de commercialisation et à l'aide des outils ministériels de gestion des risques :

    • inclura dans les futures évaluations des risques liés au programme des données quantitatives sur le rendement du programme par rapport aux normes de service, y compris pour le traitement des demandes et les délais d'approbation.
    • examinera la liste des facteurs de risque des évaluations futures des risques liés au programme et s'assura que les problèmes et les répercussions sont quantifiés chaque fois que des données sont disponibles.
  2. Recommandation acceptée. Atténuer les risques cernés est une partie importante de l'évaluation des risques interne.

    La Division de la conception et du rendement des programmes de la DPI s'assura que, le cas échéant, l'information sur les approches adoptées pour contrôler et atténuer les risques soit indiquée dans l'outil d'évaluation des risques liés au programme.

Responsable principal : Gestionnaire – DPI – Division de la conception et du rendement des programmes

Date d'achèvement prévue : Novembre 2016

2.2 Tolérance aux risques liés aux arrérages et aux défauts du paiement

Recommandation 2 – Tolérance aux risques liés aux arrérages et aux défauts de paiement

Afin d'optimiser l'atteinte des objectifs du programme en matière d'innovation et de gérer les risques financiers connexes, le sous-ministre adjoint de la Direction générale des programmes doit définir des niveaux de tolérance aux risques liés aux arrérages et aux défauts de paiement dans cette optique.

Réponse et plan d'action de la direction :
Recommandation approuvée. On reconnaît qu'on peut faciliter l'atteinte des objectifs du programme en matière d'innovation en définissant des niveaux de tolérance concernant les arrérages et les défauts de paiement.

La DPI, en collaboration avec la Direction générale de la gestion intégrée – Comptes débiteurs et gestion des revenus, établira des niveaux de tolérance aux arrérages et aux défauts de paiement pour les remboursements effectués dans le cadre du volet Facilitation de la commercialisation et de l'adoption du programme Agri-innovation et des programmes futurs. Pour ce faire, la DPI :

Responsable principal : Gestionnaire – DPI – Division des demandes de remboursement et des règlements – Analyse de rentabilisation et de la solvabilité

Date d'achèvement prévue : Janvier 2017

Intendance

2.3 Information de gestion durant l'évaluation des projets

Recommandation 3 –Information pour la direction durant l'évaluation du projet

Le sous-ministre adjoint de la Direction générale des programmes doit examiner les processus en place pour s'assurer que la direction a accès à toute l'information de diligence raisonnable du programme tout au long de la phase d'évaluation.

Réponse et plan d'action de la direction : Recommandation approuvée. La Direction générale des programmes examinera le processus de diligence raisonnable du programme avec les agents de programme pour s'assurer que les exigences de validation de l'information du demandeur et d'exécution de l'analyse connexe de chaque critère sont claires et consignées dans les documents versés au dossier. En outre, la Direction générale des programmes informera la direction que des renseignements supplémentaires pour l'évaluation sont disponibles sur demande, au moyen des documents d'approbation du projet (formulaire de recommandation du projet, demande de décision).

Responsable principal : Directeur – DPI – Volet Facilitation de la commercialisation et de l'adoption

Date d'achèvement prévue : Septembre 2016

2.4 Évaluation Financière

Recommandation 4 – Évaluation financière

Afin de réduire le risque d'erreurs et de confirmer la méthodologie utilisée par la Section des analyses de rentabilisation et de la solvabilité, le sous-ministre adjoint de la Direction générale des programmes doit mettre en œuvre une validation périodique des résultats des évaluations financières et de la méthodologie.

Réponse et plan d'action de la direction :
Recommandation approuvée. La DPI validera les résultats des évaluations financières et de la méthodologie :

Responsable principal : Gestionnaire – DPI – Division des demandes de remboursement et des règlements – Section des analyses de rentabilisation et de la solvabilité

Date d'achèvement prévue : Mars 2017

2.5 Traitement des demandes

2.6 Politiques et Procédures de remboursement

Recommandation 5 – Politiques et procédures officielles de remboursement

Pour favoriser les processus de saine gestion des remboursements, le sous-ministre adjoint de la Direction générale des programmes doit s'assurer que des politiques et procédures officielles sont élaborées et appliquées pour la gestion et la surveillance du traitement des remboursements.

Réponse et plan d'action de la direction : Recommandation approuvée. Pour combler cette lacune, la Section des analyses de rentabilisation et de la solvabilité examine ses pratiques opérationnelles courantes et consulte d'autres ministères et la Direction générale de la gestion intégrée – Comptes débiteurs et gestion des revenus. Les membres de la section sont en train de rédiger des documents qui expliquent les rôles et les responsabilités de l'équipe chargée des remboursements et qui fournissent des lignes directrices pour la communication avec le bénéficiaire, la surveillance des remboursements, le règlement des arrérages sur les remboursements, l'acheminement des demandes en défaut de paiement à un échelon supérieur et leur transfert à la section des Comptes débiteurs et de la gestion des revenus de la Direction générale de la gestion intégrée (DGGI). Un document sur les processus de gestion des remboursements dans le SAP et la communication de renseignements aux clients sera également créé.

La version définitive de ces documents officialisera les principaux aspects de la gestion et de la surveillance des remboursements.

Responsable principal : Gestionnaire – DPI – Division des demandes de remboursement et des règlements – Analyses de rentabilisation et de la solvabilité

Date d'achèvement prévue : Janvier 2017

Annexe A : Critères de l'audit

  1. Gestion des risques à l'échelle du programme
    • La direction du programme élabore et surveille la mise en œuvre des mesures d'atténuation des risques cernés dans la mise à jour annuelle du profil de risque du programme.
  2. Processus d'évaluation des demandes de financement de projet
    • Un processus de contrôle adéquat a été documenté et est appliqué systématiquement pour l'évaluation des demandes de financement de projet.
  3. Administration du financement
    • Des procédures et des lignes directrices sur la surveillance des projets et le traitement des demandes sont documentées et suivies.
  4. Remboursements
    • Des procédures et lignes directrices sont en place pour gérer le traitement et la surveillance des remboursements.

Annexe B : Acronymes

AAC
Agriculture et Agroalimentaire Canada
BMR
Bureaux ministériels régionaux
CGRB
Cadre de gestion des risques liés au bénéficiaire ou au projet
DESP
Direction de l'excellence du service et des programmes
DG
Directeur général
DGP
Direction générale des programmes
DPI
Direction des programmes d'innovation
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