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Audit des acquisitions de technologies de l'information liées aux sciences

3 décembre 2015

Bureau de la vérification et de l'évaluation d'Agriculture et agroalimentaire Canada


Sommaire

Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) a établi sa Direction générale des sciences et de la technologie (DGST) en 2012, en y intégrant l'expertise scientifique du Ministère, de façon à former une seule direction générale. Le travail scientifique de la DGST est dicté par les stratégies du secteur des sciences et est axé sur les projets. Les projets scientifiques s'étalent sur de nombreuses années et font intervenir plusieurs équipes scientifiques réparties dans divers centres de recherche au Canada.

La DGST a adopté des méthodes innovatrices et privilégie l'équipement scientifique de pointe lui permettant de générer et d'analyser des quantités considérables de données. La DGST s'appuie donc fortement sur les technologies de l'information (TI) pour soutenir ses activités. La DGST est appuyée par la Direction générale des systèmes d'information (DGSI) d'AAC, qui est chargée de la prestation et du soutien des activités de TI au sein d'AAC, et qui est l'interlocuteur du Ministère avec Services partagés Canada (SPC). SPC vise l'adoption d'approches à l'échelle de l'organisation pour la gestion des services d'infrastructure des TI dans l'ensemble du gouvernement du Canada.

La vérification des acquisitions de technologies de l'information liées aux sciences a été approuvée par la sous-ministre, dans le cadre du Plan de vérification 2014-2015 axé sur les risques.

La vérification portait principalement sur la gouvernance et les processus de planification entourant les acquisitions de TI liées aux sciences.

Les TI liées aux sciences comportent deux catégories d'actifs :

Étant donné que des processus distincts existent pour les deux types d'acquisitions faisant l'objet d'une vérification (les TI destinées à la recherche scientifique et l'équipement scientifique informatisé), l'équipe de vérification a fourni les conclusions distinctes ci-après.

En ce qui concerne les technologies de l'information destinées à la recherche scientifique, la vérification a établi que les contrôles de gestion au sein d'AAC en matière de gouvernance et de planification sont adéquats et efficaces, à l'exception des points décrits dans les recommandations ci-après.

Planification et acquisition de technologies de l'information pour la recherche scientifique

En ce qui concerne l'acquisition d'équipement scientifique informatisé, la vérification interne a déterminé que la gouvernance est efficace et a révélé des possibilités d'amélioration pour ce qui est des mesures de contrôle de la planification.

Équipement scientifique informatisé

1.0 Introduction

1.1 Contexte

Direction générale des sciences et de la technologie d'AAC

Stratégies du secteur des sciences

Les technologies de l'information pour la science

Soutien aux acquisitions de technologies de l'information

Aperçu de la gouvernance des TI liées aux sciences et des processus de planification

1.2 Objectif de l'audit

1.3 Portée de l'audit

1.4 Méthode d'audit

1.5 Conclusion

Gouvernance et planification des technologies de l'information pour les activités scientifiques

Équipement scientifique informatisé

1.6 Énoncé de conformité

2.0 Observations détaillées, recommandations et réponses de la direction

2.1 Conclusions de l'audit et réponses de la direction

2.2 Soutien de Services partagés Canada Requis pour les acquisitions de technologies de l'information liées aux sciences

2.3 Planification à long terme en matière de technologies de l'information pour appuyer les stratégies du secteur des sciences

Recommandation

1. Le SMA de la DGST, en consultation avec le SMA de la DGSI, devrait élaborer un plan de technologies de l'information à long terme de haut niveau pour documenter les besoins en matière de TI pour la recherche scientifique à AAC; un tel plan doit être harmonisé avec les stratégies du secteur des sciences et le SMA de la DGSI devrait communiquer le plan approuvé à SPC.

Réponse de la direction : en accord

Plan d'action :
La Direction générale des sciences et de la technologie (DGST) élaborera un plan à long terme en matière de technologies de l'information, en collaboration avec la DGSI, et ce plan sera harmonisé avec les stratégies du secteur des sciences de la Direction générale.

Le SMA du Conseil d'intégration a approuvé la création d'un groupe de travail interministériel pour fournir à SPC les exigences opérationnelles et techniques pour aller de l'avant avec le projet pilote de l'Initiative de recherche et développement en génomique (IRDG). Des employés d'AAC participent à ce groupe de travail à plusieurs titres, notamment Gilles Saindon de la DGST en tant qu'un des trois cadres responsables.

La DGST, en collaboration avec la DGSI, a mis sur pied une équipe « tigre » de GI-TI à AAC dont le mandat est de valider et regrouper les exigences d'informatique scientifique et d'établir un processus de réception simplifié DGST-DGSI-SPC pour définir les exigences actuelles et futures en matière d'informatique scientifique.

Le plan de Gestion de l'information et technologies de l'information d'AAC est soumis au Secrétariat du Conseil du Trésor chaque année. Les exigences liées à SPC sont intégrées dans ce plan, dont SPC se sert ensuite à ses fins de planification. Il s'agit d'un processus standard du gouvernement du Canada que tous les ministères doivent suivre en ce qui a trait aux exigences planifiées de SPC. AAC veillera à ce que SPC obtienne un exemplaire du plan de technologies de l'information à long terme de la DGST.

Responsable(s) :
DGST : Directeur général (DG) intersectoriel en consultation avec les autres DG des écozones

Personne-ressource à la DGSI : DG, Direction de la gestion stratégique

Date d'achèvement cible : 1er septembre 2016

2.4 Planification des technologies de l'information pour la science

Processus de planification 2014-2015

Processus pour planifier les technologies de l'information pour les sciences

Recommendation

2. Pour les éléments de TI liés aux sciences, le SMA de la DGST et le SMA de la DGSI devraient examiner et améliorer le processus de planification en déterminant des gains d'efficacité en matière d'échéances et d'approbations, ainsi que des occasions d'intervention plus rapide des partenaires des TI. Les améliorations aux processus devraient être mises en œuvre et intégrées en directives officielles fournies aux employés de la DGST et de la DGSI.

Réponse de la direction : en accord

Plan d'action :
En collaboration avec la DGSI, la DGST élaborera un processus de planification des technologies de l'information comprenant des procédures détaillées qui seront communiquées à tous les employés des directions générales. Le processus de planification améliorera les gains d'efficacité et déterminera des possibilités d'intervention plus précoce de la DGSI.

Responsable(s) :
DGST : Directeur Général, intersectoriel

Personne-ressource à la DGSI : Directeur général, Direction de la gestion stratégique

Date d'achèvement cible : 1er septembre 2016

2.5 Planification pour l'équipement scientifique axé sur les technologies de l'information

Processus de planification de l'équipement scientifique axé sur les technologies de l'information

Information à l'appui de la planification pour l'acquisition d'équipement scientifique axé sur les technologies de l'information

Information à l'appui de la gestion du cycle de vie pour l'équipement scientifique axé sur les technologies de l'information

Recommendation

3. Le SMA de la DGST, en consultation avec le SMA de la DGSI, devrait élaborer une approche officielle de la gestion du cycle de vie pour l'équipement scientifique axé sur les technologies de l'information, notamment :

  1. L'élaboration et le maintien d'inventaires locaux de l'équipement existant, y compris tout élément de technologies de l'information applicable, et le suivi de la durée de vie estimative de l'équipement à des fins de planification.
  2. La participation de la DGSI à l'acquisition de nouvel équipement scientifique axé sur les technologies de l'information.

Réponse de la direction : en accord

Plan d'action :
La DGST travaillera en collaboration avec la DGSI et la DGGI pour élaborer une approche officielle de la gestion du cycle de vie pour l'équipement scientifique axé sur les technologies de l'information pour chaque centre de recherche.

Comme il est décrit dans la recommandation 2, les procédures détaillées créées en collaboration avec la DGSI comprendront la participation de la DGSI à l'acquisition de nouvel équipement scientifique axé sur les technologies de l'information.

Responsable(s) :
DGST : Directeur général intersectoriel, en consultation avec le Directeur général, Plaines à forêts mixtes, le Directeur général, Écozone côtière et le Directeur général, Prairies et plaines boréales.

Personnes-ressources à la DGSI : Directeur général, Direction de la gestion stratégique, et directeur, Services à la clientèle de la technologie de l'information

Date d'achèvement cible : 1er octobre 2016

Annexe A : critères de l'audit

  1. La structure de gouvernance pour l'acquisition d'actifs de TI liés à la science veille à ce que les décisions soient fondées sur la prise en compte d'information financière et non financière appropriée et à ce que les partenaires clés interviennent au moment opportun.
  2. Les processus de planification pour les acquisitions d'actifs de TI liés à la science s'assurent que les ressources sont affectées d'une manière rentable en tenant compte des options disponibles, des risques associés et des avantages prévus.
  3. Les processus de planification pour les acquisitions d'actifs de TI liés à la science tiennent compte des coûts totaux de gérance en fonction du cycle de vie en se fondant sur la durée de vie estimative des acquisitions.

Annexe B : acronymes

AAC
Agriculture et Agroalimentaire Canada
DGGI
Direction générale de la gestion intégrée
DGSI
Direction générale des systèmes d'information
DGST
Direction générale des sciences et de la technologie
SMA
Sous-ministre adjoint
SPC
Services partagés Canada
USB
Bus Sériel universel
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