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Audit de la santé et de la sécurité au travail

Résumé

Cet audit a été inclus dans le plan intégré de vérification et d’évaluation 2019-2020 du Bureau de la vérification et de l’évaluation (BVE) en raison de la complexité du domaine de la santé et sécurité au travail (SST) et des importantes exigences de conformité réglementaire et de production de rapports que les employeurs doivent respecter.

Les exigences d’Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) en matière de SST sont particulièrement complexes en raison de la diversité de ses lieux de travail; le Ministère compte en effet des employés qui travaillent dans des laboratoires, des fermes et des bureaux dans 55 endroits au niveau national. En 2015, les Services internes de vérification ont effectué un audit de la SST. Ils ont décelé des lacunes dans le cadre de contrôle de gestion du programme de SST d’AAC et ont formulé cinq recommandations d’amélioration.

L’objectif de cet audit était de fournir l’assurance qu’AAC a mis en place des processus et des pratiques de SST pour assurer la conformité au Code canadien du travail (Code) – Partie II – Santé et sécurité au travail et aux règlements connexes.

La portée de l’audit comprenait les activités clés qui aident le Ministère à se conformer aux exigences prévues par la loi en matière de SST. L’audit portait sur les activités réalisées sur le lieu de travail et à l’échelle nationale et comprenait les domaines suivants : le cadre de gestion de la SST d’AAC, la gouvernance et la surveillance, la formation en santé et sécurité, le suivi et la déclaration des incidents de SST ainsi que l’évaluation de l’application du Programme de prévention des risques (PPR).

Dans l’ensemble, l’audit a permis de confirmer qu’AAC a mis en place des processus et des pratiques de SST pour assurer la conformité au Code et aux règlements connexes, mais que des améliorations au programme de SST sont nécessaires pour garantir la conformité dans certains domaines.

Cet audit a abouti à des conclusions positives dans tous les domaines examinés se rapportant aux pratiques de SST dans les milieux de travail d’AAC. L’audit a aussi fait ressortir que des comités locaux de SST sont établis et qu’ils s’acquittent de leurs responsabilités, y compris la surveillance visant à s’assurer que les employés reçoivent l’équipement de protection individuelle nécessaire pour effectuer leur travail en toute sécurité.

L’audit a révélé que la formation propre à l’emploi et au lieu de travail fait l’objet d’un suivi et d’un contrôle afin d’informer les employés des risques particuliers, tels que ceux liés aux substances dangereuses, aux animaux ou aux équipements spécialisés utilisés dans le contexte de leur travail. En outre, l’audit a permis de confirmer qu’AAC a instauré un processus de déclaration et de suivi des incidents de santé et sécurité, comme le prescrit le Code.

Selon l’équipe de la vérification, AAC a mis sur pied le Comité national d’orientation en santé et sécurité au travail (CNOSST) qui s’acquitte des tâches prévues. L’audit a permis de constater que le Bureau du programme national de SST remplit un grand nombre de ses fonctions clés, mais que des améliorations sont nécessaires dans les domaines suivants :

Trois recommandations ressortent de l’audit concernant les améliorations à apporter :

1.0 Introduction

1.1 Contexte du risque et objectif

Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) compte des employés répartis dans 55 lieux distincts au Canada, qui exercent leurs fonctions dans quatre grands types de milieux de travail : les fermes, les installations d’entretien, les laboratoires et les bureaux. Compte tenu de la diversité des exploitations et des environnements de travail, AAC doit mettre en place un cadre de santé et de sécurité au travail (SST) destiné à favoriser la santé et la sécurité des employés.

Un audit de la SST a été prévu dans le plan intégré de vérification et d’évaluation du BVE pour 2019-2020 en raison de la complexité de la mise en œuvre de la SST dans les divers lieux de travail d’AAC, des exigences strictes en matière de conformité réglementaire et de production de rapports, et des conclusions de l’audit de 2015.

L’audit interne de la SST de 2015 du BVE a permis de déceler des lacunes dans le cadre de contrôle de gestion du programme national de SST d’AAC et de formuler cinq recommandations en vue de son amélioration. Bien que les plans d’action de la direction visant à donner suite aux recommandations aient été achevés, un audit de suivi a été demandé pour évaluer l’état du cadre actuel de la SST.

L’objectif de cet audit était de fournir l’assurance qu’AAC a mis en place des processus et des pratiques de SST pour assurer la conformité au Code canadien du travail (Code) – Partie II – Santé et sécurité au travail et aux règlements connexes.

La portée de l’audit comprenait les activités clés qui aident le Ministère à se conformer aux exigences prévues par la loi en matière de SST. L’audit portait sur les activités réalisées sur le lieu de travail et à l’échelle nationale et comprenait les domaines suivants :

Diverses méthodes ont été utilisées pour recueillir les éléments probants de l’audit, par exemple :

L’annexe A, intitulée « à propos de l’audit », donne des précisions sur l’objectif, la portée, les critères et l’approche de l’audit.

Pandémie de COVID-19

Les travaux liés à cet audit étaient presque terminés lorsque la pandémie de COVID-19 a éclaté, ce qui a entraîné un retard dans la présentation des rapports. La portée de l’audit n’était pas liée aux activités de réponse à la pandémie.

1.2 Aperçu de la santé et sécurité au travail

Le gouvernement du Canada assure la sécurité en milieu de travail au moyen de lois, de programmes et de services conçus pour éviter que des travailleurs ne soient victimes d’accidents ou ne se blessent au travail. Tous les ministères doivent se conformer aux exigences en matière de SST, notamment au Code et aux règlements connexes, ainsi qu’à la politique sur la sécurité et la santé au travail du Conseil du Trésor, qui définissent les normes à satisfaire pour prévenir les accidents et les blessures en milieu de travail.

Comme l’indique sa politique de SST, «  AAC s’engage à offrir un milieu de travail sain, sécuritaire, respectueux et exempt de violence à tous ses employés et aux personnes qui y ont accès, en faisant de la SST une partie intégrante de sa culture d’entreprise et en l’intégrant dans ses processus de gestion et de prise de décisions opérationnelles  ». Élément central de la politique de SST d’AAC, le programme de prévention des risques vise à prévenir les pertes, les accidents et les blessures en milieu de travail en tenant compte des risques présents dans les différents emplacements d’AAC à travers le pays.

Au sein d’AAC, la DGGI est chargée d’élaborer et de mettre en œuvre les politiques et les programmes de SST ainsi que d’assurer la surveillance et la production de rapports par l’entremise du programme de SST. La SST est une responsabilité partagée entre les gestionnaires et les employés d’AAC. Voici les principaux rôles au sein de la structure de SST d’AAC :

2.0 Observations détaillées

Les sections suivantes présentent les observations de l’audit, organisées selon les deux principaux centres d’intérêt de l’audit : le lieu de travail et les activités de SST à l’échelle nationale. Ces deux aspects jouent un rôle important et complémentaire dans la préservation de la santé et de la sécurité des employés d’AAC.

Les améliorations recommandées sont formulées à la suite des observations détaillées. Pour chaque recommandation, la direction a fourni une réponse comprenant :

2.1 Santé et sécurité au travail

Les activités de SST menées en milieu de travail sont adaptées au type de travail effectué dans chaque emplacement et aux risques qui y sont liés. Étant donné que les employés travaillent dans différents environnements tels que des fermes, des laboratoires et des bureaux, il est important que les pratiques de SST sur le lieu de travail soient établies et mises en œuvre en fonction des besoins propres à chaque emplacement.

L’audit portait sur les aspects clés suivants des exigences du programme de SST pour chaque lieu de travail :

Dans l’ensemble, l’audit a permis d’établir qu’AAC dispose de processus et de pratiques en matière de SST sur ses lieux de travail pour favoriser le respect du Code canadien du travail. Des comités de SST locaux ont été créés et s’acquittent de leurs responsabilités, y compris la surveillance pour s’assurer que les employés reçoivent l’équipement de protection individuelle dont ils ont besoin pour effectuer leur travail en toute sécurité.

L’audit a révélé que la formation propre à l’emploi et au lieu de travail fait l’objet d’un suivi et d’un contrôle afin d’informer les employés des risques particuliers, tels que ceux liés aux substances dangereuses, aux animaux ou aux équipements spécialisés utilisés dans le contexte de leur travail. En outre, l’audit a permis de confirmer qu’AAC a instauré un processus de déclaration et de suivi des incidents de santé et sécurité, comme le prescrit le Code et que ce processus est appliqué sur les lieux de travail évalués au cours de l’audit.

Les analyses à l’appui de ces observations sont présentées dans les sections suivantes.

2.1.1 Comités locaux de SST

En vertu du Code, tout lieu de travail de plus de 20 employés doit se doter d’un comité de SST afin de promouvoir un environnement de travail sain et sécuritaire. Les comités locaux de SST rassemblent l’employeur et les employés afin de déterminer et d’aider à résoudre les problèmes de SST aux lieux de travail. Des représentants en santé et sécurité doivent être désignés pour les lieux de travail de moins de 20 employés.

Le Code prescrit les devoirs des comités locaux de SST, qui incluent, sans toutefois s’y limiter :

Critères de l’audit : L’audit avait pour but de déterminer si des comités locaux de SST étaient en place et s’ils s’acquittaient des tâches requises par le Code, et si les rôles et responsabilités définis dans la politique de SST d’AAC et le mandat de ces comités étaient conformes au Code.

L’audit ne portait pas sur les rôles et les responsabilités des représentants en santé et sécurité sur les lieux de travail de moins de 20 employés. Toutefois, l’équipe de la vérification a interrogé les représentants pour obtenir leur point de vue concernant les activités couvertes par l’audit.

Constatations de l’audit : L’audit a permis de déterminer que des comités de SST sont établis dans tous les lieux de travail d’AAC comptant plus de 20 employés et que les fonctions énoncées dans la politique de SST d’AAC et le mandat de ces comités sont conformes au Code. L’audit a également confirmé que les comités locaux de SST s’acquittent des tâches qui leur incombent, notamment la tenue de réunions régulières pour discuter des questions de SST, telles que les incidents, les politiques, les procédures et les exigences locales en matière de formation. Les comités veillent à ce que les employés reçoivent l’équipement de protection individuelle dont ils ont besoin pour effectuer leur travail en toute sécurité.

L’audit a démontré que de la formation est offerte aux membres des comités locaux de SST et aux représentants en santé et sécurité pour les aider à s’acquitter de leurs tâches. Le Bureau du programme national de SST d’AAC a élaboré un manuel pour orienter les membres des comités locaux de SST, et les résultats des entrevues et du sondage confirment que les membres des comités locaux de SST considèrent que leur formation est adéquate.

Les comités locaux de SST ont une responsabilité importante, celle de participer aux inspections annuelles du lieu de travail, de discuter des résultats des inspections et de proposer des mesures d’amélioration avec la direction du lieu de travail. Pour les sept centres de recherche visités au cours de l’audit, l’équipe de la vérification a observé que les inspections annuelles des lieux de travail étaient effectuées comme prévu, et que les comités de SST examinaient et discutaient des résultats des inspections et de toute mesure d’amélioration proposée.

L’audit a permis de vérifier si des processus sont en place pour fournir aux employés l’équipement de protection individuelle nécessaire pour les protéger contre les blessures et les maladies liées aux risques inhérents au milieu de travail. L’audit a révélé que des processus avaient été adoptés pour déterminer les exigences en matière d’équipement de protection individuelle, contrôler la fourniture, l’utilisation et la conformité de l’équipement de protection individuelle, et évaluer la nécessité d’apporter des améliorations. Des entrevues et un sondage menés par l’équipe de la vérification ont permis de conclure que les employés ont accès à l’équipement de protection individuelle prescrit et qu’ils l’utilisent. L’audit a également permis de constater que les comités locaux de SST examinent les mesures de protection proposées pour les activités nouvelles ou revues sur le lieu de travail.

2.1.2 Déclaration et suivi des incidents

La déclaration et le suivi des accidents, des incidents professionnels et d’autres situations dangereuses sont des éléments importants du PPR d’AAC, car ils contribuent à éviter que des incidents similaires ne se reproduisent.

Critères de l’audit : L’audit a permis d’évaluer si un processus était en place pour consigner, déclarer et évaluer les accidents, les incidents professionnels et toute autre situation dangereuse, et si ledit processus était communiqué aux membres des comités de SST, aux représentants en santé et sécurité ainsi qu’aux employés, comme l’exige le Code.

Constatations de l’audit : L’audit a permis de constater qu’AAC a établi un processus de déclaration et de suivi des incidents qui est communiqué aux membres et aux employés du comité local de SST.

Le site intranet d’AAC contient des renseignements sur la façon de déclarer un incident et tous les employés peuvent y accéder. Le Bureau du programme national de SST a mis au point des cours de formation spécialisés à l’intention des personnes qui doivent enquêter et déclarer les incidents. L’audit a confirmé, grâce aux entretiens et aux résultats du sondage, que le processus de déclaration des incidents est connu et que la procédure est claire. Les répondants au sondage qui ont déclaré un accident ou un incident ont indiqué que l’enquête avait été correctement menée et que le suivi était effectué en temps voulu.

L’examen des rapports d’incidents relatifs aux blessures et aux accidents survenus sur les lieux de travail visités par l’équipe de la vérification a permis de constater que les formulaires de déclaration d’incidents contenaient tous les renseignements nécessaires et que le processus de déclaration des incidents était mené à bien comme prévu. L’audit a permis de constater que les comités locaux de SST examinent les incidents en milieu de travail et les plans d’action proposés, et assurent un suivi jusqu’à ce que des mesures correctives soient mises en œuvre.

2.1.3 Formation propre à l’emploi et au lieu de travail

La formation est un outil important pour informer les employés de leurs rôles et responsabilités en matière de SST et pour les sensibiliser aux politiques et processus à suivre pour assurer la SST.

La formation propre à l’emploi est particulièrement importante sur les lieux de travail d’AAC en raison de la nature diverse du travail que les employés effectuent. Si de nombreux employés travaillent dans des bureaux, beaucoup d’autres travaillent dans des lieux tels que des fermes et des laboratoires, où ils sont exposés à différents risques potentiels. C’est pourquoi une formation précise est nécessaire pour assurer leur sécurité. Il peut s’agir, par exemple, d’une formation en sécurité relative à l’utilisation d’équipements tels que des tracteurs, des chariots élévateurs et des scies à chaîne, ou d’une formation sur la manipulation et le transport en toute sécurité des produits dangereux.

Critères d’audit : L’audit a permis d’évaluer si la formation relative aux risques pour la sécurité au travail propres à l’emploi et au lieu de travail est suivie, consignée et contrôlée. L’évaluation portait sur les sept lieux de travail visités par l’équipe de la vérification.

Constatations de l’audit : L’audit a permis de constater que la formation en matière de sécurité au travail est suivie, consignée et contrôlée par la direction locale et les comités locaux de SST. La formation propre à l’emploi et au lieu de travail est suivie et consignée au moyen de feuilles de calcul tenues sur les lieux de travail, et les dossiers sont mis à jour et révisés régulièrement. L’audit a confirmé que les comités locaux de SST s’acquittent de leurs responsabilités en matière de suivi des taux d’achèvement des formations.

Selon les réponses au sondage et les entretiens avec les personnes qui travaillent avec des substances dangereuses, des animaux ou des équipements spécialisés, les personnes concernées ont indiqué qu’elles reçoivent une formation en SST propre à leur emploi avant de commencer tout travail où ces risques sont présents.

2.2 Santé et la sécurité au travail à l’échelle nationale

Au niveau national, la surveillance en matière de SST est assurée par le Comité national d’orientation en santé et sécurité au travail (CNOSST) et le Bureau du programme national de SST. Tous deux considèrent la SST d’un point de vue ministériel dans le but de favoriser la cohérence et la conformité avec le Code ainsi qu’avec la politique et les processus d’AAC en matière de SST.

Le CNOSST joue un rôle consultatif et participe à l’élaboration, à la mise en œuvre et au suivi du programme ministériel de SST. Les responsabilités du Bureau du programme national de SST comprennent la surveillance du programme de SST, l’élaboration de politiques, d’orientations et de formations en matière de SST, ainsi que le suivi de la mise en œuvre et de l’efficacité du programme de prévention des risques d’AAC. Les coordinateurs régionaux de SST fournissent des conseils et un soutien en matière de SST à la direction locale et aux comités locaux de SST.

Cette section portait sur les éléments suivants de la SST à l’échelle nationale :

Dans l’ensemble, l’audit a permis de constater qu’AAC a mis en place un comité national d’orientation de la SST et que ce comité s’acquitte des tâches prévues. L’audit a également permis de conclure que le Bureau du programme national de SST remplit un grand nombre de ses fonctions clés, mais que des améliorations sont nécessaires dans les domaines suivants :

Ces faiblesses limitent la capacité du Bureau du programme national de SST à s’assurer que le Ministère se conforme au Code et aux règlements et politiques connexes.

Les analyses à l’appui de ces observations sont présentées dans les sections suivantes.

2.2.1 Comité national d’orientation en santé et sécurité au travail

Tous les employeurs comptant plus de 300 employés sont tenus par le Code de mettre en place un comité d’orientation de la SST à l’échelle de l’organisation. Cette exigence s’applique à AAC, qui compte environ 4 700 employés au Canada. Le comité d’orientation de la SST (appelé Comité national d’orientation en santé et sécurité au travail à AAC) doit mener les activités suivantes :

Critères de l’audit : L’audit a consisté à déterminer si un comité national d’orientation de la SST avait été établi et exerçait son mandat conformément aux obligations énoncées dans le Code, et si les rôles et responsabilités définis dans la politique de SST d’AAC et le mandat du comité étaient conformes au Code.

Constatations de l’audit : L’audit a permis de constater qu’un comité national d’orientation de la SST avait été établi et que les rôles et responsabilités définis dans la politique de SST d’AAC et le mandat du comité étaient conformes aux exigences du Code. L’audit a révélé que le comité s’acquitte des tâches qui lui ont été confiées, notamment la surveillance des incidents de SST et la recommandation de mesures préventives pour régler tout problème de SST à l’échelle du Ministère. Le comité participe à la planification et à l’élaboration de programmes de SST, tels que le PPR.

2.2.2 Bureau du Programme National de SST

Le Bureau du programme national de SST est responsable de la surveillance du programme de SST d’AAC. Ses principales responsabilités sont les suivantes :

Critères de l’audit : L’audit a permis d’examiner si le Bureau du programme national de SST s’acquittait de ses responsabilités en matière de surveillance du programme de SST d’AAC.

Constatations de l’audit : L’audit a permis en outre de constater que le Bureau du programme national de SST remplit bon nombre de ses rôles et responsabilités, mais que des faiblesses dans plusieurs domaines clés limitent sa capacité à s’assurer que le Ministère respecte ses obligations en vertu du Code.

L’audit a révélé que le Bureau du programme national de SST remplit un grand nombre de ses fonctions importantes, notamment :

L’audit a permis de constater qu’une politique nationale de SST d’AAC (2018) a été définie, qu’elle est accessible à tous les employés sur le site intranet et centralisé d’AAC sur la SST et qu’elle est conforme à l’exigence du Code de revoir et mettre à jour la politique tous les trois ans. En outre, l’audit a permis de constater qu’AAC a instauré des programmes de formation et de sensibilisation en matière de SST à l’échelle nationale à l’intention des employés, des cadres, des membres des comités locaux de SST et des responsables des enquêtes sur les situations comportant des risques.

Toutefois, l’audit a fait ressortir que des améliorations sont nécessaires dans plusieurs domaines pour garantir que le Ministère respecte les exigences du Code. L’audit a permis de constater ce qui suit :

2.2.3 Coordonnateurs régionaux de SST

Rôles et responsabilités des coordonnateurs régionaux de SST

Les coordonnateurs régionaux de la SST jouent un rôle clé au sein du Programme de SST d’AAC, en assurant la liaison entre le Bureau du programme national de SST d’AAC et les régions, et en donnant des conseils aux gestionnaires, aux superviseurs ainsi qu’aux comités locaux de SST relativement à la conformité au Code, aux règlements ainsi qu’aux politiques de SST d’AAC et du Conseil du Trésor.

AAC compte neuf postes de coordonnateurs régionaux de la SST répartis au pays, qui relèvent fonctionnellement du Bureau du programme national de SST au sein de la DGGI. Huit des neuf coordonnateurs sont affectés à des centres de recherche d’AAC et apportent leur soutien au centre de recherche et à d’autres installations dans leur région. Ces huit coordonnateurs relèvent administrativement de la DGST du centre de recherche auquel le coordonnateur est rattaché. Un coordonnateur régional de la SST est en poste au siège social d’AAC, dans la région de la capitale nationale, et relève du Bureau du programme national de SST de la DGGI.

Critères de l’audit : L’équipe de la vérification a examiné si les rôles et les responsabilités des coordonnateurs régionaux de la SST sont clairement définis, communiqués, compris et appliqués de manière cohérente.

Constatations de l’audit : L’équipe de la vérification a constaté que le Ministère n’a pas fourni d’orientation adéquate pour aider les coordonnateurs régionaux de la SST à s’acquitter de leurs responsabilités. La politique de SST d’AAC et la description de travail du coordonnateur régional de la SST décrivent les responsabilités des coordonnateurs en termes généraux, mais elles ne contiennent pas suffisamment de détails pour guider ces derniers dans l’exécution de leur travail quotidien.

Les coordonnateurs régionaux de la SST interrogés ont indiqué qu’ils n’ont pas reçu de directives claires concernant leurs rôles et responsabilités et qu’ils ont besoin d’un soutien et d’une orientation supplémentaires. L’équipe de la vérification a confirmé que le Bureau du programme national de SST n’a pas élaboré de manuel ou de guide pour encadrer le travail des coordonnateurs régionaux de la SST et assurer la prestation uniforme des services de SST dans l’ensemble d’AAC (semblable à celui qui a été élaboré pour le comité local de SST). Le Bureau du programme national de SST a noté que, bien qu’il n’existe pas de documentation pour assurer l’uniformité des travaux effectués par les coordonnateurs régionaux, ces derniers se réunissent toutes les deux semaines pour discuter des questions et des préoccupations et pour examiner les orientations du programme, ce qui contribue à assurer la prestation uniforme de ce dernier.

Si les coordonnateurs régionaux de la SST ne comprennent pas clairement leurs rôles et responsabilités, ils risquent de ne pas effectuer le travail qui leur est demandé, ce qui pourrait entraîner des manquements au Code et des problèmes de santé et sécurité qui ne seraient pas traités convenablement.

Obligations en matière de reddition de comptes et pouvoirs liés au Programme national pour les coordonnateurs régionaux de la SST

Critères de l’audit : L’équipe de la vérification a examiné si les obligations en matière de reddition de comptes et les pouvoirs liés aux postes de coordonnateurs régionaux de la SST sont clairement définis, communiqués, compris et appliqués de façon uniforme.

Constatations de l’audit : L’audit a révélé un manque de cohérence dans les obligations en matière de reddition de comptes et les pouvoirs liés aux postes de coordonnateurs régionaux de la SST. Huit des neuf titulaires de ces postes relèvent de la DGST, ce qui limite la responsabilité du Bureau du programme national de SST dans la supervision de cette importante fonction du programme de SST.

Le fait que huit des neuf coordonnateurs régionaux de la SST relèvent de la DGST limite la capacité du Bureau du programme national de SST à superviser les services de SST et à veiller à ce qu’ils soient fournis de manière cohérente dans tout le Ministère. Les limites des structures hiérarchiques actuelles sont les suivantes :

Étant donné le petit nombre de postes de coordonnateurs régionaux de la SST et l’importance de leur rôle pour le Ministère, ces lacunes pourraient entraîner un soutien inadéquat des régions en matière de SST, ce qui pourrait représenter un risque important.

En conférant au Bureau du programme national de SST plus de pouvoirs sur les postes de coordonnateurs régionaux de la SST, on lui permettrait d’exercer la surveillance nécessaire à la gestion efficace du programme de SST d’AAC et de ses fonctions essentielles.

Recommandation 1 – Rôles et responsabilités, obligations en matière de reddition de comptes et pouvoirs liés aux postes de coordonnateurs régionaux de la SST

La sous-ministre adjointe de la DGGI, en consultation avec le sous-ministre adjoint de la DGST, devrait :

  1. clarifier les rapports hiérarchiques des postes de coordonnateurs régionaux de la SST afin de permettre au Bureau du programme national de SST d’assurer la surveillance nécessaire à la mise en oeuvre efficace du programme de SST;
  2. veiller à ce que les rôles et responsabilités des coordonnateurs régionaux de la SST soient documentés afin de mieux préciser les attentes et soutenir la mise en œuvre cohérente des politiques, procédures et lignes directrices d’AAC en matière de SST.

Réponse et plan d’action de la direction: Recommandation acceptée.

  1. Les rapports hiérarchiques seront modifiés de manière à ce que tous les postes de coordonnateurs régionaux de la SST relèvent du chef de la SST de la DGGI (Bureau du programme national de SST des Ressources humaines).
  2. En consultation avec la direction régionale de toutes les directions générales concernées, les rôles et responsabilités du coordonnateur régional de la SST seront précisés par l’établissement d’objectifs de rendement et de normes de service communs afin de soutenir la mise en œuvre et le suivi cohérents des politiques, procédures et lignes directrices d’AAC en matière de SST.
Responsable(s)
  1. Sous-ministre adjointe de la DGGI et sous-ministre adjoint de la DGST
  2. Directeur général, Ressources humaines, DGGI
Date cible d’achèvement
  1. 31 décembre 2020
  2. 31 mars 2021

2.2.4 Formation nationale en matière de SST

Les employeurs sont tenus de veiller à ce que les employés reçoivent l’information, les instructions, la formation et la supervision nécessaires pour garantir leur santé et leur sécurité au travail.

Comme indiqué à la section 2.1.3, qui traite de la formation propre à l’emploi et au lieu de travail, la formation en matière de SST est un outil important pour informer les employés de leurs rôles et responsabilités ainsi que des attentes liées à la SST. La formation est particulièrement importante pour les gestionnaires et les superviseurs qui sont chargés d’assurer la sécurité et la formation de leurs employés.

L’importance de suivre une formation en SST accroît la nécessité de mettre en place des processus de contrôle et de suivi périodiques afin de s’assurer que les employés reçoivent des renseignements sur les risques pour la santé et la sécurité, leurs responsabilités et les mesures de contrôle des dangers.

Critères de l’audit : L’équipe de la vérification a examiné s’il existe un programme de formation qui prévoit une formation pour toutes les catégories d’employés, si les exigences en matière de formation sont communiquées, si les employés ont reçu une formation adéquate et si un processus de contrôle est en place pour s’assurer que les employés reçoivent la formation requise.

Constatations de l’audit : L’équipe de la vérification a constaté qu’AAC a mis en place des programmes de formation et de sensibilisation en matière de SST à l’échelle nationale à l’intention des employés, des cadres, des membres des comités locaux de SST et des responsables des enquêtes sur les situations comportant des risques. Tous les employés ont accès à une orientation générale en matière de SST, laquelle fait partie du cours de formation en ligne obligatoire d’AAC sur la sensibilisation à la sécurité. Toutefois, l’audit a révélé des lacunes dans la communication des exigences en matière de formation, la formation adéquate des superviseurs et des gestionnaires et la formation des cadres et des membres des comités locaux de SST, ainsi qu’un manque de contrôle adéquat pour confirmer l’achèvement de la formation.

Aperçu de la formation nationale en matière de SST

Le programme de SST propose divers cours de formation conçus pour informer les employés de leurs obligations en matière de SST en vertu du Code et pour favoriser des environnements et des pratiques de travail sécuritaires dans tous les lieux de travail d’AAC. Les cours de formation, élaborés en consultation avec le CNOSST, comprennent des renseignements généraux relatifs à la SST communiqués lors de la formation obligatoire de sensibilisation à la sécurité des employés, de même que des cours plus poussés et approfondis en fonction des rôles et des responsabilités de chaque employé.

Les cours de formation à l’échelle nationale comprennent les éléments suivants :

Les cours de formation offerts à l’échelle nationale sont donnés en personne par les coordonnateurs régionaux de la SST dans une salle de classe, à l’exception de la formation des cadres dans la RCN, qui est donnée par les employés du Bureau du programme national de SST.

Les cours de formation constituent un volet du programme de SST d’AAC, et le Code exige qu’ils soient révisés et mis à jour au besoin tous les trois ans. L’audit a permis de constater que les cours de formation destinés aux employés et aux cadres ont été mis à jour pour la dernière fois en 2016 et qu’ils doivent donc être revus en 2019-2020. L’équipe de la vérification a confirmé, au moyen d’entretiens et d’un examen de la documentation, que les cours de formation sont en cours de révision et de mise à jour.

Communication des exigences et des calendriers de formation

Une communication claire des exigences en matière de formation obligatoire et l’achèvement en temps voulu de la formation garantissent que les employés sont conscients de leurs responsabilités en matière de santé et sécurité.

Les exigences en matière de formation en SST sont communiquées aux employés d’AAC sur la page de formation du site intranet d’AAC et sur la page Web du programme de SST. La page Web d’AAC sur la formation est le principal point de référence pour les gestionnaires et les employés du Ministère en ce qui concerne la formation obligatoire. L’examen de ces deux pages Web a révélé des incohérences dans la communication des exigences en matière de formation (Tableau 1).

Tableau 1 : Les exigences nationales relatives à la formation en SST ne sont pas communiquées de manière cohérente
Cours de formation Exigence pour l’achèvement
Page Web d’AAC
Exigence pour l’achèvement
Page Web de la SST
Échéancier
Rôles et responsabilités des employés en matière de SST Non indiqué comme étant obligatoire avant juillet 2020. Obligatoire Non précisé avant juillet 2020 lors de la mise à jour; à suivre dans les dix jours suivant l’entrée en fonction au sein d’AAC
Rôles et responsabilités des cadres supérieurs en matière de SST (pour les cadres) Obligatoire Obligatoire Un an
Source : Renseignements sur les formulaires adaptés disponibles sur la page Web d’AAC sur la formation et sur la page Web de la SST, 23 juin 2020

Pendant la réalisation de l’audit, à la suite de la communication des observations préliminaires au Bureau du programme national de SST, le site Web d’AAC sur la formation a été mis à jour afin d’y inclure l’obligation pour les employés de suivre la formation en ligne sur la SST du Code canadien du travail de l’École de la fonction publique du Canada dans les dix jours suivant leur entrée en fonction au sein d’AAC.

L’audit a permis de constater que l’exigence récemment mise à jour selon laquelle la formation des employés doit être terminée dans les dix jours suivant leur nomination à un poste au sein d’AAC souligne l’importance de la formation en matière de SST pour les employés; toutefois, l’exigence relative à la formation obligatoire des cadres en matière de SST dans un délai d’un an pourrait être abrégée étant donné l’importance de suivre une formation en matière de SST en temps opportun.

Formation des gestionnaires et des superviseurs

Les employeurs doivent fournir aux employés qui ont des responsabilités de supervision ou de gestion une formation adéquate en matière de santé et sécurité et les informer de leurs responsabilités en vertu du Code. L’audit a permis de conclure qu’AAC n’a pas fourni suffisamment de renseignements et cours de formation pour aider les superviseurs et les gestionnaires à s’acquitter de leurs responsabilités en matière de SST.

Bien que tous les employés ne faisant pas partie de la direction soient censés suivre la formation destinée aux nouveaux employés d’AAC, cette formation ne fournit pas de renseignements précis aux superviseurs et aux gestionnaires quant à leurs rôles et responsabilités en matière de SST.

Bien que le Bureau du programme national de SST ait élaboré un cours intitulé «  Responsabilités des gestionnaires principaux  », cette formation est uniquement destinée aux cadres supérieurs. Il n’y a pas de formation pour les gestionnaires et les superviseurs qui ne sont pas des cadres supérieurs pour s’assurer qu’ils comprennent leurs responsabilités en matière de protection de la santé et sécurité des employés. Le Bureau du programme national de SST a fait savoir qu’il était conscient de cette lacune et qu’il élaborerait une formation destinée aux gestionnaires et aux superviseurs.

Comme AAC n’offre pas de formation propre aux superviseurs et aux gestionnaires, le Ministère n’est pas entièrement conforme aux exigences en matière de formation énoncées dans le Code. De plus, il se peut que les gestionnaires et les superviseurs ne soient pas conscients de leurs responsabilités et des exigences relatives à la santé et sécurité de tous les employés relevant de leur secteur de responsabilité.

Achèvement de la formation

L’audit de 2015 a révélé un manque de formation chez des groupes d’employés clés tels que les cadres supérieurs et les membres des comités locaux de SST. Pour déterminer si ces groupes d’employés ont suivi leur formation, l’équipe de la vérification a examiné les dossiers de formation de ces groupes de janvier 2017 à décembre 2019.

La formation obligatoire en matière de SST destinée aux cadres supérieurs doit être suivie au cours de la première année suivant leur nomination à un poste de cadre au sein du Ministère. Le cours est conçu pour informer les cadres et leur rappeler leurs obligations en matière de SST en vertu du Code. Pour la période à l’étude, 90 % des cadres supérieurs nouvellement nommés étaient affectés à l’administration centrale d’AAC, dans la région de la capitale nationale.

L’examen des dossiers de formation des cadres supérieurs dans la région de la capitale nationale a fait ressortir que la dernière formation avait été donnée en mars 2018, de sorte que 14 cadres supérieurs nommés depuis cette date n’ont pas reçu la formation obligatoire en matière de SST. À l’extérieur de la région de la capitale nationale, tous les cadres supérieurs, sauf un, ont reçu la formation obligatoire en matière de SST.

Pour déterminer si les membres des comités locaux de SST ont suivi leur formation obligatoire, l’équipe de la vérification a examiné les données de formation PeopleSoft concernant les membres des comités répartis dans les sept lieux visités dans le cadre de son audit. L’audit a permis de déterminer que 50 % des membres des comités locaux de SST n’avaient pas suivi la formation consacrée aux enquêtes sur les situations comportant des risques, et que 37 % n’avaient pas suivi la formation destinée aux membres de ces comités.

Le Bureau du programme national de SST a remplacé la formation en classe des employés par un cours en ligne. Les employés doivent donc désormais suivre une formation en ligne élaborée par l’École de la fonction publique du Canada. Le Bureau du programme national de SST a indiqué que cette formation est l’équivalent de la formation d’AAC sur les rôles et responsabilités des employés en matière de SST qui a été donnée en personne par les coordonnateurs régionaux de la SST. Ce changement devrait permettre aux coordonnateurs régionaux de se concentrer sur la prestation de la formation à d’autres catégories d’employés, comme les gestionnaires, les superviseurs et les cadres supérieurs.

Sans une formation cohérente pour tous les employés, il existe un risque accru que les rôles et les responsabilités soient méconnus et que des blessures surviennent au travail.

Suivi de la formation obligatoire

La formation en matière de SST est un volet du PPR. La politique de SST d’AAC exige que le Bureau du programme national de SST et le CNOSST surveillent la mise en œuvre du PPR afin de favoriser la conformité au Code, y compris l’achèvement de la formation en SST. L’audit a permis de constater que la formation fait l’objet d’un suivi, mais que ce suivi pourrait être amélioré.

En janvier 2019, en raison de la consignation incohérente des formations en matière de SST achevées, le Bureau du programme national de SST a instauré un processus pour assurer le suivi des formations à l’échelle nationale qui sont consignées dans PeopleSoft. Le Bureau du programme national de SST a indiqué que les données de PeopleSoft concernant la formation soient fournies aux coordonnateurs régionaux de la SST sur une base trimestrielle, à des fins de suivi auprès des employés et de la direction dans leurs régions respectives. Les coordonnateurs régionaux de la SST ont déclaré que les rapports PeopleSoft leur ont été fournis en mars et en juin 2019, mais non par la suite.

L’équipe de la vérification a examiné les rapports de formation remis aux coordonnateurs régionaux de la SST et a constaté que ces rapports contenaient des éléments d’information sur les taux d’achèvement des cours destinés aux employés et aux cadres supérieurs. Les rapports ne contenaient cependant rien sur les autres formations obligatoires en matière de SST, telles que la formation des membres des comités locaux de SST et des responsables des enquêtes sur les situations comportant des risques.

En examinant les comptes rendus de décisions du CNOSST, l’équipe de la vérification a constaté que les cours de formation nationaux font l’objet de discussions de haut niveau chaque année. Toutefois, l’équipe n’a trouvé aucun élément probant attestant que le CNOSST avait reçu des renseignements sur les taux d’achèvement des formations, ni que ces renseignements avaient été discutés lors des réunions du Comité.

Il est indispensable d’informer les employés de leurs rôles et responsabilités en vertu du Code pour favoriser la santé et la sécurité des employés et répondre aux exigences du Code incombant à l’employeur. Étant donné le manque de cours de formation disponibles pour toutes les catégories d’employés, le manque d’uniformité dans la communication des exigences en matière de formation, le fait que les cadres supérieurs et les membres des comités locaux de SST ne suivent pas leur formation et l’absence d’un processus permettant d’assurer un suivi adéquat de la formation obligatoire en matière de SST, AAC ne peut avoir l’assurance que ses employés suivent la formation dont ils ont besoin pour bien comprendre leurs rôles et leurs responsabilités.

Recommandation 2 – Formation

La sous-ministre adjointe de la DGGI devrait mettre en œuvre les mesures suivantes pour s’assurer que tous les employés d’AAC reçoivent la formation en matière de SST exigée par le Code :

  1. élaborer une formation pour les superviseurs et les gestionnaires et veiller à ce que toutes les formations en matière de SST soient données en temps opportun;
  2. préciser les communications concernant les exigences de formation en matière de SST pour les employés de tous les échelons;
  3. clarifier et communiquer les responsabilités relatives au suivi de la formation.

Réponse et plan d’action de la direction: Recommandation acceptée.

  1. L’ensemble des cours d’orientation en matière de SST sera revu et mis à jour afin de s’assurer que la formation appropriée s’adresse (a) aux cadres supérieurs, (b) aux gestionnaires et aux superviseurs et (c) aux employés.

    La formation des cadres supérieurs et des superviseurs/gestionnaires sera donnée sur une base trimestrielle. La formation pour les employés est offerte en tout temps par l’École de la fonction publique du Canada (Z065).

  2. La formation nationale requise en matière de SST sera répertoriée sur l’intranet d’AAC et sur la page de l’Espace de travail du savoir consacrée à la SST. Elle sera également communiquée au moyen du programme d’intégration des nouveaux employés du Ministère et des lettres d’offre.
  3. Un plan de contrôle de la formation sera élaboré pour assurer un suivi continu des formations achevées ainsi qu’un suivi trimestriel auprès des comités locaux de SST et des gestionnaires délégués afin de promouvoir la participation aux formations obligatoires. Les données relatives à la formation seront présentées chaque année au CNOSST et communiquées aux dirigeants des directions générales.
Responsable(s)

Directeur général, Ressources humaines, DGGI

Date cible d’achèvement
  1. 31 mars 2021
  2. 30 septembre 2020
  3. 31 mars 2021

2.2.5 Évaluation de la mise en œuvre du programme de prévention des risques

Le Programme de prévention des risques vise à prévenir les pertes, les accidents et les blessures en milieu de travail compte tenu des risques présents dans les différents emplacements d’AAC à travers le pays. Le PPR fournit aux employés des politiques, des programmes, des normes, des lignes directrices, des outils, des renseignements et une formation pour remédier à ces risques.

Le Code exige que les employeurs surveillent les progrès liés à la mise en œuvre des programmes de prévention des risques, et ce au moins tous les trois ans. En outre, la politique de SST d’AAC prévoit que le Bureau du programme national de SST et le CNOSST s’engagent à surveiller la mise en œuvre du PPR dans l’ensemble d’AAC. Compte tenu de la nature décentralisée des opérations au sein d’AAC, ce suivi de la mise en œuvre du PPR contribuerait à garantir une approche uniforme des questions de santé et de sécurité au sein du Ministère.

En 2015, l’audit de la SST a révélé que le programme de SST ne comportait aucun processus permettant d’évaluer la mise en œuvre du PPR dans l’ensemble d’AAC. En conséquence, il a été recommandé que le Bureau du programme national de SST adopte un processus prévoyant une évaluation régulière (au moins tous les trois ans) de la mise en œuvre du PPR sur les lieux de travail d’AAC.

En 2016, le Bureau du programme national de SST a élaboré une liste de contrôle pour l’auto-évaluation à l’usage des coordonnateurs régionaux de la SST pour évaluer la mise en œuvre du PPR sur chaque lieu de travail d’AAC. Cette tâche devait être réalisée par les coordonnateurs régionaux de la SST en collaboration avec la direction locale et les comités locaux de la SST. Le Bureau du programme national de SST a prévu de compiler les résultats des évaluations et d’en discuter avec les coordonnateurs régionaux et le CNOSST.

Critères de l’audit : L’équipe de la vérification a examiné si le Bureau du programme national de SST avait instauré un processus d’évaluation de la mise en œuvre du PPR et s’il avait mis en œuvre les mesures qu’il s’était engagé à prendre suivant la recommandation de l’audit de 2015.

Constatations de l’audit : Il ressort de l’audit que le Bureau du programme national de SST n’a pas élaboré de processus permettant de surveiller la mise en œuvre du PPR.

Selon l’équipe de la vérification, les listes de contrôle pour l’auto-évaluation ont été remplies et compilées en 2017. Toutefois, rien n’indique que les résultats ont été examinés par le Bureau du programme national de SST ou qu’ils ont été présentés au CNOSST à des fins de discussion, comme l’exige le Code.

Les entretiens avec les coordonnateurs régionaux de la SST ont révélé un manque de cohérence dans l’utilisation de la liste de contrôle et l’absence de directives sur la manière de la remplir. L’équipe de la vérification a examiné la liste de contrôle pour l’auto-évaluation et juge qu’il est possible de la simplifier. La liste de contrôle comporte 166 questions, ce qui peut expliquer les difficultés rencontrées pour remplir le modèle et évaluer les résultats.

Bien qu’une liste de contrôle ait été élaborée pour évaluer la mise en œuvre du PPR dans l’ensemble d’AAC, il ne s’agit pas d’un processus exhaustif, car il n’y a pas de lignes directrices sur la manière de remplir le modèle, ni de mécanismes permettant d’analyser les résultats ou de prendre des mesures correctives.

Sans une évaluation de la mise en œuvre du PPR, AAC ne peut honorer sa responsabilité de garantir l’application cohérente des programmes dans l’ensemble du Ministère pour favoriser la sécurité des employés et ne peut donc pas se conformer au Code.

Recommandation 3 — Évaluation de la mise en œuvre du Programme de prévention des risques

La sous-ministre adjointe de la DGGI devrait mettre en place un processus permettant d’évaluer périodiquement (au moins tous les trois ans) la mise en œuvre du PPR dans les lieux de travail d’AAC.

Réponse et plan d’action de la direction : Recommandation acceptée.

Le questionnaire d’auto-évaluation et le processus d’examen de l’évaluation des exigences en matière de SST seront simplifiés et leur achèvement fera l’objet d’un suivi. Les coordonnateurs régionaux de la SST examineront la mise en œuvre du PPR et la conformité générale aux exigences de la SST avec les coprésidents du Comité local de la SST (ou le responsable de la santé et de la sécurité, le cas échéant), au moins une fois chaque année. Les résultats aideront à cerner les lacunes et les pratiques exemplaires dans l’ensemble d’AAC. Les résultats de l’évaluation seront présentés dans un rapport annuel au SMA de la DGGI et au CNOSST.

Responsable(s)

Directeur général, Ressources humaines, DGGI

Date cible d’achèvement

Premier rapport au SMA de la DGGI et au CNOSST – 30 septembre 2021

3.0 Conclusion

L’audit a permis de conclure qu’AAC a instauré des processus et des pratiques en matière de SST pour assurer la conformité au Code canadien du travail (Code) – Partie II – Santé et sécurité au travail et aux règlements connexes, mais que le programme de SST doit faire l’objet d’améliorations pour assurer la conformité dans certains domaines.

L’audit a donné des résultats positifs pour tous les domaines examinés en ce qui concerne les pratiques de SST dans les lieux de travail d’AAC. En effet, l’audit a permis de constater que des comités locaux de SST ont été établis et qu’ils s’acquittent de leurs responsabilités, y compris la surveillance visant à garantir que les employés disposent de l’équipement de protection individuelle nécessaire pour effectuer leur travail en toute sécurité.

L’audit a révélé par ailleurs que la formation propre à l’emploi et au lieu de travail fait l’objet d’un suivi et d’un contrôle afin d’informer les employés des risques particuliers, tels que ceux liés aux substances dangereuses, aux animaux ou aux équipements spécialisés utilisés dans le contexte de leur travail. En outre, l’audit a permis de confirmer qu’AAC a instauré un processus de déclaration et de suivi des incidents de santé et sécurité, comme le prescrit le Code.

À l’échelle nationale, l’audit fait ressortir qu’AAC a mis en place un comité national d’orientation de la SST et que ce comité s’acquitte des tâches prévues. Si l’audit conclut que le Bureau du programme national de SST remplit un grand nombre de ses fonctions clés, il souligne néanmoins que des améliorations sont nécessaires dans les domaines suivants :

L’audit a abouti à trois recommandations visant à apporter les améliorations requises.

En raison des lacunes observées, un audit de suivi sera inclus dans le plan du BVE d’AAC pour évaluer la mise en œuvre des recommandations.

Annexe A : À propos de l’audit

Déclaration de conformité

L’audit est conforme au Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l’Institut des vérificateurs internes, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité de la vérification interne d’Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) pour 2020. Des données suffisantes et appropriées ont été recueillies conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne définies par l’Institut des vérificateurs internes pour procurer un niveau raisonnable d’assurance quant aux conclusions du présent rapport. Ces dernières sont basées sur les conditions telles qu’elles existaient au moment de l’audit et ne s’appliquent qu’aux domaines visés par l’audit.

Objectif de l’audit

L’objectif de l’audit consistait à fournir l’assurance qu’AAC avait mis en place des processus et des pratiques en matière de SST pour assurer la conformité au Code canadien du travail (Code) – Partie II – Santé et sécurité au travail et aux règlements connexes.

Porté de l’audit

Au cours de la phase de planification, l’équipe de la vérification a interrogé les principaux intervenants, effectué deux visites de centres de recherche sur place puis examiné et analysé les documents et données pertinents, y compris les observations découlant de l’audit de la SST de 2015 du BVE. À la lumière des renseignements obtenus au cours de la phase de planification, l’équipe de la vérification a réalisé une évaluation des risques afin de déterminer les domaines à inclure dans la portée de l’audit. Les domaines reconnus comme présentant le plus grand risque ont servi à définir l’objectif, la portée et les critères de l’audit.

L’audit portait sur la conformité au Code ainsi qu’aux politiques et règlements connexes dans les domaines suivants :

L’audit a porté sur les pratiques de gestion en usage jusqu’au 31 mars 2020 et l’examen de la documentation visait la période comprise entre le 1er janvier 2017 et le 31 décembre 2019. Il s’agit de la période à laquelle s’applique la conclusion de l’audit. Toutefois, pour avoir une compréhension plus complète de l’objet de cet audit, nous avons également examiné certaines questions antérieures et postérieures à ces dates.

L’audit n’a pas abordé les programmes relatifs aux employées enceintes et allaitantes et à la prévention de la violence, car les règlements et lois connexes sont entrés en vigueur pendant la réalisation de l’audit. En raison de la complexité de la mission, les pratiques de SST dans les laboratoires de niveau II d’AAC ont été exclues de cet audit.

Critères de l’audit

Les critères suivants ont été choisis pour garantir un contrôle suffisant et approprié et favoriser ainsi l’atteinte de l’objectif de l’audit et aider les vérificateurs à formuler leur opinion. Les critères étaient basés sur les exigences de la loi en matière de SST, des règlements et de la politique d’AAC.

Approche de l’audit

L’approche et la méthode d’audit étaient fondées sur les risques et conformes aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne et à la Politique sur l’audit interne du Conseil du Trésor. Les normes exigent que l’audit soit planifié et exécuté de manière à pouvoir tirer des conclusions par rapport à l’objectif. L’audit a été effectué conformément à un programme d’audit qui définissait les tâches d’audit à accomplir afin d’évaluer chaque secteur d’intérêt.

Pour chaque critère établi, une méthodologie de vérification a été élaborée afin de garantir la collecte d’éléments probants suffisants et appropriés pour permettre à l’équipe de la vérification de tirer des conclusions sur l’objectif de l’audit.

Pour exécuter le mandat, les méthodes suivantes ont été utilisées :

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