Guide à l'intention du secrétariat (page 4 de 9)

Guide à l'intention du secrétariat - Table des matières

Organisation interne des associations de race


Introduction

La constitution en société des associations de race en vertu de la Loi sur la généalogie des animaux est facultative. Les associations sont approuvées dans le but principal d'exploiter un registre de la race qui comprend l'enregistrement des animaux, la conservation des données généalogiques et la délivrance de certificats et d'autres preuves d'antécédents généalogiques. Les registres de la race sont essentiellement des bases de données qui fonctionnent comme des arbres généalogiques pour les races canadiennes. Le fondement juridique d'une association de race est prévu par la Loi et par les règlements administratifs en vigueur. Ces règlements n'entrent en vigueur qu'une fois approuvés par le ministre d'Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC). Les membres sont liés par les règlements administratifs de l'Association.

En plus de l'exploitation d'un registre de la race, les associations ont également pour objet d'améliorer et de promouvoir leur(s) race(s) et de favoriser en général les intérêts communs des éleveurs. La constitution en société en vertu de la Loi offre des avantages et des obligations aux associations. On peut obtenir dans les librairies des conseils utiles sur les procédures parlementaires et la conduite démocratique des affaires des associations. Vous trouverez une liste bibliographique au chapitre 10 de ce guide.

Responsabilités des associations de race

L'association de race est légalement autorisée, en vertu des articles de sa constitution en société et des règlements de l'Association, à administrer les affaires de l'Association conformément à la Loi sur la généalogie des animaux. Chaque association est tenue d'agir de façon démocratique au nom des éleveurs partout au Canada. Il appartient également aux associations de protéger les intérêts des personnes et du public en général qui peuvent acheter des animaux enregistrés sous l'égide de l'Association. Les règles d'adhésion doivent être clairement détaillées dans les règlements de l'Association, tout comme les règles d'admissibilité à l'enregistrement et les procédures à suivre dans la demande d'enregistrement. La Loi stipule également les autres points que doivent comprendre les règlements. Ces règlements lient tous les membres de l'Association.

Même si les associations offrent des services aux membres, en leur qualité de seule autorité pour enregistrer une race au Canada, elles n'ont pas le pouvoir de nier l'enregistrement ni le transfert, sauf dans des circonstances particulières.

Les exceptions s'établissent comme suit [voir l'article 61 de la Loi] :

Il convient de noter que les cotisations des membres diffèrent des droits. Ces derniers visent les services offerts, alors que les cotisations sont versées pour obtenir les privilèges de membres. Comme l'enregistrement ne peut être nié aux personnes qui ne veulent pas devenir membres ou, pour diverses raisons, peuvent être refusés comme membres, de nombreuses associations ont adopté des droits spéciaux pour les non-membres. Ils sont généralement établis au double du tarif d'adhésion des membres.

Il appartient aux associations de race de maintenir l'intégrité des données généalogiques. Lors de leur constitution en société, elles acceptent également la responsabilité de gérer les affaires commerciales de l'Association d'une manière raisonnablement prudente. Tous les fonds (y compris les profits et d'autres accumulations de biens) de l'Association ne doivent servir qu'à faire avancer les buts de l'Association. Des états financiers vérifiés doivent être présentés chaque année à AAC, avec une liste de directeurs et d'agents de l'Association et, s'il y a lieu, les noms de délégués à la Société canadienne d'enregistrement des animaux (section 60). L'association doit également envoyer à AAC des avis de la tenue de réunions qui exposent les modifications proposées à ses règlements administratifs, une copie du rapport annuel après chaque assemblée annuelle et les modifications proposées (voir le chapitre sur les modifications aux règlements administratifs et la liste de vérification à la fin du présent chapitre).

Le processus démocratique

Les associations de race sont tenues de fonctionner d'une manière démocratique. La Loi sur la généalogie des animaux établit les lignes directrices minimales applicables à la création de règlements administratifs susceptibles de promouvoir un processus démocratique. Mais il faudra déployer beaucoup plus d'efforts pour élaborer une série efficace de règles et de procédures.

Selon le dictionnaire, la démocratie est une forme de gérance dans laquelle le pouvoir politique est entre les mains du peuple et est exercé directement ou indirectement par lui grâce à des représentants élus. Il s'agit d'un système dans lequel la volonté de la majorité doit s'exprimer, mais où la minorité doit également être entendue et où ses droits doivent être respectés. Pour y parvenir, les membres doivent être bien informés, motivés, dévoués à l'atteinte d'un but commun et agir de bonne foi. Un processus démocratique efficace exige également la participation des intervenants.

Les règlements administratifs des associations de race garantissent certains droits de membres. Toutefois, d'autres droits peuvent être passés sous silence. Par exemple, les membres en règle de toute organisation démocratique devraient avoir droit à tous les droits suivants (tirés du document Procedures for Meetings and Organizations, Kerr & King) :

  1. recevoir un préavis suffisant des réunions, des bulletins de nouvelles et des envois postaux;
  2. participer au débat et exercer son droit de vote (ou un vote pondéré) sur les motions;
  3. désigner des candidats et exercer son droit de vote (ou un vote pondéré) à des élections;
  4. s'abstenir de voter, ou ne pas utiliser tous les votes disponibles dans un scrutin à choix multiples;
  5. se porter candidat à un poste élu;
  6. convoquer une assemblée générale spéciale;
  7. avoir accès aux livres de l'organisation;
  8. éviter de transgresser les règles de l'organisation et la procédure parlementaire.

Les associations de race doivent également pouvoir fonctionner de façon efficiente. Les quatre domaines indispensables à l'efficacité d'une association sont la bonne conduite des réunions, le scrutin, les comités et la gestion des affaires courantes d'une association. Un commentaire général sera formulé dans la présente sur chacun de ces domaines.

Tenue des réunions

Les associations doivent avoir des règlements administratifs qui font état de l'heure, de l'endroit, du quorum, des procédures de convocation des réunions et de celles touchant la conduite des affaires courantes des réunions. Les assemblées générales régulières ne sont généralement pas pratiques pour les associations de race qui représentent les membres répartis d'un bout à l'autre du pays. La plupart des associations tiennent donc une assemblée générale annuelle et le reste des affaires de l'association est traité par un conseil d'administration dont les membres se rencontrent plus fréquemment. Cela n'empêche pas des groupes régionaux de tenir régulièrement des réunions.

Assemblées générales annuelles

Les assemblées générales annuelles constituent un forum permettant aux comités et aux agents de faire rapport de leurs activités au cours de l'année écoulée. Il importe que les membres entendent le compte rendu des agents et puissent leur poser des questions sur la façon dont ils administrent les affaires de l'association. L'assemblée annuelle constitue également le moyen par lequel les agents sont généralement élus et les comités sont créés, à moins que ces mesures n'aient été prises à l'avance par scrutin postal. Comme l'assemblée annuelle a tendance à représenter le principal regroupement des membres au cours de l'année, elle représente également la meilleure occasion de discuter des buts et des objectifs généraux de l'association. Par conséquent, le conseil d'administration, les agents et les comités devraient être bien préparés à présenter leurs rapports et à piloter l'ordre du jour de façon à éviter des pertes de temps excessives sur des détails secondaires.

Assemblées générales spéciales

Les assemblées générales spéciales permettent à un conseil d'administration d'examiner les dossiers particulièrement urgents, comme une modification indispensable à la constitution ou le remplacement d'un agent. Elles permettent également à un groupe de membres non satisfaits de l'administration de l'association d'introduire des questions de fonds ou de réclamer des rapports d'agents ou du conseil. Dans l'un ou l'autre cas, les assemblées générales spéciales sont limitées à l'étude des seuls points à l'ordre du jour distribués avec l'avis de réunion.

Avis de réunion

Une association doit disposer de règlements administratifs qui précisent la façon de convoquer les réunions. Les avis de réunions doivent indiquer clairement la date, l'heure et le lieu de la réunion.

Voici quelques autres questions dont il faut tenir compte pour convoquer des assemblées générales :

  1. Période de temps avant la tenue de la réunion devrait être suffisante pour permettre une livraison postale normale, laisser suffisamment de temps aux membres pour examiner et étudier l'ordre du jour, et pour faire des préparatifs de voyage à des tarifs plus avantageux.
  2. Les procurations sont-elles autorisées? Dans l'affirmative, les formules de procuration devraient être fournies avec l'avis de réunion.
  3. L'avis de réunion est-il envoyé sous pli séparé ou accompagne-t-il une circulaire? S'il accompagne une publication ordinaire sur l'élevage, le temps nécessaire pour la publication peut alors constituer un facteur important.
  4. Combien de temps est accordé à la présentation des modifications proposées et à l'examen des propositions? Par exemple, il ne serait pas pratique d'indiquer qu'un avis de réunion accompagné de modifications doit sortir le même jour que le dernier jour de présentation des modifications proposées.

Les réunions doivent servir les meilleurs intérêts de l'association et il importe de disposer d'un avis de réunion en règle pour permettre aux membres de pouvoir participer pleinement à la conduite des affaires de l'association.

Règles de procédure

Les associations varient selon le degré de formalités utilisées au cours des réunions. Les grandes réunions exigent généralement le respect de procédures plus officielles. Celles-ci contribuent à assurer que les sujets de discussion sont bien pilotés, que la volonté de la majorité est respectée, que la minorité est entendue et que ses droits sont respectés. En revanche, en petits comités, il n'est pas rare de se passer presque complètement de formalités.

Les modalités de la réunion devraient faciliter la discussion, la pleine participation et la prise de décision. Par conséquent, il se peut que les règles parlementaires doivent être adaptées pour assurer que les séances de travail sont menées de façon juste, efficiente et efficace. Peut importe la façon dont les réunions sont pilotées, les associations doivent encore s'assurer de la tenue d'un rapport de décision approprié. Il faut accorder une attention toute spéciale au nombre de votants admissibles, aux exigences touchant le quorum et à l'obtention d'un vote majoritaire pour que les décisions prises soient valides.

Mécanismes de votation

Le vote a pour objectif de déterminer la volonté de la majorité. Le vote est tenu pour élire les directeurs et les agents, modifier une constitution, établir des comités ad hoc ou d'autres groupes de travail, accepter des rapports, approuver des modifications aux procédures et règles administratives et approuver les dépenses. D'autres scrutins peuvent être tenus sur des questions de procédure, l'attribution d'un statut de membre honoraire, etc. Toute association doit disposer de règlements administratifs touchant l'élection de directeurs et d'agents, ainsi que la dotation de postes vacants.

Certaines décisions exigent l'approbation de la majorité des deux tiers ou plus des votants admissibles, comme les modifications aux règlements administratifs. Un relevé du nombre de votants admissibles présents et du dépouillement du scrutin devrait être tenu en ce qui a trait à ces décisions majeures. Le dépouillement du scrutin devrait être soumis à Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) avec les demandes de modification aux règlements administratifs.

Les exigences touchant la modification d'articles sur la constitution en société d'une association sont prévues aux articles 20 et 21 de la Loi sur la généalogie des animaux. Ces scrutins sont généralement tenus pour modifier le nom d'une association ou ajouter ou retirer des races. Les membres doivent recevoir les bulletins de vote par le courrier, plus de 25 % doivent retourner les bulletins et une majorité des deux tiers doit être obtenue.

Majorité

Il existe de nombreuses définitions d'une majorité. Les associations devraient stipuler la définition d'une majorité dans leurs règlements administratifs. S'agit-il de la majorité des votes exprimés, de la majorité des votants admissibles présents ou de la majorité de tous les membres admissibles? demandera une preuve de majorité obtenue avant que les modifications ne soient approuvées. Il convient de noter que les modifications aux règlements administratifs, ainsi que celles aux articles de constitution en société, exigent une majorité des deux tiers avant d'être approuvées.

Procurations

Les procurations peuvent être utilisées seulement si elles sont autorisées par les règlements administratifs. Les conditions qui président à leur utilisation doivent être énoncées clairement. Elles peuvent être un outil utile au sein d'une organisation nationale où la distance est un facteur restrictif à la participation. Elles peuvent également s'avérer importantes pour assurer l'obtention d'un quorum lors de scrutins d'une importance capitale. Mais elles peuvent également donner lieu à une utilisation abusive si les règles ne sont pas clairement exposées. Par exemple, les procurations devraient clairement déterminer la réunion à laquelle elles s'appliquent, plutôt que d'en faire un moyen d'utilisation générale. Kerr & King (1984) recommandent également « qu'un particulier devrait pouvoir décider d'une question après avoir écouté et participé au débat. Si les intéressés ne reçoivent pas un avis de motion et une documentation pertinente avant la tenue d'une réunion, mieux vaut ne pas exercer son vote plutôt que de donner une procuration ». Les procurations peuvent également ne pas servir aux réunions du conseil.

Vote postal

Les bulletins de vote postaux permettent à tous les membres de voter sur une question plutôt que seulement ceux qui assistent aux réunions. Les organisations nationales ont parfois du mal à obtenir une participation nombreuse et représentative aux réunions, ce qui peut devenir un problème lorsque :

  1. le scrutin porte sur une question litigieuse, auquel beaucoup plus d'intervenants aimeraient participer que ceux qui peuvent assister à l'assemblée annuelle;
  2. les réunions se tiennent dans une région où les opinions sont présumées différer de celles exprimées à l'échelle nationale;
  3. les réunions sont organisées à un moment ou à un endroit susceptible d'empêcher certains groupes d'intervenants d'y assister et auxquels la modification pourrait nuire.

Il est rarement possible de tenir des réunions qui répondent aux besoins de tout le monde. Les bulletins de vote postaux permettent donc d'atteindre tous les membres, ce qui peut s'avérer particulièrement utile pour les scrutins portant sur les dossiers importants.

En cas d'utilisation de ce type de scrutin, les procédures devraient être exposées dans les règlements administratifs et indiquer quand et comment ce genre de scrutin peut se tenir. Le scrutin postal comporte des avantages et des inconvénients. Voici quelques inquiétudes qui ont été exprimées.

  1. Le scrutin postal pourrait éliminer l'une des principales raisons de participer aux assemblées générales annuelles. Si nous tenons un scrutin important, nous risquons que le nombre de participants soit encore plus faible qu'il l'est actuellement.
  2. Les scrutins postaux sont onéreux et nous ne pouvons nous permettre de dépenser encore davantage que nous le faisons actuellement sur les assemblées annuelles.
  3. Les membres ont besoin de discuter des problèmes avant de pouvoir voter en toute connaissance de cause. Or, le scrutin postal n'offre pas la même possibilité de discussion qu'une réunion.

Ce sont tous là des points valables. Voici quelques façons d'atténuer les problèmes.

  1. Organiser les scrutins postaux de façon à les faire correspondre à la tenue d'assemblées générales annuelles. L'envoi des bulletins avec l'avis courant de réunion pourrait contribuer à maintenir au minimum le coût de la mise à la poste. La date de retour des bulletins de vote peut être établie après la tenue de l'assemblée annuelle pour que les participants aient la chance de discuter pleinement des questions litigieuses et faire part des résultats à d'autres membres intéressés. Les réunions peuvent donc encore servir d'occasions importantes pour discuter des modifications aux règlements administratifs et d'autres sujets.
  2. Les bulletins de vote postaux devraient être préparés et accompagnés d'informations et d'explications générales, y compris d'un échantillon d'opinions (favorables et défavorables) sur la question. Les membres doivent pouvoir prendre une décision éclairée. Même s'il est vrai que de nombreuses questions ne s'éclaircissent souvent qu'après discussion, cela pourrait également être attribuable à un manque de préparation préalable. En obligeant de fournir une explication par écrit et de solliciter à l'avance des opinions et des commentaires de directeurs et d'autres parties intéressées, le scrutin postal pourrait réellement servir à mieux clarifier des questions complexes pour les membres.
  3. Les membres n'ont généralement qu'une chance par année de se rencontrer comme organisme. C'est une bonne occasion de discuter de grandes options stratégiques, des buts et objectifs de l'association et d'évaluer de façon critique son rendement. Mais ce ne sont pas toutes les associations qui utilisent sagement cette occasion et certaines s'embourbent dans des débats sans fin sur des points d'importance secondaire. Les scrutins postaux exigent une préparation préalable, particulièrement de la part des conseils d'administration, de façon que l'assemblée générale annuelle puisse mettre l'accent sur des solutions de rechange aux politiques plutôt que sur des détails administratifs, procéduraux ou techniques.

Comités

Le gros du travail détaillé d'une association s'effectue souvent en comités. Les comités peuvent avoir un rôle administratif, exécutif ou d'organes consultatifs. Ils peuvent être créés dans les règlements administratifs comme des comités permanents ou peuvent être nommés par le conseil d'administration pour une période de temps déterminée ou tant qu'ils n'ont pas terminé leurs mandats. Il peut être avantageux d'éviter les comités trop nombreux pour assurer leur efficacité. Également, un trop grand nombre de comités peut avoir tendance à épuiser les associations qui s'en remettent aux efforts bénévoles et peuvent être difficiles à gérer aux fins de production de rapports et de prise de décision.

Les comités ne peuvent exercer aucun pouvoirs qui débordent le cadre de leur mandat. Lorsque des comités sont créés dans les règlements administratifs d'une association, leur conception, leurs fonctions et leurs exigences touchant la production de rapports devraient être précisées. Un mandat plus détaillé peut être inclus directement dans les règlements administratifs, ou les procédures de création peuvent être indiqués dans ces mêmes règlements. Le manque d'information suffisante a parfois posé des problèmes : par exemple, lorsqu'on ne sait pas avec certitude si le comité de direction ou le conseil d'administration devrait prendre certaines décisions. Sait-on pertinemment où, quand et sur quel sujet les rapports devraient être rédigés et présentés au conseil pour lui permettre de prendre une décision? Les associations de race doivent s'assurer que les règlements administratifs sont clairs sur « qui a le pouvoir de faire quoi ».

Les comités fonctionnent souvent dans un contexte procédural informel, mais sont tenus de faire rapport régulièrement ou selon le besoin. Par conséquent, peu importe jusqu'à quel point les réunions peuvent être informelles, il est quand même nécessaire d'avoir un compte rendu des délibérations. En effet, les comités relèvent directement de l'organisme qui les a créés.

Gestion

Les règlements administratifs des associations de race établissent le cadre général de gestion d'une association, mais exigent souvent la prestation d'autres renseignements plus détaillés. Les associations devraient disposer d'un type quelconque de manuel des directives et des méthodes ou d'autres lignes directrices. C'est particulièrement nécessaire lorsque les secrétaires sont bénévoles et font l'objet d'un roulement incessant. Lorsqu'un directeur général ou un fonctionnaire administratif en chef est embauché par une association de race, il n'est pas moins essentiel de clarifier la façon dont les diverses situations rencontrées dans la gestion quotidienne de l'association sont traitées. Le conseil d'administration est élu par les membres pour gérer les affaires de l'association et doit être au courant de la façon de procéder.

Conseil d'administration

Le conseil d'administration relève directement des membres. Il est généralement tenu de rédiger une politique qui peut être examinée par les membres, de nommer des personnes pour exercer des fonctions particulières et d'approuver des critères d'embauche au besoin, de s'occuper de la gestion prudente des finances de l'association et d'exercer certaines fonctions particulières indiquées dans les règlements administratifs ou qui lui sont autrement déléguées par les membres. La composition du conseil, le mode d'élection des directeurs, les pouvoirs, les devoirs et les fonctions doivent tous être précisés dans les règlements administratifs de l'association. Le conseil jouit donc d'un pouvoir délégué par les membres pour administrer les affaires de l'association entre les assemblées générales.

Le conseil d'administration doit jouer le rôle d'un organisme et est régi par les articles de la constitution de l'association, les règlements administratifs approuvés et la Loi sur la généalogie des animaux. Le président-directeur général représente officiellement l'association auprès des personnes de l'extérieur et d'autres organismes. Toutefois, aucun directeur ne peut agir indépendamment au nom de la société, à moins qu'il n'ait reçu l'autorisation expresse du conseil pour le faire. Les décisions du conseil prises en conformité avec ces pouvoirs légitimes lient le conseil et la société.

Comité de direction

Un comité de direction peut être créé lorsque le conseil d'administration au complet juge trop difficile de se réunir régulièrement. Il est de pratique courante pour les associations d'avoir un comité de direction chargé de s'occuper des affaires quotidiennes. Les membres du comité sont issus du conseil et des agents de l'association. Ces pouvoirs devraient être déterminés dans les règlements administratifs ou délégués par le conseil si les règlements administratifs l'autorisent. Le comité de direction n'a que les pouvoirs qui sont autorisés par les règlements administratifs.

Agents

Les pouvoirs, devoirs et fonctions des agents devraient être précisés dans les règlements administratifs, tout comme leur mode d'élection. Les mandats détaillés (c'est-à-dire, description d'emploi) des agents peuvent être décidés par le conseil conformément aux objectifs et aux besoins de l'association. La liste courante des agents comprend généralement un président-directeur général, un ancien président-directeur général, un vice-président-directeur général, un secrétaire et un trésorier. Dans les petites sociétés à buts non lucratifs, il n'est pas rare que la même personne cumule les fonctions de directeur et d'agent de la société.

Responsabilité

La Loi sur la généalogie des animaux prévoit la protection d'une responsabilité limitée aux agents, directeurs et employés d'une association qui agissent en son nom de bonne foi. Par conséquent, même si une association peut être poursuivie, les personnes qui agissent de bonne foi dans l'exercice de leurs pouvoirs ou l'exécution de leurs devoirs et fonctions ne sont pas personnellement responsables.

La responsabilité financière des membres d'une association se limite à tout droit dû à l'association et à tout montant qui peut être dû relativement aux services offerts.

Conflit d'intérêt

Le conflit d'intérêt pose un problème majeur lorsqu'une personne utilise ses connaissances internes non accessibles à d'autres ou son poste au sein de l'organisation pour en tirer profit financièrement. « Un directeur qui a un intérêt personnel dans une affaire à l'étude par le conseil doit dévoiler entièrement la nature de cet intérêt et sera généralement tenu de s'abstenir de voter sur cette question. Il est devenu pratique courante pour un directeur ayant un conflit d'intérêt de quitter une réunion pendant que la question est à l'étude ». (Stanford, 1995)

Les directeurs et agents de l'association doivent également se montrer prudents dans la façon dont ils traitent les demandes de renseignements en vue de l'achat de sujets de reproduction. Même s'il n'est pas pratique ni souhaitable de faire parvenir à chaque membre des demandes de renseignements sur l'achat et la vente, l'association devrait avoir des procédures en place pour donner à chaque membre une chance égale d'en profiter. Les communications électroniques ouvrent de plus en plus de possibilités aux associations de race et ces possibilités devraient être explorées. Les avantages et les obligations devraient retomber sur tous les membres, pas seulement les directeurs et les agents de l'association.

Questions souvent posées

Un retard de deux jours dans l'envoi d'avis sur notre Assemblée Générale Annuelle invalide-t-il la réunion?

Des règlements administratifs sont établis pour un certain nombre de raisons, dont la normalisation des bonnes pratiques n'est pas la moindre. Par exemple, lorsque des vols meilleurs marchés exigent une réservation à l'avance de 30 jours, que le courrier prend une semaine avant d'être livré et que les gens ont besoin d'une ou deux semaines pour faire leurs préparatifs et voir s'ils peuvent assister à une assemblée, un avis de 60 jours peut paraître raisonnable. De nombreux règlements administratifs sont rédigés et approuvés par les membres précisément parce qu'ils relèvent du bon sens, pas parce que le délai de 60 jours est un nombre magique.

Mais lorsque ces raisons sont intégrées aux règlements administratifs, elles deviennent davantage que de simples bonnes idées et lient les membres de l'association. On s'attend donc à ce que les règles et les procédures adoptées par l'association se conforment aux règlements administratifs. Néanmoins, lorsque certaines exigences ne sont pas respectées pour des raisons qui échappent au contrôle de l'association, une décision peut s'avérer nécessaire. Quelles sont les procédures ou les circonstances qui sont responsables du délai? S'agit-il d'un simple oubli ou d'un geste intentionné destiné à manipuler? Le délai a-t-il des conséquences qui influent sur la prise de décision? Les membres qui ont approuvé le règlement administratif avaient-ils réellement l'intention d'annuler une Assemblée Générale Annuelle si des avis étaient envoyés à 58 jours de délai? Même si ces facteurs peuvent paraître raisonnables, chaque membre a aussi techniquement le droit de s'opposer à une réunion qui n'est pas convoquée dans les règles et les décisions prises à une réunion peuvent être jugées invalides.

Les règles d'admissibilité à l'inscription n'ont aucun sens et le conseil d'admnistration veut les modifier. Peut-il le faire sans d'abord faire appel aux membres?

Non. Le conseil est lié par les règlements administratifs, comme tout autre membre. Il existe trois types de règlements administratifs qui doivent être énoncés en détail. Les exigences touchant la qualité de membre, les règles d'admissibilité et les procédures à suivre pour les demandes d'inscription doivent toutes être clairement détaillées dans les règlements administratifs. Le conseil peut faire des propositions aux membres en ce qui a trait à leur modification, mais ne peut aller à l'encontre des règlements administratifs. Le conseil demeure lié par les règlements approuvés par le ministre.

Il existe d'autres règlements administratifs qui peuvent ne pas être suffisamment détaillés pour tenir compte de chaque situation qui peut survenir. En pareil cas, le conseil jouit du pouvoir délégué par les règlements administratifs d'administrer les affaires de l'association. Toutefois, ces décisions devraient demeurer conformes aux procédures établies de l'association et à ses objectifs.

Liste de vérification annuelle destinée à fournir l'information à Agriculture et Agroalimentaire Canada

[Nota : Là où la Loi précise que certains renseignements doivent être envoyés au ministre, prière de les envoyer à l'attention de l'Agent d'enregistrement des animaux qui agit au nom du ministre. Ne pas faire parvenir directement au ministre.]

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