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Audit de la Plateforme numérique des subventions et contributions : Planification de projet

Comité de vérification du département
27 juin 2019

Sommaire

La Direction générale des programmes (DGP) et la Direction générale des systèmes d’information (DGSI) développent une nouvelle Plateforme numérique des subventions et contributions (PNSC) pour les programmes de paiements de transfert (votés). Cette plateforme sera intégrée aux autres systèmes d’Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) en vue de simplifier l’administration du programme, d’assurer la souplesse et l’intégration de son exécution, de sa gestion et de la production de rapports connexes, et d’améliorer l’expérience client. On s’attend à ce que le système nécessite moins d’interventions de la part des ressources techniques, à ce qu’il améliore les délais d’exécution et à ce qu’il réduise les coûts opérationnels liés à l’intégration des nouveaux programmes.

L’élaboration de la PNSC devrait s’échelonner sur une période de trois ans, soit de juin 2018 à mars 2021, et comprendre trois phases principales :

Compte tenu de l’ampleur et de la complexité de ce projet de technologie de l’information ainsi que ses risques et ses répercussions possibles, le Bureau de la vérification et de l’évaluation effectuera trois audits en temps réel, soit un à chacune des trois phases. Cette approche vise à formuler des conseils et des recommandations sur des questions qui pourraient entraver la mise en œuvre et l’exécution, de sorte que des mesures de gestion puissent être prises pour atténuer ces problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent.

L’audit de la Plateforme numérique des subventions et contributions : Planification du projet a été inclus au Plan intégré de vérification et d’évaluation d’AAC pour 2018-2019. L’objectif de l’audit était de déterminer si des processus de gestion de projet étaient en place et fonctionnaient comme prévu, afin d’assurer la bonne exécution de la phase de planification du projet de PNSC.

L’audit a permis de conclure que des processus de gestion de projet adéquats étaient en place et fonctionnaient comme prévu, afin d’assurer la bonne exécution de la phase de planification du projet de PNSC. Notamment les bonnes pratiques de gestion suivantes furent notées :

L’audit a également permis de cerner des améliorations que l’on pouvait apporter aux processus de gestion de projet, notamment :

La direction a accepté les constatations du rapport de l’audit et elle a présenté des plans d’action en vue de donner suite à ces recommandations.

1.0 Introduction

1.1 Contexte

1.2 Objectif de l’audit

1.3 Portée de l’audit

1.4 Stratégie de l’audit

1.5 Conclusion

1.6 Énoncé de conformité

2.0 Observations, recommandations et réponses de la direction

Cette section présente les principales observations et améliorations recommandées. Des plans d’action de gestion ont été fournis et comprennent ce qui suit :

Les résultats de l’audit sont organisés selon quatre thèmes :

2.1 Gouvernance du projet

2.2 Gestion du projet

2.2.1 Planification du projet

Recommandation no 1
Le sous-ministre adjoint, Direction générale des programmes, devrait demander à l’équipe du projet de PNSC de revoir et de modifier officiellement calendrier d’exécution du projet et les délais de publication, au besoin.

Réponse et plan d’action de la direction :
D’accord.
Le plan et le calendrier du projet seront mis à jour à mesure que le projet passera de la phase de planification à celle de l’exécution et que les priorités de développement en 2019-2020 seront confirmées. Des rapports réguliers sur les produits livrables et le calendrier approuvés seront présentés au Comité directeur du SMA sur la PNSC ainsi qu’au Comité de planification des investissements. Le plan et le calendrier du projet seront mis à jour d’ici le 30 juillet 2019.

Responsable :
SMA, Direction générale des programmes
Directeur principal, projet de PNSC, Direction générale des programmes

Date d’achèvement prévue : 30 juillet 2019

2.2.2 Rôles et responsabilités liés au projet

2.2.3 Portée du projet/Contrôle des changements

2.2.4 Gestion des coûts du projet

2.2.5 Normes et gestion de la qualité du projet

2.2.6 Gestion des ressources du projet

Recommandation no 2
Le sous-ministre adjoint, Direction générale des programmes, devrait préparer un plan de gestion des ressources humaines qui répond aux besoins en ressources humaines et permet la réalisation des tâches dans les délais de livraison prescrits.

Réponse et plan d’action de la direction :
D’accord.
Une planification de sprint plus détaillée sera réalisée et de meilleurs liens entre les ressources et les tâches spécifiques à accomplir seront définis à mesure que le projet passera de la phase de planification à celle de l’exécution. Un plan de gestion des ressources sera élaboré d’ici le 30 juillet 2019.

Responsables
SMA, Direction générale des programmes
Directeur principal, projet de PNSC, Direction générale des programmes

Date d’achèvement prévue : 30 juillet 2019

2.2.7 Passation de contrats pour les projets

2.3 État de préparation et capacité organisationnels du projet

2.3.1 Plan de changement organisationnel

Recommandation no 3
Le sous-ministre adjoint, Direction générale des programmes, devrait demander à l’équipe du projet de PNSC de veiller à ce que des plans de gestion du changement organisationnel soient préparés afin de bien orienter les intervenants tout au long de la transition vers la PNSC, et pour que le projet atteigne les objectifs escomptés.

Réponse et plan d’action de la direction :
D’accord.
Des entrevues ont été menées avec des agents, des gestionnaires, des directeurs, des directeurs généraux et le sous-ministre adjoint de la Direction générale des programmes en vue d’élaborer une stratégie de gestion du changement organisationnel et des plans connexes. La stratégie de gestion du changement organisationnel sera élaborée d’ici le 31 août 2019.

Responsables
SMA, Direction générale des programmes
Directeur principal, projet de PNSC, Direction générale des programmes

Date d’achèvement prévue : 31 août 2019

2.3.2 Principes et politiques de développement

Recommandation no 4
À mesure que le projet de PNSC passe à la phase d’exécution, le sous-ministre adjoint, Direction générale des programmes, devrait charger l’équipe du projet d’établir une entente de travail pour les membres de l’équipe de développement agile, de définir des paramètres de projet précis afin de bien rendre compte de l’avancement du projet et de la version, notamment en ce qui concerne la rapidité la capacité de l’équipe, le suivi du calendrier et la qualité du produit.

Réponse et plan d’action de la direction :
D’accord.
À mesure que le projet passe de la phase de planification à celle de l’exécution, une planification de sprint plus détaillée sera réalisée et les mesures du projet seront définies, afin de permettre de faire un suivi transparent de l’échéancier et de surveiller la qualité des produits. Les plans de sprint seront disponibles à partir du 30 juillet 2019.

Responsables
SMA, Direction générale des programmes
Directeur principal, projet de PNSC, Direction générale des programmes

Date d’achèvement prévue : 30 juillet 2019

2.4 Prototypage de la Plateforme numérique des subventions et contributions

2.4.1 Exigences et conception de la solution

2.4.2 Infrastructure et sécurité

Annexe A : Critères de l’audit

  1. Secteur d’intérêt 1 : Gouvernance du projet
    Les structures et les mécanismes de surveillance du projet sont définis et en place pour appuyer et surveiller l’exécution du projet.
  2. Secteur d’intérêt 2 : Gestion du projet
    Les disciplines, les outils et les activités de coordination sont en place pour amorcer, planifier, exécuter, contrôler et mener à terme la phase de prototypage.
  3. Secteur d’intérêt 3 : État de préparation et capacité organisationnels
    Des plans sont en place pour définir et mesurer les besoins de l’organisation en matière de préparation et de capacité de changement.
  4. Secteur d’intérêt 4 : Prototypage de la Plateforme numérique des subventions et contributions (PNSC)
    Les exigences ont été définies, analysées, examinées et approuvées pour confirmer que la conception de la solution peut atteindre ou dépasser les objectifs du programme.

Annexe B : Acronymes

AAC
Agriculture et Agroalimentaire Canada
SMA
Sous-ministre adjointe
PNSC
Plateforme numérique des subventions et contributions
DGSI
Direction générale des systèmes d’information
DGP
Direction générale des programmes
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