Guide du demandeur - Volet Systèmes d'assurance

1.0 Objectif

L'objectif du présent document est de vous fournir de l'information sur le programme Agri-marketing et sur son volet Systèmes d'assurance. De plus, il vous aidera à remplir et à soumettre une demande de financement dans le cadre de ce volet.

2.0 Description du programme Agri-marketing

Le programme Agri-marketing est un programme doté d'un budget de 341 millions de dollars s'échelonnant sur cinq ans (2013-2018), qui comprend une combinaison d'initiatives gouvernementales et un financement sous forme de contribution pour les projets dirigés par l'industrie. Son objectif est d'améliorer la compétitivité du secteur de l'agriculture, de l'agroalimentaire et des produits agroindustriels sur les marchés nationaux et internationaux en aidant l'industrie à obtenir et à maintenir l'accès aux marchés, à tirer parti des débouchés commerciaux. Cet objectif pourra être réalisé grâce aux activités actuellement regroupées en quatre volets :

  • Éliminer les obstacles au commerce
  • Favoriser la réussite sur les marchés
  • Développer des marchés
  • Mettre au point des systèmes d'assurance

Dans le cadre du programme Agri-marketing, deux volets accordent du financement sous forme de contribution à des projets menés par l'industrie : le volet Développement des marchés et le volet Systèmes d'assurance. Le présent guide se concentre sur le volet Systèmes d'assurance.

3.0 Volet Systèmes d'assurance

3.1 Description

Le volet Systèmes d'assurance appuiera la mise au point de normes et de systèmes d'assurance nationaux canadiens. À titre d'exemple, notons les systèmes de salubrité des aliments, les systèmes de surveillance de la santé animale et de la protection des végétaux, les systèmes liés aux attributs du marché et aux normes de qualité, les systèmes de traçabilité et les outils qui s'y rapportent.

De plus en plus, les acheteurs et les marchés demandent à l'industrie de démontrer que ses produits résultent de procédés particuliers et possèdent certaines caractéristiques. Ils demandent aussi à l'industrie de gérer efficacement les risques pour la santé humaine et animale, ainsi que pour la protection des végétaux.

L'objectif du volet Systèmes d'assurance est d'appuyer le secteur de l'agriculture, de l'agroalimentaire et des produits agro-industriels afin que celui-ci satisfasse à la demande des acheteurs et du marché à l'égard de produits d'assurance et améliore sa compétitivité, tant sur le marché intérieur qu'à l'étranger. Pour y parvenir, l'industrie doit renforcer sa capacité de formuler des déclarations d'assurance crédibles et vérifiables au sujet de ses produits. À cette fin, l'industrie doit concevoir et utiliser des systèmes, des normes et des outils connexes d'assurance qui sont adaptés à ses marchés.

Ce volet repose sur des programmes qui ont appuyé les activités d'assurance prévues dans les cadres agricoles précédents, comme Cultivons l'avenir et le Fonds de flexibilité agricole. Pour ce volet, le financement au moyen de contributions se concentre sur des projets de systèmes d'assurance qui témoignent d'un progrès depuis des projets antérieurs (le cas échéant) vers le parachèvement d'un système d'assurance. L'intégration et la réalisation d'analyses comparatives pourraient également être considérées comme des progrès de l'élaboration d'un système d'assurance. Puisque les systèmes d'assurance servent de plus en plus à répondre aux demandes du marché, Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) accorde la priorité aux projets qui peuvent démontrer clairement leur pertinence pour le marché ainsi que l'importance et l'incidence des résultats à court terme sur le marché.

Le Ministère espère que les projets financés produiront des procédés et des procédures qui accroîtront la confiance que les consommateurs et les acheteurs accordent à l'idée que l'industrie s'attaque aux risques qui se posent à la chaîne agroalimentaire. Il espère aussi que les projets financés renforceront la capacité de l'industrie de prouver que les allégations d'assurance, telles que la salubrité des aliments, s'appuient sur une base de ressources saines et intègrent les caractéristiques que les consommateurs recherchent et pour lesquelles ils paient.

  • Systèmes de salubrité des aliments – Les projets devraient être axés sur l'élaboration et l'achèvement, dirigés par l'industrie, de manuels du producteur/de l'entreprise, sur la formation de vérificateurs/formateurs et sur le système de gestion.
  • Systèmes de surveillance – Les projets devraient être axés sur des activités et des outils dont la réalisation est dirigée par l'industrie et qui appuient la mise en place d'un système national de surveillance des maladies pour tous les animaux élevés et végétaux cultivés. Les projets ne peuvent pas chevaucher les activités de surveillance menées par l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) ou des gouvernements provinciaux/territoriaux.
  • Attributs du marché/normes de qualité – Les projets devraient être axés sur la mise au point d'attributs pertinents pour le marché, dirigés par l'industrie, ou encore, de normes concernant les produits et d'outils permettant de démontrer la conformité à de telles normes.
  • Systèmes de traçabilité – Les projets devraient être axés sur la mise au point et la mise en œuvre, dirigées par l'industrie, d'un système qui puisse suivre et retracer un végétal, un animal ou un produit afin d'appuyer des allégations d'attributs pertinents pour le marché ou à des fins de gestion d'urgence dans le secteur des végétaux ou des animaux.

3.2 Durée

Le volet Systèmes d'assurance prend fin le 31 mars 2018.

3.3 Demandeurs admissibles

Pour être admissibles, les demandeurs doivent être des entités juridiques habilitées à signer des ententes ayant force exécutoire.

Les demandeurs admissibles sont les suivants :

  • Organisations sans but lucratif de l'industrie qui mènent leurs activités à une échelle nationale à l'intérieur de la chaîne de valeur canadienne de l'agriculture et de l'agroalimentaire
  • Organisations sans but lucratif de l'industrie qui mènent leurs activités à un échelon régional à l'intérieur de la chaîne de valeur canadienne de l'agriculture et de l'agroalimentaire et qui ne sont pas représentées à l'échelle nationale, mais peuvent démontrer leur capacité de mener à bien un projet national
  • Autres entités non gouvernementales et sans but lucratif qui peuvent clairement démontrer de quelle manière elles atteindront les objectifs et produiront les résultats attendus du volet Systèmes d'assurance
  • Établissements d'enseignement qui peuvent clairement démontrer de quelle manière ils atteindront les objectifs et produiront les résultats attendus dans le cadre du volet Systèmes d'assurance

Les demandeurs non admissibles comprennent :

  • les particuliers;
  • les organisations/entreprises à but lucratif;
  • les autres ordres de gouvernement.

3.4 Montant maximal du financement

Pour chaque projet admissible au volet Systèmes d'assurance, le Ministère fixera le financement approuvé au moment de l'examen des demandes. En temps normal, la contribution maximale d'AAC sera d'un million de dollars par projet.

3.5 Partage des coûts

Les coûts admissibles d'un projet, selon la définition de la section 3.8 Coûts admissibles, doivent être partagés entre AAC et le demandeur retenu (et d'autres entités, le cas échéant, par exemple, d'autres partenaires de l'industrie et d'autres gouvernements).

Les contributions en espèces aux coûts admissibles démontrent l'engagement de l'industrie à l'égard des systèmes d'assurance et sont considérées comme une preuve de l'importance du projet pour l'industrie. On s'attend à ce que les demandeurs contribuent, en partie, un apport monétaire au financement de chaque projet.

Une contribution minimale de 25 % aux coûts admissibles est attendue de vous, le demandeur. À titre de demandeur, votre contribution peut comprendre des fonds versés par vous-même et vos collaborateurs ou d'autres ordres de gouvernement; toutefois, une contribution monétaire minimale de 15 % doit être versée pour tous les projets admissibles.

Il faut respecter la limite du cumul lorsque des fonds provenant d'autres sources gouvernementales sont ajoutés pour atteindre la contribution de 25 % du demandeur. La limite du cumul de l'aide désigne le niveau maximal du total de l'aide financière gouvernementale canadienne (fédérale, provinciale/territoriale et municipale) qu'un demandeur peut recevoir et qui est applicable au total des coûts admissibles d'un projet.

Le montant maximal de l'aide gouvernementale totale ne dépasse normalement pas 85 % des coûts admissibles par projet.

3.5.1 Contributions en espèces

Lorsque des coûts admissibles sont payés par un déboursé en espèces, ils peuvent soit être admissibles à un remboursement par AAC, soit faire partie de la contribution du demandeur au projet.

Par exemple, s'il est nécessaire, pour entreprendre les activités découlant directement du projet, d'affecter des ressources humaines particulières et que le demandeur dévoue à ce projet un personnel qualifié déjà en place, le coût de ces ressources est alors considéré comme un déboursé en espèces. Ces coûts de main-d'œuvre peuvent soit être admissibles à un remboursement par AAC, soit faire partie de la contribution du demandeur au projet.

3.5.2 Contributions en nature

Les contributions en nature sont des biens et services qui contribuent à un projet et qui ne requièrent aucun déboursé en espèces du demandeur ou d'un intervenant de l'industrie. Les contributions en nature font partie de la part du projet assurée par le demandeur et ne sont donc pas remboursables par AAC.

Pour être admissibles, les contributions en nature doivent remplir les critères suivants :

  • Elles doivent être essentielles à la réussite du projet.
  • Elles doivent être des ressources qui, si elles n'étaient pas fournies, devraient être achetées par le demandeur ou des intervenants de l'industrie ou faire l'objet d'un marché.
  • Elles doivent représenter une juste valeurNote de bas de page * et être démontrées par le demandeur dans la demande, ainsi qu'être confirmées par AAC lors du processus d'analyse du projet et durant le cycle de vie du projet.
  • Normalement, ne pas dépasser 10 % des coûts totaux admissibles pour la réalisation du projet.

3.6 Réception des demandes

Les demandes peuvent être soumises en tout temps jusqu'au 30 septembre 2017 ou jusqu'à ce que les fonds aient été complètement attribués. Les demandes seront évaluées d'après leur mérite et les critères présentés à la section 5.1 Critères d'évaluation.

3.7 Activités admissibles

Bien qu'il existe un certain nombre de systèmes d'assurance différents, les types d'activités à réaliser pour mettre au point ces systèmes dirigés par l'industrie sont généralement semblables.

Elles peuvent comprendre les activités qui sont de la nature et du type suivants :

  • Activités de mise au point de systèmes et de normes qui sont de portée nationale, comme les suivantes :
    • Évaluations, analyses, consultations ou études comparatives
    • Modèles génériques, méthodes, manuels, codes de pratique et systèmes de gestion
    • Matériel de formation et de vérification permettant de préparer la mise en œuvre du système
    • Projets pilotes, évaluations de technologies, mises à l'essai et adoption
    • Processus de reconnaissance ou de vérification
  • Mise au point d'outils nationaux accompagnant les systèmes d'assurance, lesquels outils appuient la mise en œuvre de ces systèmes, comme ceux qui sous-tendent les activités suivantes :
    • Collecte, normalisation et stockage des données, systèmes de gestion, services, vérification et production de rapports
    • Ensemble des mesures permettant de démontrer la conformité au système d'assurance
    • Accroissement des capacités de réseautage et de partage d'information
  • Activités de communication, de transfert de connaissances et de sensibilisation telles que :
    • Ateliers de formation des formateurs/des vérificateurs
    • Diffusion de l'information sur les normes, les systèmes et les outils nationaux
    • Élaboration de matériel de communication comme des bulletins d'information, des sites Web et des ressources en ligne à l'intention de l'industrie ou pour une promotion nationale ou internationale
  • Intégration des systèmes d'assurance nationaux
  • Analyse comparative des normes ou systèmes nationaux par rapport à des normes internationales ou privées
  • Gestion d'une base de données ou d'un site de zonage de la traçabilité qui soit unique, de portée nationale et plurispécifique

Remarque : Pour le secteur des poissons et fruits de mer, seuls les projets visant à élaborer des systèmes de traçabilité sont admissibles.

Activités non admissibles :

  • Nouvelle analyse comparative ou renouvellement de la certification d'une norme internationale ou privée après que des résultats d'une analyse comparative initiale auront été reçus
  • Le paiement des frais annuels, examens réguliers et production de rapports réguliers associés au maintien du statut en matière d'analyse comparative ou de reconnaissance
  • Activités de projet visant à influencer le gouvernement ou à exercer des pressions directement sur celui-ci

3.8 Coûts admissibles

Les coûts admissibles sont les coûts directement liés au projet qui entrent dans les catégories de coût reconnues et qui satisfont à toutes les conditions et restrictions énoncées dans le présent guide et dans l'accord de contribution, si le projet est approuvé.

Les coûts admissibles ont été classés selon les catégories de coûts standard de tous les projets de financement. Les coûts admissibles en vertu du volet Systèmes d'assurance sont les suivants :

  • Administration
  • Salaires et avantages sociaux
  • Services contractuels
  • Déplacements
  • Capitaux et immobilisations
  • Autres coûts directs de projet

Les coûts admissibles doivent être présentés, dans le budget, dans les catégories standard applicables à tous les projets de financement qui sont indiquées à l'Annexe B : Catégories de coûts.

Le demandeur peut faire entrer ses contributions monétaires et en nature dans son pourcentage de contribution aux coûts admissibles qui lui revient (voir section 3.5 Partage des coûts). Les contributions en nature ne peuvent dépasser 10 % des coûts admissibles du projet. Le reste de la contribution du demandeur doit être monétaire.

La date de début du programme est le 1er avril 2013, et en aucun cas des coûts engagés avant cette date ne sont admissibles à un remboursement. Les coûts engagés après la fin du programme, le 31 mars 2018, ne seront pas admissibles à un remboursement et ne seront pas considérés comme une contribution de l'industrie au projet.

Remarque : AAC peut accepter que des coûts admissibles soient engagés après la réception d'une proposition de financement complète par le programme, mais avant la signature d'un accord de contribution, si AAC considère que cette mesure est nécessaire à l'atteinte des objectifs du projet et que ces coûts sont raisonnables et nécessaires à la réalisation des activités admissibles auxquelles ils sont associés. Il convient de noter, toutefois, que même si le demandeur est informé de l'approbation de son projet et qu'il commence à engager des coûts, aucun coût ne sera admissible à un remboursement tant que le demandeur et AAC n'auront pas signé un accord de contribution. Ainsi, si le demandeur engage des coûts avant la signature d'un accord, il le fait à ses risques, sans obligation faite à AAC de le rembourser.

3.9 Coûts non admissibles et restrictions

Les coûts non admissibles comprennent, sans s'y limiter :

  • la part remboursable de la TPS, de la TVH ou des taxes sur la valeur ajoutée, ou autres articles pour lesquels il y a eu remboursement ou remise;
  • les coûts remboursés par un programme fédéral, provincial, territorial ou municipal déjà en place;
  • l'achat de terres ou de bâtiments;
  • les coûts d'immobilisation non absolument nécessaires pour l'exécution d'un projet;
  • les frais juridiques associés à la constitution en société d'une organisation;
  • les coûts de divertissement et des boissons alcoolisées;
  • les frais annuels des cartes de crédit;
  • les coûts de planification relatifs à la demande de financement;
  • tous les autres coûts engagés par les bénéficiaires admissibles relativement aux projets approuvés et qui ne figurent pas parmi les dépenses admissibles peuvent être considérés comme n'ouvrant pas droit à un remboursement, à la discrétion d'AAC.

Limites imposées à l'admissibilité :

  • Pour être considérées comme admissibles, toutes les activités doivent témoigner d'un progrès par rapport à des travaux/projets menés par le passé, le cas échéant, et démontrer leur adéquation au marché.
  • Les contributions au financement du programme ne peuvent pas être utilisées pour payer les frais engagés par les ministères et organismes fédéraux ou leurs employés.
  • Tous les déplacements internationaux doivent être approuvés au préalable, par écrit, par le ministre.
  • Toutes les dépenses associées aux frais d'accueil doivent être approuvées au préalable, par écrit, par le ministre.

4.0 Présentation d'une demande

Il convient de préciser que la présentation d'une demande n'oblige aucunement AAC à financer le projet qui y est proposé. En tant que demandeur, vous devez veiller à satisfaire à tous les critères d'admissibilité avant de présenter une demande.

Vous pouvez soumettre une demande pour examen en tout temps jusqu'au 30 septembre 2017 ou jusqu'à ce que les fonds aient été complètement attribués.

Vous êtes invité à communiquer par courriel avec un responsable du programme (assurance@agr.gc.ca) afin de discuter de votre proposition de projet.

En ligne

AAC offre la possibilité de présenter une demande en ligne, ce qui simplifie le processus de demande en plus d'accélérer et de faciliter la communication de vos renseignements. Le formulaire de demande de projet en ligne est un formulaire dynamique, qui regroupe les gabarits de plan de travail et de budget requis pour que votre demande soit considérée comme complète.

Une demande en ligne considérée comme complète comprend un formulaire de demande de projet en ligne d'AAC dûment rempli, lequel regroupe le plan de travail et le budget du projet et les pièces justificatives supplémentaires (énumérées à la section 4.3 Exigences supplémentaires) requises par le personnel de programme pour évaluer le projet et qui peuvent être jointes et soumises par voie électronique.

Par la poste, par télécopieur ou par courriel

Pour les demandeurs qui présentent une demande par télécopieur/courrier ou par courriel, veuillez vous reporter à la personne-ressource indiquée à la 7.0 Coordonnées pour obtenir votre formulaire de demande de projet et un modèle de plan de travail et de budget ainsi que les directives nécessaires.

La trousse de demande complète comprend les éléments suivants : un formulaire de demande d'AAC rempli, un plan de travail, un budget et toutes autres pièces justificatives (énumérées à la section 4.3 Exigences supplémentaires) exigées par les responsables du programme pour bien évaluer si le projet mérite un financement.

4.1. Plan de travail

Le plan de travail doit exposer le calendrier et toutes les activités du projet, ainsi que les résultats généraux escomptés. Le demandeur doit remplir un modèle de plan de travail de projet couvrant les travaux qui seront accomplis dans le cadre d'un accord de contribution.

4.2 Budget

Le demandeur est invité à prendre connaissance des catégories de coûts standard (Annexe B : Catégories de coûts) s'il a besoin d'aide pour classer les coûts dans les différentes catégories du formulaire du budget.

Pour que les coûts de projet énoncés dans ce budget soient considérés comme des coûts admissibles, ils doivent s'inscrire dans les catégories de coûts (Annexe B : Catégories de coûts) reconnues et respecter toutes les conditions et limites énoncées dans le présent guide du demandeur, que les parties approuvent ou non le projet. Il est entendu que ces coûts admissibles doivent être raisonnables, qu'ils doivent témoigner de la juste valeur du marché et qu'ils doivent être directement liés au projet.

4.3 Exigences supplémentaires

Le demandeur doit soumettre l'information suivante, le cas échéant, pour étayer le Formulaire de demande de projet rempli, le plan de travail et le budget :

  • Résumé :
    • Le demandeur doit soumettre un résumé d'une page de son projet.
  • Copie du certificat de constitution ou des statuts constitutifs de l'organisme du demandeur :
    • Les certificats et statuts constitutifs sont émis et déposés, respectivement, par ou auprès d'un gouvernement provincial, territorial ou fédéral, et documentent le statut du demandeur en tant que personne morale.
  • Exemplaire des états financiers des deux dernières années et des états financiers intermédiaires les plus récents de l'organisme du demandeur :
    • Les états financiers annuels de l'organisme (vérifiés ou révisés) pour les deux dernières années ou depuis la création de l'entreprise, si celle-ci a moins de deux ans
    • Les plus récents états financiers intermédiaires (vérifiés ou non)
    • Le plus récent rapport annuel ou les plus récents états financiers vérifiés de la société mère ou du principal propriétaire, le cas échéant
  • Annexe A – Formulaire de consentement à la divulgation de renseignements personnels ou commerciaux :
    • Un consentement écrit à la divulgation des renseignements personnels et commerciaux d'un tiers à AAC. Les renseignements concernant des tiers ne relèvent pas du domaine public et portent sur une personne ou un organisme autre que le demandeur. Le Ministère utilisera ces renseignements pour déterminer l'admissibilité des projets s'inscrivant dans les volets du programme d'AAC. Il pourrait aussi s'en servir pour établir l'admissibilité à d'autres programmes et pour évaluer les programmes dans le domaine agricole.
  • Annexe C : Formulaire d'autorisation relative au droit d'auteur :
    • Le formulaire d'autorisation permet à AAC de reproduire ou de redistribuer des documents remis en tout ou en partie à des tiers. Les documents sont reproduits ou redistribués de manière à évaluer la demande, et à établir l'admissibilité à d'autres programmes d'AAC, du gouvernement du Canada ou d'un gouvernement provincial dont le demandeur pourrait se prévaloir.
  • Lettres d'approbation et lettres d'appui relatives au projet (si possible, mais non obligatoires) :
    • Lettres d'appui d'organismes convaincus de la nécessité du projet proposé et souhaitant que le projet envisagé soit accepté.
  • Documents démontrant l'adéquation au marché :
    • Documents justificatifs qui démontrent que le projet et ses activités sont pertinents pour le marché et répondent à une demande de celui-ci. Ces documents peuvent être des rapports publics, des analyses économiques, des lettres ou toute autre forme de demande officielle émanant des acheteurs ou des marchés.
  • Information appuyant l'importance stratégique de la proposition :
    • Énoncé des objectifs à long terme du projet. Cet énoncé doit expliquer l'importance de l'atteinte des objectifs du projet, la date à laquelle le demandeur compte les atteindre et la méthode utilisée. Il précise en outre comment le demandeur maintiendra le système d'assurance à long terme (conçu dans le cadre du programme).
  • Description de l'équipe de projet :
    • Ce document décrit les différents groupes de travail, comités et équipes de projet, de leurs tâches et responsabilités, ainsi que la façon dont ils sont redevables envers l'organisation.

Confidentialité : Il incombe au demandeur d'indiquer clairement, sur toute la documentation qu'il fait parvenir à AAC, les renseignements commerciaux jugés confidentiels. Ces renseignements ne seront pas divulgués à moins que la loi le prescrive, notamment la Loi sur l'accès à l'information, ou moyennant l'autorisation expresse du demandeur.

5.0 Évaluation et approbation

5.1 Critères d'évaluation

Une fois votre demande soumise à AAC, elle sera évaluée en fonction des critères suivants :

  • La demande présentée est complète.
  • Le demandeur respecte tous les critères d'admissibilité.
  • Le demandeur est en mesure de mener à bien le projet.
  • Les activités proposées, y compris les résultats, appuient l'atteinte de l'objectif du programme et du volet.
  • Le promoteur du projet proposé peut démontrer l'existence de débouchés ou de besoins actuels ou potentiels sur le marché.
  • Le problème auquel s'attaque le promoteur du projet aura une incidence sur le ou les secteurs en question au cours des cinq à dix prochaines années (caractère immédiat de la demande ou du besoin).
  • Les activités proposées et les coûts sont admissibles, raisonnables et nécessaires à l'atteinte des objectifs du projet.
  • Les activités proposées témoignent d'un progrès par rapport à des projets menés dans le passé ou constituent un progrès vers le parachèvement d'un système d'assurance, s'il y a lieu.
  • Toutes les sources de financement, y compris les appuis non financiers, octroyées au projet financé dans le cadre du présent programme sont citées.
  • La compatibilité avec l'une des priorités actuelles.

Les priorités sont revues de façon régulière. Actuellement, l'adéquation au marché, la traçabilité du bétail et la réalisation de projets associés aux aliments destinés à la consommation humaine sont considérées comme étant des questions d'importance prioritaire. La préférence pourra être accordée aux propositions dans lesquelles les contributions de l'industrie sont plus élevées.

Si votre demande aboutit, AAC fournira une lettre de décision, qui précisera le niveau de financement attribué et les autres conditions susceptibles de s'appliquer.

5.2 Accord de contribution

Les demandeurs retenus qui concluent un accord de contribution (AC) avec AAC seront qualifiés de bénéficiaires. Le bénéficiaire est tenu de conclure un AC qui indique le montant du financement qu'AAC affectera aux coûts admissibles du bénéficiaire, et expose les responsabilités et obligations du bénéficiaire.

5.2.1 Montants versés aux bénéficiaires

AAC effectuera les paiements selon les demandes de remboursement de coûts admissibles engagés et payés par le bénéficiaire conformément aux modalités et conditions de l'AC. Chaque demande de remboursement doit indiquer les précisions du remboursement des coûts réclamés et doit être attestée par un représentant autorisé du bénéficiaire.

Des avances peuvent être consenties selon l'évaluation des risques du projet effectuée par AAC (voir la section 6.1 Cadre de gestion du risque) et lorsque le besoin est justifié.

5.3 Exigences en matière de rapports

Les bénéficiaires seront tenus de remettre des rapports d'étape en utilisant les formulaires fournis par AAC, qui décrivent les activités menées à terme et les progrès réalisés dans le cadre des réalisations attendues du projet, tels qu'ils sont décrits dans le plan de travail du projet (voir la section 4.1. Plan de travail).

Les bénéficiaires seront également tenus de présenter des rapports de rendement chaque année et à la fin du projet en utilisant les formulaires fournis par AAC. Ces rapports permettront de suivre les progrès réalisés par rapport aux mesures du rendement.

Des rapports financiers seront exigés pour chaque demande de remboursement des dépenses, en plus des rapports de comptabilité de fin d'exercice et d'autres rapports financiers.

D'autres rapports peuvent être exigés à la discrétion d'AAC :

  • Mises à jour périodiques (exigées à la discrétion d'AAC)
  • Rapports d'étape (exigés à la discrétion d'AAC)

Remarque : Au moment d'établir le budget de votre projet, n'oubliez pas que vous devez prévoir suffisamment de ressources pour remplir cette fonction (voir la section 4.2 Budget).

6.0 Remarques

6.1 Cadre de gestion du risque

Lorsqu'une demande de financement par contribution est approuvée pour un projet, AAC effectue une évaluation des risques pour déterminer le niveau de risque global du projet.

Le résultat (niveau de risque) de cette évaluation n'a pas pour objet d'établir l'admissibilité à du financement, mais influencera plutôt les éléments suivants :

  • La fréquence des rapports d'étape à présenter
  • La fréquence des avances qui peuvent être fournies aux bénéficiaires pour le financement de contribution
  • Le montant des fonds à retenir sur les dépenses réelles (retenue)
  • La fréquence des visites sur place
  • Le pourcentage de pièces justificatives exigées pour la vérification des demandes de remboursement

L'accord de contribution d'AAC a été conçu en fonction de ce cadre et de ses résultats. Une lettre accompagnera l'accord de contribution pour décrire les exigences relatives à ce qui précède.

6.2 Propriété intellectuelle

En signant le formulaire de demande, vous autorisez AAC à reproduire et à distribuer, en tout ou en partie, votre demande aux fins décrites à la section 6.6 Renseignements commerciaux.

Le volet Systèmes d'assurance est une initiative en vertu de laquelle des fonds de contribution peuvent être versés à des bénéficiaires. Ainsi, le titre de la propriété intellectuelle mise au point par le bénéficiaire des fonds de contribution sera dévolu au bénéficiaire ou à une tierce partie, selon ce qui aura été négocié entre le bénéficiaire et la tierce partie en question.

Toutefois, AAC se livrera à des activités d'administration du programme et à d'autres activités de suivi. AAC pourra exiger, le cas échéant, que lui soit remise une licence ou sous-licence non exclusive, de portée mondiale, perpétuelle, et libre de redevances. Dans le cadre de l'accord de contribution, cette licence autorisera AAC à reproduire et à distribuer au sein du Ministère, du gouvernement du Canada ou à d'autres gouvernements, par quelque moyen que ce soit, la totalité ou une partie de tout document produit par ou pour le bénéficiaire dans le cadre de l'AC.

Dans le cadre du volet Systèmes d'assurance, AAC peut, dans certains cas, exiger également l'inclusion d'une option de licence ou sous-licence, non exclusive, de portée mondiale et libre de redevances, de la propriété intellectuelle résultant des activités menées dans le cadre du plan de travail, y compris la propriété intellectuelle relative aux normes etIou aux systèmes élaborés dans le cadre du plan de travail. Cette option de licence ou sous-licence permettrait au ministre de mettre les normes etIou systèmes à la disposition d'organismes sans but lucratif à des fins non commerciales, ou à une ou plusieurs de ces parties d'accorder une sous-licence ou sous-licence à ces fins, pendant une période ne dépassant pas dix (10) ans, à un prix sans marge bénéficiaire.

6.3. Conservation et cession de biens

Le Ministère inclura les conditions dans l'accord de contribution pour permettre à AAC d'exiger que les biens achetés à l'aide des contributions ou requis pour répondre aux obligations du bénéficiaire dans le cadre de l'AC soient conservés jusqu'à l'achèvement du projet ou au remboursement de la contribution d'AAC (le cas échéant). Si le bénéficiaire désire céder le bien auparavant, celui-ci sera cédé de la manière prescrite par AAC ou par toute personne autorisée par AAC. Cela signifie que si le bénéficiaire désire céder des biens qui ont été achetés au moyen des contributions requises pour répondre aux obligations du bénéficiaire dans le cadre de l'accord de contribution, il doit présenter une demande d'autorisation au ministre ou à son représentant avant la cession. Les modalités de l'accord de contribution permettront aussi à AAC de donner des directives à la fin du projet ou du présent accord, au bénéficiaire, de conserver ou de liquider les immobilisations acquises par le bénéficiaire à l'aide de la contribution du ministre. Il convient de noter qu'AAC ne détiendra aucun droit de propriété ou intérêt de sécurité dans un bien quelconque acheté avec des crédits de contribution.

6.4 Langues officielles

6.4.1 Langue de service

Les demandeurs et les bénéficiaires sont invités à communiquer avec AAC dans la langue officielle de leur choix. AAC examine et évalue les demandes et les résultats attendus des projets dans les deux langues officielles.

6.4.2 Obligations linguistiques des bénéficiaires

Selon la nature du programme, le type de bénéficiaire et les activités à entreprendre propres à un projet, le gouvernement du Canada pourra exiger du bénéficiaire qu'il se livre à certaines activités, qu'il diffuse certains renseignements ou qu'il interagisse avec le public dans l'une ou les deux langues officielles, conformément aux conditions qui seront précisées dans l'accord de contribution.

Dans tous les cas, le bénéficiaire doit reconnaître publiquement l'appui d'AAC pour le projet et les produits de communication relatifs au projet. Le Ministère peut demander que cette reconnaissance soit fournie dans les deux langues officielles. Les fonds de contribution octroyés dans le cadre du volet Systèmes d'assurance peuvent servir à couvrir les coûts se rattachant à la réalisation des activités et aux communications auprès du public dans les deux langues officielles du Canada, du moment que ces frais sont conformes à la définition des coûts admissibles et qu'ils sont inclus dans le budget du projet.

6.5 M-30 (pour les organisations du Québec seulement)

La Loi sur le Ministère du Conseil exécutif (M-30) peut s'appliquer à un demandeur du Québec. Ces derniers sont tenus de remplir un formulaire de renseignements complémentaires et, s'ils sont assujettis aux prescriptions de la Loi, d'obtenir une autorisation et une approbation par écrit du gouvernement du Québec avant de signer une entente de financement.

6.6 Renseignements commerciaux

AAC peut recueillir, utiliser et diffuser des renseignements fournis par un demandeur, entre autres les documents préparés pour l'administration du volet Systèmes d'assurance du Programme Agri-marketing. AAC utilisera et communiquera cette information aux fins d'évaluation et d'examen de l'admissibilité du demandeur et du projet proposé, avec :

  • d'autres programmes d'AAC ou d'autres directions générales du Ministère;
  • d'autres ministères ou organismes fédéraux;
  • d'autres ordres de gouvernement du Canada.

Les renseignements peuvent être divulgués aux parties susmentionnées aux fins suivantes, mais sans s'y limiter :

  • l'utilisation des renseignements sur le demandeur pour l'administration, notamment la vérification et l'évaluation du programme;
  • l'examen de l'expérience du demandeur avec AAC;
  • la vérification, l'analyse et l'évaluation des risques du demandeur ou du projet;
  • la détermination de la disponibilité éventuelle de fonds pour le projet du demandeur dans le cadre d'un autre programme ou d'une autre initiative;
  • l'examen de la portée et de l'orientation des programmes agricoles au Canada;
  • la vérification de l'efficience et de l'efficacité de l'établissement et de l'administration de programmes agricoles et d'autres programmes gouvernementaux.

AAC publie une liste des projets approuvés sur son site Web et il peut la publier sur d'autres sites Web du gouvernement du Canada. Cette liste indiquerait le nom du bénéficiaire, le nom du projet et le montant de la contribution dans le cadre du volet Systèmes d'assurance. AAC peut aussi publier ces renseignements ainsi qu'une description du projet, dans :

  • les annonces concernant les projets financés ou d'autres promotions;
  • d'autres documents gouvernementaux comme des rapports d'étape publics sur des initiatives gouvernementales.

6.7 Considérations environnementales

Tous les projets auxquels AAC accorde du financement doivent être conformes à la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale de 2012 (LCEE 2012). Il incombe au demandeur de déterminer si son type de projet est énuméré dans le Règlement désignant les activités concrètes et de communiquer avec l'Agence canadienne d'évaluation environnementale.Veuillez indiquer dans la section « Description du projet » du Formulaire de demande si votre type de projet figure dans le Règlement. Indiquez également si les activités de votre projet sont situées sur des terres appartenant à la Couronne fédérale (y compris les terres de réserves autochtones et fédérales), sur des terres privées ou un autre type de terres. Si vous ne le savez pas, indiquez que cette information est « inconnue ».

Le ministre de l'Agriculture et de l'Agroalimentaire du Canada déterminera si le projet du demandeur exige une décision en matière d'environnement en vertu de l'article 67 de la LCEE 2012. Si une telle mesure est requise, il prendra les mesures nécessaires et pourra vous en informer en conséquence

Veuillez fournir des précisions sur tous les risques environnementaux dans la section « Évaluation des risques » du formulaire de demande. Veuillez par exemple confirmer que vous avez obtenu ou que vous obtiendrez les permis et autorisations des instances fédérale, provinciale, territoriale ou municipale. AAC se réserve le droit de demander d'autres renseignements.

7.0 Coordonnées

Si vous désirez de plus amples renseignements, veuillez nous joindre sans frais par téléphone au 1-877-246-4682 ou par courriel à assurance@agr.gc.ca.

Les demandes peuvent être envoyées par la poste à l'adresse suivante :
Agriculture et Agroalimentaire Canada
Tour 7, 7e étage, bureau 221
1341, rue Baseline
Ottawa (Ontario) K1A 0C5

Annexe A : Formulaire de consentement à la divulgation de renseignements personnels ou commerciaux

Veuillez-vous référer au formulaire de consentement à la divulgation de renseignements personnels et/ou commerciaux.

Annexe B : Catégories de coûts

Administration

Les frais administratifs nécessaires à la réalisation du projet, comme :

  • les fournitures et les matériels de bureau
  • les locaux pour bureaux
  • les télécommunications/appareils audiovisuels
  • l'affranchissement et le fret

Salaires et avantages sociaux

Salaires et avantages sociaux directement liés à la réalisation des activités du projet.

Services contractuels

Services professionnels ou spécialisés ayant donné lieu à la signature d'un contrat, comme :

  • inspection
  • services d'un consultant/expert
  • installation/construction
  • vérification financière (prescrite pour le projet)
  • évaluation environnementale
  • gestion du projet
  • recherche

Déplacements

Coûts de déplacement se rapportant au projet, comme :

  • repas
  • dépenses accessoires
  • hébergement
  • transport
  • accueil (lorsqu'ils sont admissibles)

Capitaux permanents et immobilisations

Les capitaux permanent et immobilisations sont des biens concrets achetés, construits, aménagés ou autrement acquis et :

  • nécessaires à l'exécution du projet
  • ont une vie utile qui dépasse un exercice et qu'on entend utiliser à titre permanent
  • ne doivent pas faire l'objet d'une revente pendant la durée du projet

Coûts comme :

  • équipements
  • ordinateurs
  • édifices

Autres coûts directs du projet

Autres coûts se rattachant aux réalisations attendues du projet, comme :

  • expédition
  • frais d'impression
  • frais d'inscription à une conférence/ frais d'inscription
  • matériels consommables
  • coûts des matériaux de construction
  • traduction
  • coûts de commercialisation se rattachant à la production des matériels/documents/plans de commercialisation

Annexe C : Formulaire d'autorisation relative au droit d'auteur

Veuillez-vous référer au Formulaire d'autorisation relative au droit d'auteur.


Cultivons l'avenir 2
, une initiative fédérale, provinciale et territoriale.

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