Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information - 1^er avril 2017 ‒ 31 mars 2018

Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information - 1^er avril, 2017 – 31 mars, 2018 (Version PDF, 1 190 Ko)

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1. Introduction

Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) présente au Parlement son Rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information (la « Loi ») pour l’exercice financier 2017-2018 (du 1^er avril 2017 au 31 mars 2018). Le présent rapport est préparé et déposé conformément à l’article 72 de la Loi.

L’objet de la Loi est d’énoncer le droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents placés sous le contrôle des institutions fédérales. La Loi prévoit que l’information gouvernementale doit être accessible au public, définit les exceptions indispensables à ce droit qui doivent être précises et limitées et prévoit que les décisions relatives à la divulgation de l’information gouvernementale doivent être contrôlées par une source indépendante du gouvernement.

Conformément aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), le présent rapport fournit un aperçu des activités du Ministère en lien avec les responsabilités qui lui incombent aux termes de la Loi. Le présent rapport devrait être examiné en parallèle avec le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2017-2018 d’AAC, qui a été déposé séparément.

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) d’AAC est le point central d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels au sein du Ministère. Au cours de l’exercice financier 2017-2018, AAC a répondu dans les délais prévus à toutes les demandes officielles d’accès à l’information.

2. Mandat d'Agriculture et Agroalimentaire Canada

Raison d'être

L’agriculture contribue grandement à l’économie, à la filière alimentaire, à l’environnement et à la culture du Canada depuis des générations. Le 1^er juillet 1867, le ministère fédéral de l’Agriculture a été créé et le tout premier ministre de l’Agriculture a été nommé. Aujourd’hui, Agriculture et Agroalimentaire Canada est un chef de file de la croissance, du développement et de la durabilité du secteur de l’agriculture et de l’agroalimentaire. AAC appuie l’industrie au moyen d’initiatives qui favorisent l’innovation, la compétitivité et la gestion proactive des risques. Son but est de positionner les industries de l’agriculture, de l’agroalimentaire et des produits agro-industriels de façon à ce qu’elles puissent réaliser leur plein potentiel en tirant parti des nouveaux débouchés sur les marchés nationaux et internationaux en croissance.

Notre vision

Stimuler l’innovation et faire preuve d’ingéniosité pour créer, dans l’intérêt de tous les Canadiens, une économie agroalimentaire de classe mondiale.

Notre mission

Exercer un leadership dans la croissance et le développement d’un secteur canadien de l’agriculture et de l’agroalimentaire compétitif, innovateur et durable.

Responsabilités

AAC fournit des renseignements, mène des recherches et conçoit des technologies en plus d’élaborer des politiques et des programmes qui aident le secteur canadien de l’agriculture, de l’agroalimentaire et des produits agro-industriels à être concurrentiel sur les marchés nationaux et internationaux, à gérer les risques et à innover. Les activités du Ministère s’étendent des agriculteurs aux consommateurs, de la ferme aux marchés mondiaux, en passant par toutes les phases de la production durable, de la transformation et de la mise en marché des produits agricoles et agroalimentaires. À cette fin, et parce que l’agriculture est une compétence partagée, AAC travaille en étroite collaboration avec les gouvernements des provinces et des territoires.

Le Ministère est chargé d’assurer une collaboration entre les organismes qui relèvent du portefeuille d’AAC, et doit donc élaborer des politiques et des programmes cohérents et uniformes qui favorisent une coopération fructueuse pour relever des défis qui touchent l’ensemble du portefeuille. Les partenaires et organismes du portefeuille sont la Commission canadienne du lait, la Commission canadienne des grains, Financement agricole Canada, la Commission de révision agricole du Canada et le Conseil des produits agricoles du Canada. AAC englobe aussi l’Agence canadienne du pari mutuel, un organisme de service spécial qui réglemente et supervise le pari mutuel sur les courses de chevaux dans les hippodromes du Canada.

3. Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l’AIPRP est le point central d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels au sein d’AAC. Ses principales responsabilités sont les suivantes :

• élaborer, coordonner et mettre en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures afin de garantir que le Ministère se conforme à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• assurer le traitement rapide de toutes les demandes touchant l’AIPRP et divulguer de manière proactive les résumés des demandes d’accès à l’information fermées sur le site Web d’AAC;
• fournir aux cadres supérieurs et à tout le personnel du Ministère des conseils et un encadrement sur les questions touchant l’AIPRP et offrir de la formation et des séances de sensibilisation afin de favoriser l’adoption d’une approche uniforme dans tout le Ministère;
• représenter AAC dans ses échanges et ses négociations avec des intervenants externes, y compris d’autres ministères, des tierces parties, le SCT, les commissaires à l’information et à la protection de la vie privée du Canada et le grand public;
• procéder à l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée;
• rédiger les rapports annuels au Parlement et tenir à jour le chapitre d’Info Source consacré au Ministère;
• produire et mettre à jour les fichiers de renseignements personnels;
• traiter des demandes pour le compte des organismes suivants qui font partie du portefeuille d’AAC : la Commission canadienne du lait, la Commission canadienne des grains et le Conseil des produits agricoles du Canada.

Le Bureau de l’AIPRP relève du directeur général (DG), Services des communications, sous la direction du sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale des affaires publiques (DGAP). Le SMA DGAP offre le soutien et le leadership de la haute direction.

L’équipe comprend des analystes des politiques sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels qui jouent, auprès du Ministère, un rôle crucial dans le maintien de la conformité et l’atténuation des risques. Dix postes sont attribués au Bureau :

• Directeur/coordonnateur (1)
• Chefs d’équipe de l’AIPRP (2)
• Analyste des politiques sur la protection des renseignements personnels (1)
• Analyste principal des politiques sur l’AIPRP (1)
• Analystes de l’AIPRP (3)
• Analyste subalterne (1)
• Adjoint administratif (1)

Au cours de la période de référence, les coûts liés à l’administration du Bureau de l’AIPRP (pour les deux volets, soit l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels) se sont élevés à 1 011 444 $. Cela représente 7,79 ETP ou 768 508 $ en salaires et 242 936 $ pour les services professionnels.

Le Bureau de l’AIPRP est soutenu par un réseau spécialisé de 17 bureaux de première responsabilité (BPR), qui détiennent les renseignements pertinents faisant l’objet d’une demande d’accès à l’information. Les BPR sont responsables de la coordination du traitement des demandes dans chaque direction générale et fournissent également un encadrement à leurs collègues en ce qui concerne les processus administratifs liés à la Loi. Les BPR et leurs DG examinent et formulent des recommandations sur les renseignements pertinents à communiquer, lesquels sont ensuite vérifiés et approuvés par le Bureau de l’AIPRP. Ce dernier tente continuellement de trouver de nouvelles façons de simplifier le traitement des demandes.

4. Délégation de pouvoirs

L’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information permet au ministre d’AAC de déléguer les tâches, les fonctions et les pouvoirs attribués par la Loi.

Le Bureau de l’AIPRP relève du directeur général, Services des communications, DGAP, mais ses activités demeurent totalement distinctes de celles de la Direction générale. En ce qui touche l’application de la Loi sur l’accès à l’information, les pouvoirs sont délégués au DG et au directeur/coordonnateur de l’AIPRP. Les titulaires de ces deux postes sont investis du plein pouvoir délégué d’approuver les exceptions invoquées et les documents à communiquer en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, conformément à l’instrument de délégation des pouvoirs approuvé par le ministre en juin 2016. Certaines fonctions administratives sont aussi déléguées aux chefs d’équipe de l’AIPRP afin d’améliorer l’efficacité du traitement des demandes.

L’instrument de délégation des pouvoirs fait également état des pouvoirs conférés au sous‑ministre adjoint de la Direction générale des affaires publiques.

L’instrument de délégation des pouvoirs pour l’application de la Loi sur l’accès à l’information figure aux annexes A et B du présent rapport.

5. Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

•  Le rapport statistique détaillé d’AAC sur la Loi pour la période du 1^er avril 2017 au 31 mars 2018 figure à l’annexe C. En comparant ce rapport statistique avec celui de la période de référence précédente (1^er avril 2016 au 31 mars 2017), on constate qu’AAC a reçu presque autant de demandes pendant cet exercice et que le nombre de pages examinées a augmenté.

Description de l’image ci-dessus

Tendances du traitement des demandes d'accès à l'information

Année	En suspens	Reçues	Traitées	Reportées
2014-2015	28	220	166	82
2015-2016	82	119	142	59
2016-2017	59	222	245	36
2017-2018	36	166	184	18

Les graphiques qui suivent montrent des points saillants du rapport statistique :

Demandes d’accès à l’information reçues et achevées

• AAC a reçu 166 nouvelles demandes d’information présentées en vertu de la Loi.
• Trente-six demandes ont été reportées de l’exercice précédent.
• Deux cent deux demandes ont été achevées.
• Pour les demandes achevées, un total de 140 036 pages ont été examinées.
• De ces 140 036 pages, 61 390 ont été communiquées intégralement ou en partie.
• Dix-huit demandes en cours ont été reportées au prochain exercice (du 1^er avril 2018 au 31 mars 2019), ce qui respecte les délais prévus par la Loi.

Description de l’image ci-dessus

Tendances relatievs au nombre de pages pertinentes traitées et divulguées

Année	Pages traitées	Pages divulguées
2014-2015	23 422	16 182
2015-2016	47 969	29 038
2016-2017	76 540	48 983
2017-2018	140 036	61 390

Au cours de l’exercice précédent, la plupart des demandes d’information avaient trait à la tarification du carbone, à la révision du Guide alimentaire canadien et à la classification de la marijuana (cannabis) comme une culture commerciale.

Motifs d’exception invoqués

• Les rapports statistiques figurant en annexe fournissent des détails concernant les types d’exceptions et d’exclusions appliquées aux renseignements contenus dans les dossiers pour les demandes achevées. Les trois exceptions les plus fréquemment invoquées par AAC au cours de l’exercice ont été celles applicables en vertu du paragraphe 19(1) (renseignements personnels), de l’article 20 (renseignements de tiers) et de l’article 21 (activités du gouvernement, avis, etc.).

Prolongations

• La Loi autorise la prolongation du traitement des demandes au-delà du délai prévu de 30 jours pour des raisons précises. Au cours de l’exercice, 52 des 202 demandes fermées ont fait l’objet d’une prolongation de 31 jours ou plus parce qu’on devait consulter des tiers ou d’autres ministères, ou en raison du volume élevé de dossiers à examiner.

Demandes non officielles

• Le Bureau de l’AIPRP répond également aux demandes de renseignements non officielles provenant du public. Ces demandes non officielles visent généralement des dossiers précédemment communiqués dans le cadre d’une demande officielle d’accès à l’information.
• Le Bureau a reçu et traité un total de 153 demandes non officielles au cours de l’exercice, ce qui représente une hausse de plus de 50 %; 109 demandes ont été fermées dans les 15 jours suivant la date de réception, 25 l’ont été dans un délai de 16 à 30 jours et 19 dans un délai de 31 à 120 jours.
• AAC reçoit de plus en plus de demandes non officielles depuis 2009‑2010, exercice au cours duquel le Ministère a commencé à afficher sur son site Web des résumés des demandes d’accès à l’information fermées, conformément aux exigences du SCT.

Consultations

• En vertu de la Loi, AAC doit également prendre part à des consultations avec d’autres institutions fédérales afin de leur fournir des recommandations en ce qui touche la communication de renseignements concernant ses activités.
• Au cours de l’exercice, AAC a reçu 96 demandes de consultation provenant d’autres institutions. Quatre demandes de consultation ont été reportées à l’exercice suivant.
• Quatre-vingt-une des 96 demandes de consultation ont été achevées dans les 30 jours suivant leur date de réception.
• AAC a examiné 3 436 pages pour le compte d’autres institutions.

Description de l’image ci-dessus

Tendances du traitement des demandes de consultations

Année	En suspens	Reçues	Traitées	Reportées
2014-2015	218	5 580	5 577	221
2015-2016	221	2 401	2 622	0
2016-2017	0	2 526	2 374	152
2017-2018	236	3 200	2 975	461

En résumé

AAC a reçu 415 demandes au cours de l’exercice (166 demandes d’accès à l’information, 153 demandes non officielles et 96 demandes de consultation). Cela représente une augmentation du nombre total de demandes reçues de 14 % par rapport à l’exercice précédent (au cours duquel on avait reçu 364 demandes) et une augmentation de 84 % du nombre de pages examinées par rapport à l’exercice précédent.

Les résumés des demandes d’accès à l’information d’AAC achevées peuvent être consultés sur les pages Web du Gouvernement ouvert du gouvernement du Canada.

6. Plaintes, enquêtes et vérifications relatives à l’accès à l’information

La Loi prévoit le recours à un système de vérification dans le but de garantir que les institutions fédérales respectent leurs obligations. Dans le cadre de cette procédure de vérification, un demandeur peut déposer une plainte auprès du Commissaire à l’information du Canada, qui fera enquête pour son compte. Au terme de l’enquête, le Commissaire présentera ses conclusions et déterminera si l’institution visée a géré la demande correctement.

AAC a reçu six nouvelles plaintes au cours de l’exercice, portant sur les exceptions invoquées aux dossiers, les prolongations dépassant le délai initial de 30 jours et les dossiers possiblement manquants. Deux plaintes reçues au cours de l’exercice précédent ne sont toujours pas réglées.

• Le Bureau de l’AIPRP d’AAC a clôturé, conjointement avec le Commissariat à l’information du Canada, sept enquêtes liées à des plaintes. Ces enquêtes portaient notamment sur les exceptions invoquées aux dossiers, sur les prolongations dépassant le délai initial de 30 jours et sur des dossiers possiblement manquants. De ces sept plaintes classées, le Commissaire a conclu que :
  • deux étaient fondées et ont été classées;
  • trois n’étaient pas fondées, mais ont été classées;
  • deux ont été abandonnées.

Dans aucun de ces sept cas, le Commissaire à l’information n’a recommandé de mesures supplémentaires à la suite des enquêtes. Cinq plaintes ont été reportées à l’exercice 2017-2018. Ces plaintes font encore l’objet d’une enquête du Commissariat à l’information du Canada.

Au cours de l’exercice, on n’a procédé à aucune vérification touchant les obligations d’AAC aux termes de la Loi.

7. Formation sur l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnel

Au cours de l’exercice, le Bureau de l’AIPRP a continué d’offrir le programme de formation sur l’accès à l’information. On a organisé 10 séances de sensibilisation officielles auxquelles ont participé une centaine d’employés. Cette formation comprenait principalement :

• un aperçu des procédures administratives liées à l’accès à l’information;
• une description des rôles et des responsabilités des employés relativement aux responsabilités d’AAC aux termes de la Loi;
• les principes relatifs à l’obligation de prêter assistance;
• un aperçu des exceptions et des exclusions.

Autres initiatives liées à la formation et à la sensibilisation

• Le Bureau de l’AIPRP a amélioré son matériel de formation pour les cadres et les cadres supérieurs afin de leur offrir un portrait global des problèmes d’accès à l’information auxquels les clients, les employés et le Ministère font face de façon générale.
• Le Bureau de l’AIPRP a préparé du matériel de formation pour les nouveaux adjoints administratifs d’AAC afin de leur donner un aperçu des fondements de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• Des conseils sont donnés aux employés à tous les échelons, sur demande, dans le but de garantir qu’AAC respecte ses obligations en matière d’accès à l’information.

8. Politiques, lignes directrices, procédures et obligations relatives à l’accès à l’information

Le Bureau de l’AIPRP a collaboré avec d’autres directions générales du Ministère dans le cadre des initiatives pour un gouvernement ouvert. Son intention était de promouvoir auprès de tous les citoyens l’accès aux données et à l’information détenues par le gouvernement et de protéger les renseignements personnels.

Le Bureau de l’AIPRP a examiné les questions rédigées à l’intention du Parlement ainsi que les rapports de vérification liés à la Loi sur l’accès à l’information à prendre en compte avant toute divulgation ou publication.

9. Surveillance des délais

AAC utilise un système automatisé pour surveiller le traitement opportun des demandes liées à l’AIPRP. Cet outil de gestion du flux de travail retrace toutes les mesures prises et les dates d’échéance, conserve en mémoire les dossiers pertinents devant être examinés, maintient des listes de contrôle, facilite l’utilisation de modèles standard, permet d’effectuer des recherches approfondies en vue de faciliter les analyses et génère des rapports d’étape et des rapports statistiques.

Le rapport d’étape sur les demandes d’AIPRP est transmis chaque semaine aux BPR des directions générales, au Comité de gestion du Ministère et aux membres du personnel du Cabinet du ministre (pour ces derniers, à des fins d’information seulement). Ce rapport et les discussions qui s’y rapportent permettent d’attirer l’attention des directions générales sur les échéances imminentes pour la récupération des dossiers et d’autres éléments pertinents :

• nouvelles demandes reçues;
• direction générale responsable;
• échéances touchant des demandes et des mesures précises;
• demandes devant être traitées au cours des deux prochaines semaines;
• secteurs dans lesquels le Bureau de l’AIPRP pourrait fournir des conseils et un encadrement.

Le Bureau de l’AIPRP tient les cadres supérieurs informés des activités en matière d’accès à l’information grâce à un rapport hebdomadaire qui est aussi transmis à divers organismes de gouvernance.

10. Conclusion

Pour conclure, soulignons qu’AAC est entièrement fidèle à la lettre et à l’esprit de la Loi et s’efforce de garantir l’ouverture et la transparence dans ses activités internes et avec la population canadienne.

Instrument de délégation des pouvoirs - Annexes A et B

Annexe A - Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès a l'information - Agriculture et Agroalimentaire Canada

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, le ministre de l'Agriculture et Agroalimentaire délègue aux titulaires des postes du ministère mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire les-dits postes, à exercer les pouvoirs et exécuter les tâches et attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investie par les articles de la Loi mentionnées dans la liste en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Date : 22 juin 2016

Lawrence MacAulay, CP; député
Ministre de l'Agriculture et de l'Agroalimentaire

Annexe B - Délégation de pouvoir en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information - Annexe C

Partie – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Demandes informelles - Délai de traitement

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.2 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire

2.6.2 Nombre de jours de retard

2.7 Demandes de traduction

Partie 3 – Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

3.2 Durée des prorogations

Partie 4 – Frais

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

5.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Partie 6 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des services juridiques

6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Partie 7 – Plaintes et enquêtes

Partie 8 – Recours judiciaire

Partie 9 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

9.1 Coûts

9.2 Ressources humaines