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Audit des frais de voyage et d’accueil

Comité ministériel de vérification
20 décembre, 2018

Sommaire

Les dépenses de voyage et d’accueil sont nécessaires à la réalisation des activités gouvernementales et permettent aux organisations de remplir leur mandat. Ces dépenses font souvent l’objet d’un examen minutieux par le public et les médias puisque les Canadiens veulent s’assurer que les fonds publics sont bien dépensés. Ainsi, il est nécessaire d’assurer une plus grande surveillance de ces types de dépenses, et de faire preuve de diligence dans la gestion des fonds publics.

La Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements (VACE) du Conseil du Trésor (CT) est entrée en vigueur le 1er avril 2017 et remplace la Directive de 2013. Les modifications ont donné une plus grande latitude aux ministères et réduit le fardeau administratif en ce qui concerne l’approbation des voyages, des activités d’accueil et des événements. Il est notamment possible de déléguer les pouvoirs d’approbation de voyage à un échelon inférieur à celui des sous-ministres adjoints (chefs de direction générale); les seuils d’approbation des frais d’accueil et d’événements ont aussi été revus à la hausse. Pour ces raisons, les instruments de délégation des pouvoirs ministériels d’AAC ont été révisés en août 2017.

L’audit des frais de voyage et d’accueil figurait dans le Plan de vérification et d’évaluation intégré 2018-2019 puisque les dépenses de voyage et d’accueil suscitent un fort intérêt auprès du public et parce que la récente modification de la politique a permis davantage de souplesse opérationnelle et a augmenté les seuils d’approbation de ce type de dépenses.

L’objectif de cet audit était de déterminer la conformité de la gestion des frais de voyage et d’accueil aux politiques et directives en vigueur, et de rendre compte de l’efficacité des processus ayant trait au contrôle.

Les Services internes de vérification ont conclu que la gestion des dépenses de voyage et d’accueil par AAC se déroule conformément aux politiques et directives en vigueur, et que les processus ayant trait au contrôle sont efficaces. L’audit a permis de cerner des possibilités d’amélioration quant à la vérification avant paiement, à la vérification après paiement et aux processus de divulgation des frais d’accueil.

Les pratiques rigoureuses suivantes ont été relevées :

1.0 Introduction

1.1 Aperçu

1.2 Objectif de l’audit

1.3 Portée de l’audit

1.4 Approche de l’audit

1.5 Conclusion

1.6 Énoncé de conformité

2.0 Observations détaillées, recommandations et réponses de la direction

Les sections suivantes exposent les principales observations fondées sur les preuves et les analyses découlant de l’audit. En ce qui concerne les observations soulignant une possibilité d’amélioration, des recommandations ont été formulées, et la direction a fourni des réponses comprenant :

Gestion des dépenses

Secteur d'intérêt : Les dépenses de voyage et d’accueil sont conformes aux directives et lois en vigueur.

Audit réalisé : Pour évaluer la conformité des dépenses de voyage et d’accueil d’Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC), les Services internes de vérification ont examiné un échantillon d’opérations par rapport aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques, de la Directive sur les dépenses de Voyages, accueil, conférences et événements (VACE) du Conseil du Trésor (CT), de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte et des lignes directrices d’AAC relativement aux dépenses de VACE.

2.1 Conformité des dépenses de voyage

2.2 Conformité à l’autorisation générale de voyager

2.3 Conformité des dépenses d’accueil

Planification et surveillance

Secteur d'intérêt : Des processus de planification et de surveillance adéquats sont en place pour assurer le respect des directives et lois en vigueur.

Audit réalisé : Pour évaluer ce qui précède, les Services internes de vérification ont examiné les points suivants :

  • La présence d’outils adéquats pour la planification des voyages et de l’accueil afin de favoriser le respect des lois et directives en vigueur;
  • La présence d’outils adéquats pour la surveillance afin de favoriser le respect des lois et directives en vigueur. Pour ce faire, on a examiné ce qui suit :
    • L’existence de processus adéquats et clairement définis à AAC concernant les réaffectations budgétaires;
    • La pertinence de la portée des activités de sélection et d’échantillonnage;
    • La fréquence à laquelle des activités de sélection et d’échantillonnage sont menées et la publication en temps opportun des résultats.

2.4 Outils de planification

2.5 Surveillance

Prévisions budgétaires

Sélection et échantillonnage pour les dépenses de voyage et d’accueil

Sélection pour les dépenses de voyage

Sélection pour les dépenses d’accueil

Établissement des rapports en temps opportun

Échantillonnage

Plan de vérification avant et après paiement en fonction du risque

Recommandation 1 – Plan de vérification axé sur le risque

Le sous-ministre adjoint, Direction générale de la gestion intégrée, devrait veiller à ce qu’un plan de vérification avant et après paiement en fonction du risque soit documenté, examiné et mis à jour à intervalles réguliers.

Réponse de la direction et plan d'action : Accepté.

La DGGI examinera et mettra à jour l’approche en matière de vérification avant et après paiement ainsi que les processus connexes en place tout en veillant à consigner les mises à jour.

Responsables : DPF et ADPF

Date d’achèvement prévue : Août 2019

Rapports

Secteur d'intérêt : Des rapports ont été produits en application des directives et lois en vigueur.

Audit réalisé : Les Services internes de vérification ont examiné les frais d’accueil divulgués sur le portail du gouvernement ouvert, les données sur les dépenses d’accueil d’AAC ainsi que d’autres documents pertinents, et réalisé des entrevues avec des représentants de la DGGI et d’autres directions générales d’AAC.

2.6 Divulgation des frais d’accueil

Recommandation 2 – Divulgation des frais d’accueil

Le sous-ministre adjoint, Direction générale de la gestion intégrée, devrait élaborer et communiquer un document d’orientation sur les exigences relatives à la divulgation des frais d’accueil et documenter le processus de vérification mené afin que les données divulguées soient complètes, conformément à la directive d’AAC et aux exigences du CT.

Réponse de la direction et plan d'action : Accepté.

La DGGI élaborera et documentera le processus de divulgation trimestrielle des dépenses d’accueil comme suit :

  1. Veiller à ce que le processus soit communiqué par la DGGI aux coordonnateurs des directions générales;
  2. Élaborer une liste de vérification interne pour la DGGI qui sera utilisée pour veiller à ce que toutes les données publiées chaque trimestre sur le portail du gouvernement ouvert soient complètes.

Responsables : DPF et ADPF

Date d’achèvement prévue :

  1. Mars 2019
  2. Février 2019

Annexe A : Secteurs d'intérêt

Annexe B : Acronymes

AAC
Agriculture et Agroalimentaire Canada
CT
Conseil du Trésor
DGGI
Direction générale de la gestion intégrée
VACE
Voyages, accueil, conférences et événements
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