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Audit des protocoles d'entente et des ententes de service

Comité ministériel de vérification
Le 15 mai 2018

Abréviations

AAC
Agriculture et Agroalimentaire Canada
BCG
Bureau du contrôleur général
CT
Conseil du Trésor
CIPVP
Bureau de la propriété intellectuelle et de la commercialisation
DGAP
Direction générale des affaires publiques
DGGI
Direction générale de la gestion intégrée
DGP
Direction générale des programmes
DGPS
Direction générale des politiques stratégiques
DGSI
Direction générale des systèmes d’information
DGSIM
Direction générale des services à l’industrie et aux marchés
DGST
Direction générale de la science et de la technologie
PE
Protocole d’entente
SCT
Secrétariat du Conseil du Trésor
SMA
Sous-ministre adjoint

Sommaire

Les ministères ont fréquemment recours aux collaborations, aux partenariats et à d’autres ententes conclues auprès de différents ordres de gouvernement, du secteur privé, des organisations non gouvernementales, des gouvernements étrangers et des entités, afin d’offrir les programmes publics et de réaliser les objectifs publics.

Les protocoles d’entente (PE) et les ententes de service ont pour but de répartir les risques, les coûts et les avantages de certaines initiatives, et doivent appuyer l’ensemble des objectifs et des priorités ministérielles. Les ententes sont normalement officialisées par écrit, ce qui peut rehausser la gouvernance, la reddition de comptes et la qualité des services en définissant clairement les rôles, les responsabilités, les processus et les attentes de rendement. Divers mécanismes d’ententes sont utilisés au sein de l’appareil fédéral, notamment les subventions et contributions, les protocoles d’entente et les ententes de service. Les ententes sont avantageuses en raison des économies d’échelle et de l’efficience qui en découle, mais elles entraînent également des risques particuliers compte tenu des parties concernées et de la complexité de leurs thèmes, des sujets et substances.

L’audit des protocoles d’entente et des ententes de service a été inclus dans le Plan intégré d’audit et d’évaluation 2017-2021 d’Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC). L’audit visait à assurer de façon raisonnable qu’un cadre de contrôle de gestion adéquate a été mis en place pour la gestion des protocoles d’entente et des ententes de service.

L’audit a conclu qu’il n’y a pas de cadre de contrôle de la gestion adéquat pour la gestion des protocoles d’entente et des ententes de service au niveau ministériel.

L’audit a formulé des recommandations visant à établir un cadre de contrôle de gestion ministériel pour la gestion des protocoles d’entente et des ententes de service. Celles-ci comprennent :

1.0 Introduction

1.1 Contexte

1.2 Objectif de l’audit

1.3 Portée de l’audit

1.4 Méthode d’audit

1.5 Conclusion

1.6 Énoncé de conformité

2.0 Observations, recommandations et réponses et réponses de la direction

Cette section présente les observations essentielles qui s’appuient sur les entrevues, les éléments probants obtenus et sur l’analyse liée à l’audit. Elle formule des recommandations pour amélioration. Des plans d’action de gestion ont été fournis et comprennent ce qui suit :

Les résultats de l’audit sont organisés selon deux thèmes :

2.1 Gouvernance

2.2 Processus de contrôle

Recommandation 1

Le Sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale des politiques stratégiques (DGPS) devrait mener une initiative à travers le ministère servant à établir une politique, des lignes directrices et des modèles pour aider à la préparation et à la gestion des protocoles d’entente et des ententes de services d’AAC.

Réponse et plan d’action de la direction :
En accord. Le SMA de la DGPS, en collaboration avec les autres directions générales développera une politique d’AAC, des lignes directrices et des modèles y afférents afin de clarifier le processus de préparation et de gestion des protocoles d’entente et des ententes de service.

Responsable :
DG, Direction de la recherche et analyse, DGPS, avec le soutien des autres directions générales du ministère

Date cible d’achèvement : décembre 2018

Recommandation 2

Le SMA de la Direction générale des systèmes d’information (DGSI) devrait mener une initiative à l’échelle du ministère pour un dépôt pour les protocoles d’entente et les ententes de service.

Réponse et plan d’action de la direction :
En accord. La fonction des exigences, procédures et lignes directrices développées suite à la Recommandation 1. La DGSO mettra en œuvre un dépôt électronique pour saisir tous les protocoles d’entente et les ententes de service du ministère. Ce dépôt tiendra en compte les meilleures pratiques et les leçons apprises des types de dépôts similaires dans les autres organisations du gouvernement fédéral.

Le développement de ce dépôt commencera une fois que les lignes directrices de la recommandation 1 sont finalisées.

Le dépôt sera établi dans les réseaux ministériels et sera disponibles à toutes les directions générales. Le maintien et la mise à jour de l’information stockée dans le dépôt relèvera de la responsabilité de chaque direction générale et de personne avec le pouvoir de signature à qui le protocole d’entente ou l’entente de service s’applique.

Responsable :
DG, Services des applications et du savoir, DGSI

Date d’achèvement prévue : mai 2019

Annexe A : Définitions

Conformément à la Ligne directrice sur les ententes de service — Éléments essentiels, les définitions d’un protocole d’entente et d’une entente de service sont les suivantes :

  1. Protocole d’entente

    Un protocole d’entente définit les paramètres généraux de la relation de service entre les parties à l’entente, la vision des services et l’exercice des pouvoirs décisionnels.

  2. Entente de service

    Une entente est un accord officiel entre deux parties ou plus (par exemple, entre des ministères, entre un ministère ou un fournisseur de services communs ou partagés, ou entre divers ordres de gouvernement) qui énonce les conditions d’une relation de service particulière.

Annexe B : Critères d’audit

  1. Secteur d’intérêt 1 : Gouvernance

    Une fonction de surveillance a été établie pour les protocoles d’entente et les ententes de service.

  2. Secteur d’intérêt 2 : Processus de contrôle

    Veiller à ce que des activités d’orientation, de gestion et de coordination soient en place.

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